Assistant gestionnaire Administratif (H/F)

Cnrs; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Le CNRS/LMD Paris Jussieu recherche un assistant gestionnaire administratif pour assurer, de façon autonome, des activités de gestion administrative et financière au soutien des équipes de recherche. Il gère les missions et déplacements du personnel et des intervenants extérieurs, le suivi des dépenses et crédits, et participe à l’élaboration des rapports et à l’archivage des pièces.

Une connaissance des outils ESR Mission, Etamine, Notilus, GESLAB et SIFAC+ est requise.

Qualifications

• Connaissance des règles et procédures relatives aux missions et déplacements professionnels.
• Compétences en gestion administrative et financière.
• Notions de comptabilité et suivi budgétaire.
• Anglais: B1 (CECRL).
• Maîtrise des applications ESR Mission, Etamine, Notilus, GESLAB et SIFAC+.
• Maîtrise des outils bureautiques Excel/Word.

Responsabilités

• Gestion des missions des personnels et intervenants extérieurs: ordres de mission, transports, hébergement, états de frais et remboursements.
• Informer et accompagner les personnels dans leurs démarches et veiller au respect des procédures.
• Contrôler les pièces justificatives et assurer la clôture des dossiers de mission.
• Utiliser les applications dédiées à la gestion des missions: ESR Mission, Etamine et Notilus.
• Assurer l'interface avec les personnels, les prestataires et les services administratifs concernés.
• Effectuer les opérations de gestion dans GESLAB et SIFAC+.
• Assurer le suivi des dépenses et des crédits des équipes au moyen de tableaux de bord.
• Contribuer à la préparation des rapports financiers et au suivi des contrats gérés à Sorbonne Université.
• Centraliser, numériser, classer et archiver les pièces administratives et financières.

Connaissances

Rigueur

Autonomie

Sens de l'organisation

Esprit d'équipe

Discrétion

Outils

ESR Mission

Etamine

Notilus

GESLAB

SIFAC+

Excel

Word

Description du poste

Missions: Au sein du service administratif du Laboratoire de Météorologie Dynamique (LMD) , l’assistant gestionnaire administratif réalise, de manière autonome, des activités de gestion administrative et financière en appui aux équipes de recherche. Il assure principalement la gestion administrative des missions des personnels du site de Paris Jussieu et des intervenants extérieurs, de la préparation du déplacement au remboursement des frais, dans le respect des règles et procédures des tutelles. Il contribue également à la gestion des commandes, au suivi budgétaire des équipes et des contrats de recherche ainsi qu'au suivi et à l'archivage des dépenses. Activités: Gestion des missions

• Assurer la gestion des missions des personnels et intervenants extérieurs: ordres de mission, transports, hébergement, états de frais et remboursements.
• Informer et accompagner les personnels dans leurs démarches et veiller au respect des procédures.
• Contrôler les pièces justificatives et assurer la clôture des dossiers de mission.
• Utiliser les applications dédiées à la gestion des missions: ESR Mission, Etamine et Notilus.
• Assurer l'interface avec les personnels, les prestataires et les services administratifs concernés.

• Effectuer les opérations de gestion dans GESLAB et SIFAC+.
• Assurer le suivi des dépenses et des crédits des équipes au moyen de tableaux de bord.
• Contribuer à la préparation des rapports financiers et au suivi des contrats gérés à Sorbonne Université.
• Centraliser, numériser, classer et archiver les pièces administratives et financières.

Contexte de travail: Le Laboratoire de Météorologie Dynamique (LMD) est une unité de recherche placée sous la tutelle du CNRS, de l'École Polytechnique, de l'École normale supérieure et de Sorbonne Université. Il compte environ 220 personnes réparties sur trois sites: Palaiseau, ENS Paris et Sorbonne Université/Jussieu. Le service administratif est composé de 9 personnes, dont 7 à Palaiseau et une personne sur chacun des deux sites parisiens. Le poste est situé sur le site de Jussieu à Paris 5e, en collaboration étroite avec la gestionnaire administrative actuellement en poste. L’assistant gestionnaire travaille en relation avec les chercheurs, enseignants-chercheurs, personnels du laboratoire, prestataires et services administratifs des différentes tutelles. Il contribue au fonctionnement collectif du service dans un esprit d'entraide et de continuité de service. Des déplacements ponctuels sur le site de l'École Polytechnique à Palaiseau peuvent être nécessaires. Une formation interne aux outils et procédures spécifiques au CNRS et aux tutelles pourra être assurée.

Conditions particulières d'exercice

Le Centre national de la recherche scientifique est l’une des plus importantes institutions publiques au monde: 34 000 femmes et hommes (plus de 1 000 laboratoires et 200 métiers) , en partenariat avec les universités et les grandes écoles, y font progresser les connaissances en explorant le vivant, la matière, l’Univers et le fonctionnement des sociétés humaines. Depuis plus de 80 ans, y sont développées des recherches pluri et interdisciplinaires sur tout le territoire national, en Europe et à l’international. Le lien étroit que le CNRS tisse entre ses missions de recherche et le transfert vers la société fait de lui un acteur clé de l’innovation en France et dans le monde. Le partenariat qui le lie avec les entreprises est le socle de sa politique de valorisation et les start-ups issues de ses laboratoires (près de 100 chaque année) témoignent du potentiel économique de ses travaux de recherche.

Profil recherché

Competences: Connaissances

• Connaissance des règles et procédures relatives aux missions et déplacements professionnels.
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et financière.
• Notions de comptabilité et de suivi budgétaire.
• Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et de la recherche appréciée.
• Anglais: B1 (CECRL) .

• Utiliser les applications de gestion des missions: ESR Mission, Etamine, Notilus.
• Utiliser GESLAB, SIFAC+ et les outils bureautiques, notamment Excel et Word.
• Mettre en œuvre les procédures de gestion administrative et financière.
• Contrôler la régularité et la conformité des dossiers et pièces justificatives.
• Analyser des données comptables et financières.
• Élaborer et exploiter des tableaux de bord.
• Planifier son activité, gérer les priorités et respecter les échéances.
• Informer et accompagner les chercheurs et personnels dans leurs démarches.

• Rigueur et fiabilité.
• Autonomie et sens de l'organisation.
• Capacité à gérer les priorités et les échéances.
• Qualités relationnelles et sens du service.
• Aptitude au travail en équipe et à la coopération.
• Capacité à rendre compte et à alerter.
• Discrétion et respect de la confidentialité

Contraintes et risques: Présentation de Cnrs

Le Centre national de la recherche scientifique est un organisme public de recherche pluridisciplinaire placé sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieure et de la Recherche. Créé en 1939 et dirigé par des scientifiques, il a pour mission de faire progresser la connaissance et être utile à la société dans le respect des règles d’éthique, de déontologie et d’intégrité scientifique.