Assistante Administrative Entretien/Maintenance

FACE; Saint-Apollinaire; On-site; EUR 26,000 - 32,000; Full time

Job summary

FACE recrute un(e) Assistant(e) Administratif-ve Entretien/Maintenance à Saint-Appolinaire (21). Vous gérerez l'administration du service maintenance au niveau national et assurerez le lien opérationnel entre les clients, les filiales et la Direction.

Vous établirez les devis et commandes, suivrez les factures et les relances, et contribuai à l’optimisation des interventions via la GMAO. Profil Bac+2 et 2 à 4 ans d’expérience sont requis.

Qualifications

• Diplômé(e) d’un Bac+2 dans la gestion ou équivalent.
• Expérience de 2 à 4 ans en assistance administrative, idéalement dans la construction.
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook) et de la GMAO.

Responsibilities

• Gérer l’administration du service maintenance au niveau national.
• Support pour les filiales et coordination des dossiers grands comptes.
• Établir devis, réceptionner commandes et facturer les interventions.
• Effectuer relances et suivi des paiements; contrôle des factures.
• Suivre les interventions via la GMAO et assurer le reporting.

Skills

Rigueur

Organisation

Réactivité

Autonomie

Discrétion

Service client

Bon relationnel

Education

Bac+2 en gestion PME-PME

BTS Assistant(e) de gestion PME-PME

Tools

Excel

Word

Outlook

GMAO

Job description

Nous recrutons un(e) Assistant(e) Administratif-ve Entretien/Maintenance

Vous souhaitez rejoindre un environnement stimulant, collaboratif et axé sur des projets concrets? Rejoignez notre équipe et contribuez activement à la réussite de nos réalisations !

Localisation: Saint-Appolinaire (21) - Dijon

Le groupe FACE en quelques mots

Depuis 45 ans, FACE est le spécialiste des travaux sur l’enveloppe des bâtiments non résidentiels. Basé sur l’autonomie et l’esprit d’entreprendre de ses collaborateurs, FACE a élargi sa palette de compétences au fil des années.

Historiquement spécialisée dans l’étanchéité, la couverture et le bardage, l’entreprise a élargi son expertise à la menuiserie aluminium, la charpente métallique et l’entretien des bâtiments.

Engagée dans la transition énergétique, FACE a développé dès 2014 une ingénierie dédiée à l'installation de centrales solaires.

L’intégration de filiales dédiées à l’énergie solaire en 2022 et au désamiantage en 2024 a renforcé cette dynamique, faisant de FACE un acteur complet de la rénovation énergétique des bâtiments industriels et tertiaires.

Soucieuse d’ancrer son action au cœur des territoires, à proximité de ses clients, FACE est déployé sur 30 implantations en France.

Vos Missions

Sous la responsabilité du Directeur de maintenance France vous serez amené(e) à assurer la gestion administrative du service au niveau national. Vous intervenez en support pour les différentes filiales du groupe en garantissant la bonne organisation administrative et la coordination des dossiers pour les grands comptes.

Gestion client (Entretien / Correctif / Travaux)

• Établir les devis selon le type d’intervention.
• Réceptionner et contrôler les commandes clients.
• Facturer les interventions.
• Assurer les relances : devis, commandes, factures.

Gestion interne avec les filiales FACE

• Réceptionner les devis filiales.
• Transformer les devis filiales en devis client.
• Contrôler et traiter les factures filiales.
• Effectuer les paiements filiales après validation.

Utilisation de la GMAO

• Créer et mettre à jour les dossiers entretien / correctif / travaux.
• Suivre les statuts d’intervention (planifié, en cours, réalisé).
• Contrôler la cohérence devis / commande / intervention.
• Extraire les données pour le reporting.

Suivi administratif

• Contrôler le flux complet administratif.
• Mettre à jour les tableaux de suivi.
• Assurer l’interface opérationnelle entre clients, filiales et la Direction.

Profil Recherché

• Diplômé(e) d’un Bac +2 (BTS Assistant(e) de gestion PME-PME, Assistant(e) manager…)
• Expérience de 2 à 4 ans en assistance administrative, idéalement dans le secteur de la construction.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook)
• Rigueur et sens de l’organisation.
• Réactivité et autonomie.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Sens du service et bon relationnel.

Au-delà de vos expériences, c’est votre motivation qui fera la différence.

Vous intégrerez une structure à taille humaine où professionnalisme, réactivité et souci du client sont les garants de notre réussite commune.