Assistant Spécialisé H/F

CCI Paris Ile-de-France; Cergy; On-site; EUR 29,000 - 36,000; Full time

Job summary

La CCI Val-d'Oise, rattachée à la CCI de région Paris Ile-de-France (2700 collaborateurs), recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer le bon fonctionnement des services et la coordination des activités quotidiennes.

Vous maîtrisez Word et Excel, avec au moins 5 ans d'expérience en assistanat, et savez travailler en autonomie et en équipe. Vous veillez à la qualité des documents, à l'archivage et au soutien des services supports.

Qualifications

• De formation supérieure (Bac+2), vous justifiez d'au moins 5 années d'expérience dans l'assistanat.
• Rigueur, sens de l'organisation et esprit d'équipe sont des qualités indispensables.

Responsibilities

• Assurer le suivi des demandes de facturation et le suivi administratif des prestataires.
• Gérer les agendas, réunions et déplacements des responsables concernés.
• Organiser les rendez-vous, comités, instances et réunions de travail.
• Préparer les dossiers, supports et comptes rendus nécessaires à la conduite des activités.
• Contribuer à la préparation et à la mise en forme des documents administratifs, notes, présentations et tableaux de bord.
• Participer au suivi des engagements, commandes, devis, factures et prestations en lien avec les services supports.
• Garantir l'archivage et le classement des documents selon les procédures en vigueur.
• Vous apportez un soutien ponctuel aux autres assistantes de l'établissement en cas de besoin.

Skills

Word/Excel maîtrise

CRM gestion relation client

Autonomie et travail en équipe

Communication écrite et orale

Education

Bac+2 ou équivalent

Tools

CRM

Job description

La CCI Val-d'Oise, rattachée à la CCI de région Paris Ile-de-France (2700 collaborateurs), accompagne au niveau local les 105 000 établissements et 420 000 salariés qui souhaitent créer, développer, transmettre, exporter et innover en entrepreneuriat. Elle agit pour l'attractivité et la compétitivité des territoires.

Rattaché à la Directrice des Opérations, vous assurez un appui administratif, organisationnel et logistique mutualisé auprès de la Direction des Opérations, du Pôle Territoire et Commerce et de l'activité régionale du Marché Industrie de la CCI Val d'Oise. À ce titre, vous travaillez en étroite collaboration avec les responsables des services concernés, ainsi qu'avec leurs équipes opérationnelles. Dans cette perspective, vous êtes garant du bon fonctionnement administratif des services, en assurant leur coordination afin de garantir la fluidité du fonctionnement quotidien des activités, la qualité des processus administratifs et la bonne circulation de l'information.

Vos missions principales :

• Assurer le suivi des demandes de facturation et suivi administratif des prestataires.
• Assurer la gestion des agendas, réunions et déplacements des responsables concernés.
• Organiser les rendez-vous, comités, instances et réunions de travail.
• Préparer les dossiers, supports et comptes rendus nécessaires à la conduite des activités.
• Contribuer à la préparation et à la mise en forme des documents administratifs, notes, présentations et tableaux de bord.
• Participer au suivi des engagements, commandes, devis, factures et prestations en lien avec les services supports.
• Garantir l'archivage et le classement des documents selon les procédures en vigueur.
• Enfin, vous contribuez à la continuité de service en apportant un soutien ponctuel aux autres assistantes de l'établissement en cas de besoin.

Compétences/qualités professionnelles attendues :

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.) et de gestion de la relation client (CRM)
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
• Aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément et à prioriser les demandes.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale

De formation supérieure (Bac +2), vous justifiez d'au moins 5 années d'expérience dans le domaine de l'assistanat. Rigueur, sens de l'organisation et esprit d'équipe sont des qualités indispensables pour tenir ce poste. Le Groupe Chambre de Commerce et d'Industrie Paris Ile-de-France oeuvre pour une politique active d'accueil des personnes en situation de handicap. Les candidatures sont étudiées selon ce principe.