Assistant opérationnel (h/f)

Loire-Atlantique Développement – GE; Pays de la Loire; Hybride; EUR 22 000 - 30 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Mutuelle

Carte titres restaurant

Prime vacances

Forfait mobilité / transport 75%

Avantages CSE

Résumé du poste

Loire-Atlantique développement recrute un(e) Assistant(e) de direction en CDD de 12 mois, basé à Nantes. Télétravail possible.

Vous assurez l’assistance administrative, technique et financière des opérations, gérez les agendas et les réunions, traitez le courrier et contribuez au reporting des activités. Profil Bac+2 et expérience en assistance requises, connaissance des collectivités souhaitée.

Qualifications

• Formation/Bac+2 ou équivalent en assistante de gestion, secrétariat ou direction.
• Expérience significative en fonctions d’assistance.
• Connaissance du contexte des collectivités est un plus.

Responsabilités

• Assurer l’assistance administrative, technique et financière des opérations.
• Participer à la création et au suivi des outils de reporting.
• Gérer les agendas et organiser les rendez-vous, déplacements et réunions.
• Assurer les relations téléphoniques et électroniques et le courrier.
• Rédiger et mise en page de documents et fiches de synthèse.
• Suivre le circuit de signature et les visas selon les délégations.
• Organiser l’archivage et le classement des documents.
• Participer à l’accueil et orientation des interlocuteurs et partenaires.
• Contribuer à l’organisation de réunions et à la coordination d’équipe.

Connaissances

Connaissance du contexte des collectiV

Maîtrise des outils bureautiques

Gestion opérationnelle

Immobilier/bâtiment

Formation

Bac+2 – assistante gestion PME/PMI / secrétariat

Description du poste

L’agence Loire-Atlantique développement, dans le cadre d’une approche globale et opérationnelle du territoire, mobilise ses équipes d’experts et ses savoir-faire, pour conseiller, concevoir et réaliser des projets auprès de l'ensemble des collectivités de la Loire-Atlantique et des porteurs de projets afin de répondre à leurs besoins. LAD intervient sur les champs :

• Aménagement et Renouvellement urbain
• Construction et réhabilitation énergétique
• Ingénierie immobilière
• Biodiversité
• Energie renouvelable
• Tourisme durable
• CAUE

Loire-Atlantique développement est constituée d’une Société d’Economie Mixte (LAD – SELA), d’une Société Publique Locale (LAD – SPL) et du Conseil d’Architecture, d’Urbanisme et de l’Environnement de Loire-Atlantique (CAUE 44). Un Groupement d’Intérêt Economique (LAD – GIE) assure les fonctions supports mutualisées. Un groupement d’employeur (GE) regroupe l’ensemble des directions opérationnelles.

L’agence compte 140 collaborateurs répartis en 5 directions.

Activité du pôle construction et rénovation énergétique :

• Types de contrat LAD : mandat de maitrise d’ouvrage déléguée, prestation de services pour de l’assistance à maitrise d’ouvrage programmation ou de la conduite d’opération
• Domaines des projets pilotés : scolaire (écoles, collèges…), sportif, associatif, culturel (bibliothèque, théâtre), scientifique (laboratoires), technique (centre d’exploitation de bus ou centre d’intervention routier ou bien centre technique municipal)
• Type d’opérations : neuf, extension, rénovation de patrimoine ancien, réhabilitation…
• Phases suivies sur un projet : études pré-opérationnelles (programmation), consultation de la maitrise d’œuvre, études de conception, réalisation (chantier), garantie de parfait achèvement

Description de la mission

Direction du Renouvellement Urbain, pôle Construction etrénovation énergétique.

• Assurer l’assistance administrative, technique et financière des opérations
• Participer à la création, et à la tenue des outils de suivi et de pilotage
• Gérer les agendas, organiser les rendez-vous, les déplacements et les réunions
• Assurer les relations téléphoniques et électroniques
• Traiter le courrier entrant et sortant
• Saisir et/ou rédiger et mettre en page des documents
• Mettre en parapheur et suivre le circuit de signature en fonction des processus de visas et des délégations de signatures
• Organiser et traiter le classement et l’archivage
• Organiser des évènements
• Participer à la passation et la gestion des marchés ou lettres de commande en lien avec la commande publique
• D’une manière générale, exécuter toutes tâches administratives, techniques ou financières à la demande du Chef/chargé de projet et du Responsable de pôle
• Assurer des missions d’accueil et d’information des personnes extérieures à la société
• Accueillir et informer les interlocuteurs, partenaires, prestataires et maitre d’ouvrage des opérations lors d’échanges téléphoniques ou bien en présentiel dans les locaux de LAD
• Participer à la demande du responsable de pôle à la gestion de l’équipe :
• Contribuer à l’animation d’équipe : organisation des réunions d’équipes, rédaction des comptes-rendus, accueil de nouveaux collaborateurs, …
• Participer à la préparation des contrats (offres, nouveaux contrats, avenants, …)
• Participer à la création et au suivi des outils de reporting administratif, financier et technique
• Assurer un reporting régulier auprès du chef/chargé de projet et du responsable de pôle
• Assurer la qualité des livrables et veiller au respect des engagements, notamment calendaires, et de la satisfaction clients
• Veiller au respect des process internes et y contribuer le cas échéant
• Travailler en équipe avec les autres assistantes de la direction pour harmoniser, améliorer les pratiques en participant notamment aux réunions de coordination

Profil souhaité

Formation/Expérience

Formation Bac+2 – BTS assistante gestion PME/PMI, secrétariat des entreprises, assistance de direction, … Ou expérience professionnelle significative dans des fonctions d’assistance

Compétences

> Compétences techniques

• Connaissance du contexte des collectivités territoriales est un plus
• Maîtrise des outils bureautiques
• Compréhension des outils de gestion opérationnelle
• Connaissance dans le domaine de l’immobilier / du bâtiment

> Qualités professionnelles – aptitudes professionnelles et relationnelles

• Travailler avec rigueur et méthode
• Avoir le sens de l’organisation
• Se montrer polyvalent
• Être autonome et force de propositions
• Détenir des qualités relationnelles et rédactionnelles
• Ecouter et établir une relation de confiance avec ses interlocuteurs
• Faire preuve d’esprit d’équipe et se montrer fédérateur
• Détenir des capacités de négociation, de médiation et de gestion des conflits
• Savoir gérer les situations imprévues ou irritantes
• Faire preuve de diplomatie
• Respect de la confidentialité

Autres informations

CDD de 12 mois, à temps plein Poste basé à Nantes Télétravail possible

• Mutuelle
• carte titres restaurant
• prime vacances
• forfait mobilité ou prise en charge abonnement transport à 75%
• avantages CSE, ...

Mobilité : déplacements possibles sur l'ensemble du territoire départemental. Utilisation de la flotte de véhicules mutualisés.