Assistant gestion locative (H/F)

AD Education; Paris; Hybride; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

AD Education cherche un(e) Assistant(e) gestion locative expérimenté(e) pour piloter l’ensemble des baux des campus en France et assurer le bon fonctionnement opérationnel des sites.

Vous garantissez la qualité des contrats, le suivi administratif et financier, ainsi que les interventions des prestataires, tout en respectant les normes et le budget.

Qualifications

• Bonne connaissance de la gestion des baux et des contrats.
• Maîtrise du suivi administratif et financier (devis, factures, paiements).
• Sens de l'organisation, rigueur et autonomie.
• Bon relationnel et capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle.
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel notamment).

Responsabilités

• Suivre les baux commerciaux des campus et gérer les loyers et quittances.
• Assurer la relation avec les bailleurs et le suivi des contrats liés aux bâtiments.
• Suivre les assurances et déclarer les sinistres (dégâts des eaux, vols, etc.).
• Gérer les devis, factures et le rapprochement devis/factures pour paiement.
• Organiser les interventions des prestataires et le suivi administratif des réparations.
• Gérer les contrats copieurs, location et impression et leur archivage.
• Préparer les justificatifs pour audits et assurer le suivi qualité (Qualiopi).
• Participer ponctuellement à l'accueil et au lien avec les bureaux de contrôle.

Connaissances

Gestion locative

Baux commerciaux

Comptabilité & facturation

Relation bailleurs

Organisation & autonomie

Excel

Outils

Excel

Description du poste

Dans le cadre du développement de notre réseau d’écoles, nous recherchons un(e) Assistant(e) gestion locative expérimenté(e) chargé(e) de piloter l’ensemble de nos contrats bailleurs pour nos campus en France. Ce poste clé garantit le bon fonctionnement opérationnel de l'ensemble des sites.

L’assistant(e) gestion locative est le garant de la qualité de la relation bailleurs et des contrats liés au bâtiments, dans le respect des normes de sécurité, des contraintes budgétaires et des exigences propres au secteur de l'enseignement supérieur.

• Suivre les baux commerciaux des campus
• Gérer les loyers et les quittances
• Assurer la relation avec les bailleurs

Assurances et sinistres :

• Gérer les contrats d'assurance
• Déclarer et suivre les sinistres (dégâts des eaux, vols, etc.)
• Suivre les remises en état et les remboursements
• Fournir les attestations d'assurance aux campus

Facturation et suivi financier :

• Contrôler les devis et les factures
• Assurer le rapprochement devis/factures
• Préparer les validations pour paiement
• Suivre les dépenses liées aux services généraux (maintenance, ménage, travaux, copieurs...)
• Gérer les contrats et leurs échéances
• Organiser les interventions des prestataires
• Assurer le suivi administratif des réparations et des travaux
• Gestion des contrats copieurs
• Suivre les contrats et les factures de location et d'impression
• Assurer le classement et l'archivage des documents

Qualité (Qualiopi) :

• Préparer les dossiers d'audit
• Mettre à jour les documents nécessaires au suivi de la certification

Missions complémentaires :

• Assurer le lien avec les bureaux de contrôle
• Participer ponctuellement à l'accueil physique et téléphonique en cas de besoin

Qualités et compétences techniques

• Bonne connaissance de la gestion des baux et des contrats.
• Maîtrise du suivi administratif et financier (devis, factures, paiements).
• Sens de l'organisation, rigueur et autonomie.
• Bon relationnel et capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle.
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel notamment).

Première expérience réussie (2 à 5 ans) en gestion locative, immobilier tertiaire ou administration de patrimoine.