Assistant polyvalent F/H/X

RIVP Paris; Paris; On-site; EUR 24,000 - 30,000; Full time

Job summary

RIVP Paris recherche un(e) Assistant(e) de régie en CDD de 3 mois, rattaché(e) au responsable de régie. Vous contribuerez à l’organisation des interventions sur le patrimoine et assurerez le traitement des bons de commande et des factures.

Vous suivrez les marchés, analyserez les consommations et les demandes d'intervention, et assurerez une coordination efficace avec les locataires et les responsables techniques pour respecter les délais.

Qualifications

• Bac+2 Assistant(e) de direction / manager exigé ou équivalent.
• Expérience significative dans une fonction similaire.
• Connaissance des métiers du bâtiment et du second œuvre indispensable.

Responsibilities

• Traiter les bons de commande et les factures, suivre les marchés et les contrats.
• Analyser les consommations et les demandes d'intervention sur l'ensemble du périmètre.
• Contribuer à la planification de l'activité et coordonner les interventions avec les locataires et les responsables techniques.

Skills

Autonomie

Rigueur

Esprit d'équipe

Sens de l'organisation

Bonne rédaction

Maîtrise bureautique

Education

Bac+2 Assistant(e) de direction

Tools

MS Office

Logiciels bureautiques

Job description

Rejoignez un acteur clé du logement social parisien !

Avec près de 70 000 logements à son actif, 92 % situés à Paris intra-muros, la RIVP (Régie Immobilière de la Ville de Paris) est un pilier incontournable du logement social. Notre mission? Construire, réhabiliter, entretenir et gérer des logements, des résidences étudiantes, des commerces, des bureaux et des hôtels d'entreprises au coeur de la capitale.

Notre engagement quotidien va bien au-delà de la gestion immobilière : qualité de service, accompagnement social des locataires, développement durable et performance énergétique sont au coeur de notre ADN. Plus de 1 200 collaborateurs oeuvrent chaque jour pour offrir un cadre de vie de qualité à nos locataires.

Participez à une aventure ambitieuse : notre régie de travaux !

Dans le cadre d'un CDD de 3 mois et rattaché(e) au responsable de la régie, vous contribuez auprès des différents acteurs internes et externes de la régie d'entretien courant à l'organisation et à la mise en oeuvre des interventions sur le patrimoine de la RIVP.

Vous assurez le traitement des bons de commande et des factures, le suivi des marchés et des contrats, l'analyse des consommations et des demandes d'intervention sur l'ensemble du périmètre de la régie.

Vous contribuez à la planification de l'activité, assurez une bonne coordination des interventions par une communication optimale auprès des locataires, en relation étroite avec les responsables techniques de secteur et les gardiens.

Vous traitez les réclamations locataires et vérifiez le niveau de satisfaction des locataires.
Vous veillez à la bonne exécution des travaux et au respect des délais fixés par le manager. Vous signalez les éventuelles difficultés rencontrées et formulez des pistes de solutions.

Vous gérez plus spécifiquement :

• -les frais de structure du site (budget, commandes, suivi de la facturation ...)
• -l'acquisition des EPI et des fournitures diverses (flotte automobile, etc.)
• -les relations avec les prestataires et fournisseurs (matériel et outillage, entretien ménager, gestion des déchets techniques, etc.)

En terme d'assistanat classique, vous traitez le courrier entrant et sortant, et contribuez au reporting de l'activité. Vous respectez les conditions de travail et de sécurité en faveur de la santé et du bien-être des co-équipiers dans leur travail au quotidien.

Titulaire d'un bac+2 assistant(e) de direction / manager, vous justifiez d'une expérience significative dans une fonction similaire, la connaissance des métiers du bâtiment et des activités du 2nd oeuvre est indispensable.

Vous maîtrisez les outils bureautiques.

Vous faites preuve d'autonomie, d'un sens de l'anticipation et de l'organisation.
Vous êtes reconnu(e) pour vos capacités rédactionnelles et votre rigueur.
Vous êtes orienté(e) service client.
Vous avez un fort esprit d'équipe et une forte capacité à pouvoir gérer plusieurs dossiers en même temps pour plusieurs interlocuteurs.