Assistant projets - CDI H/F

Paris Habitat; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise reconnue dans la gestion immobilière à Paris recherche un Assistant administratif pour soutenir les chargés de projets. Vous serez responsable de l'organisation des opérations administratives, financières et techniques, avec une attention particulière aux procédures de marchés publics. Ce rôle est idéal pour une personne organisée, ayant un bon relationnel et une expérience en gestion.

Qualifications

• BAC+2/3 dans le domaine de la gestion immobilière ou 1 an d'expérience.
• Bonnes connaissances en procédures de marchés publics.
• Maîtrise des outils bureautiques et des SI internes.

Responsabilités

• Appuie dans la gestion opérationnelle, administrative et financière d'opérations.
• Gère la documentation et les échanges avec les parties prenantes.
• Contribue à la gestion financière et au suivi budgétaire.

Connaissances

Capacités à hiérarchiser les priorités

Bon relationnel

Gestion

Formation

BAC+2/3 dans le domaine de la gestion immobilière

Outils

Excel

Word

Ikos

Description du poste

Fonction Assistant administratif et marchés

Localisation 75 - Paris

Expérience 1 à 3 ans

Définition du poste

Au sein d’une direction opérationnelle de la Direction MOD et sous la responsabilité d’un chef de service, l’assistant(e) MOA, le chargé projets :

• Appuie les chargés d’opérations et/ou chargés de programmes dans la gestion opérationnelle, administrative et financière de leurs opérations,
• Appuie le chef de service dans la gestion du service.

Missions principales :

Gestion opérationnelle : L'assistant projet

• Formalise les notes, dossiers et présentations pour les instances de pilotage et d’arbitrage (comités, jurys, revues de projet…),
• Gère les échanges avec les différentes parties prenantes, internes à Paris Habitat et externes (organisation de réunions, traitement des courriers…),
• Complète et actualise les outils de suivi de l’activité (création des fiches opération, tenue des plannings, mise à jour des indicateurs…),
• Gère la documentation physique et dématérialisée (classement et archivage des documents…).

Gestion administrative : L'assistant projet

• Contribue à la préparation et au suivi des consultations, des marchés et des avenants,
• Prépare des OS, des pièces des DGD, des PV,
• Prépare et suit des demandes et déclarations administratives (PC, PD, DP, CU, déclaration d’ouverture de chantier…),
• Instruit et analyse les dossiers de déclaration de sous-traitance des différents partenaires.

Gestion financière : L'assistant projet

• Prépare des commandes sur Ikos,
• Contribue au suivi budgétaire des opérations.

Animation du service: L'assistant projet

• Organise et participe aux réunions de service, rédige les comptes-rendus,
• Met à jour des tableaux de suivi de l’activité du service,
• Assure un rôle d’interface entre les collaborateurs du service en matière d’information et d’intendance.

Profil recherché

• BAC+2/3dans le domaine de la gestion immobilière, la comptabilité ou l’assistanat ou 1 an d’expérience dans le domaine de la gestion immobilière, la comptabilité ou l’assistanat,
• Bonnes connaissances sur les procédures de marchés publics, notions en comptabilité et en gestion,
• Capacités à hiérarchiser les priorités, à établir et entretenir des relations avec des interlocuteurs variés, bon relationnel,
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word) et les SI internes (Ikos),