Assistante administrative et financière du département PPTL (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Cayenne; On-site; EUR 24,000 - 30,000; Full time

Job summary

La Fonction Publique Territoriale de Cayenne recherche une Assistante administrative et financière pour soutenir le département PPTL. Vous assurez l'organisation, le suivi administratif et le reporting.

Vous maîtrisez Excel, Word, PowerPoint et Outlook, et vous collaborez avec le chef de département sur les réunions, les dossiers et les projets transversaux.

Qualifications

• Rédaction administratif et mise en forme de documents.
• Maîtrise Excel, Word, PowerPoint et Outlook.
• Utilisation de tableaux de bord et outils de suivi.
• Suivi administratif et financier rigoureux.
• Organisation et priorisation de plusieurs dossiers.

Responsibilities

• Assurer soutien administratif, organisationnel, logistique et financier du département PPTL.
• Préparer des réunions, suivre les arbitrages et rédiger les décisions.
• Contribuer au suivi budgétaire et à la traçabilité des pièces justificatives.
• Organiser les réunions et les déplacements du service.
• Veiller à la circulation de l'information et à la qualité documentaire.

Skills

Rédaction administrative

Organisation et priorisation

Suivi administratif et financier

Gestion de dossiers

Utilisation de logiciels métiers

Education

Bac +2 minimum dans domaine administratif, gestion, comptabilité, secrétariat ou assistanat de direction

Tools

Excel

Word

PowerPoint

Outlook

Job description

Assistante administrative et financière du département PPTL

Direction Générale Développement Durable, Attractivité et Solidarité des Territoires / Pôle Stratégies Territoriales et Transition Écologique / Département Prospective, Planification Territoriale et Logements (PPTL)

Poste basé à Cayenne

Assurer le soutien administratif, organisationnel, logistique et financier du département PPTL.

Apporter un appui direct au chef de département dans la préparation des réunions, le suivi des arbitrages, la formalisation des décisions et le reporting.

Contribuer au bon avancement des projets du département en sécurisant le traitement des dossiers, le suivi budgétaire, la circulation de l'information et la qualité des documents produits.

• Assurer la gestion administrative courante du département: courriers, courriels, agenda, préparation de dossiers, classement et archivage.
• Préparer les relevés de décisions, comptes rendus, procès-verbaux, notes, courriers, courriels, appels, relances téléphoniques, et rapports d'activités…
• Produire et mettre en forme des tableaux Excel, tableaux de bord, supports PowerPoint et documents de synthèse à la demande du chef de département.
• Organiser la logistique des réunions, COPIL, COTECH, ateliers, déplacements et évènements du service.
• Assurer le suivi administratif et financier des dossiers: engagements, bons de commande, factures, liquidations, pièces justificatives et tableaux budgétaires.
• Participer au suivi des conventions, subventions, marchés, études et autres dossiers transversaux du département.
• Venir en appui aux différents projets du département, en lien avec les services internes et les partenaires extérieurs.
• Garantir la fiabilité, la diffusion, la traçabilité et l'archivage des informations, actes et documents produits

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Rédacteur

Profil recherché

Bac à Bac +2 minimum dans le domaine administratif, de la gestion, de la comptabilité, du secrétariat ou de l'assistanat de direction (type bac pro gestion-administration, BTS GPME, BTS SAM, DUT GEA ou équivalent) .

• Maîtriser la rédaction administrative et la mise en forme de documents.
• Maîtriser Excel, Word, PowerPoint et Outlook.
• Utiliser des tableaux de bord et outils de suivi.
• Assurer un suivi administratif et financier rigoureux.
• Organiser et prioriser plusieurs dossiers en parallèle.
• Utiliser ou s'approprier rapidement les logiciels métiers de la Collectivité.

Une expérience en collectivité territoriale, en établissement public ou dans une fonction d'assistance administrative et financière est souhaitée.

Une expérience d'appui direct à un responsable hiérarchique, de suivi de projets et de coordination administrative constitue un atout.

Poste ouvert prioritairement aux fonctionnaires titulaires ; à défaut de candidature statutaire, il pourra être pourvu par voie contractuelle, par dérogation.

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Etablissements publics locaux