Assistant fonctionnel bureau d'études (F/H)

Taleez; Lyon; Sur place; EUR 26 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Groupe d’ingénierie lyonnais recherche un Assistant fonctionnel pour consolider les activités administratives et projets des services Hydraulique et International, basés à Lyon Cordeliers.

Vous assurez des tâches administratives transverses, la gestion des contrats de sous-traitance, le suivi des factures et des achats, et l’accueil des nouveaux collaborateurs, avec un appui au recrutement. Compétences Word, Excel, PowerPoint et Navision requises.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel et PowerPoint.
• Orthographe et syntaxe irréprochables; présentation des documents.
• Capacité à prendre rapidement connaissance des outils de gestion et de l’organisation du groupe.

Responsabilités

• Participer à des tâches administratives liées aux quatre entités et à l’appui pour les appels d’offre.
• Effectuer le suivi de facturation des prestataires et la gestion des achats et de contrats de sous-traitance.
• Accueillir les nouveaux collaborateurs et mettre à jour les organigrammes des services; organiser les réunions d’équipe et les interfaces avec les services comptabilité et personnel.
• Gérer les références et l’intégration dans l’outil de gestion Navision; appuyer le recrutement des profils.
• Utiliser Word, PowerPoint et Navision au quotidien pour optimiser les procédures et la production documentaire.

Connaissances

Word

Excel

PowerPoint

Orthographe & syntaxe

Organisation

Travail en équipe

Outils

Navision

Description du poste

Rejoignez un acteur clé de l’ingénierie des territoires

Groupe reconnu depuis 100 ans dans les domaines de l’eau, de l’énergie, l’aménagement urbain et des mobilités, nous accompagnons les collectivités dans leurs projets à fort impact territorial et environnemental.

Dans le contexte d'un remplacement, nos services Hydraulique et International recherchent un assistant fonctionnel (F/H) pour consolider leurs équipes.

VOS MISSIONS

Au sein de l’entreprise, l’assistant(e) fonctionnel(le) travaillera en collaboration avec 4 entités du siège, situé à Lyon Cordeliers.
Vous serez rattaché au service Hydraulique et Infrastructures (38 personnes), et opérerait également pour le Département International (6 personnes), le service Génie Civil (18 personnes) et le service Electromécanique (18 personnes).

Vos missions seront liées aux taches organisationnelles des quatre entités et à la conduite de leurs procédures administratives et de gestion, ainsi qu’à l’appui pour les réponses aux appels d’offre :

- Participer aux réponses à appel d’offre d’ingénierie: présentation des équipes, organigramme, moyens techniques, adaptation des CVs, compilation des références, utilisation du nouvel outil IA, aide à la rédaction de la méthodologie, …

- Effectuer le suivi de facturation des prestataires

- Gestion administrative des contrats de sous-traitance après signature des contrats (établissement des DA, suivi des BRC, …)

- Gestion administrative des besoins des services :

o Suivi des contrats de logiciels

o Achats de fournitures

o Gestion des titres de transports

- Participer à l’accueil des nouveaux collaborateurs et mettre à jour les organigrammes des services

- Appuyer les responsables pour l’organisation des réunions d’équipe

- Assurer l’interface avec le service comptabilité

- Assurer l’interface avec le service du personnel

- Gestion des références au sein des services :

o Initialisation des fiches références, validation avec le chef de projet, établissement des certificats de capacité

o Intégration dans l’outil

- Appuyer les responsables de service dans la recherche de profils et le recrutement

Au quotidien, vous serez amené à interagir avec de nombreux collaborateurs et utiliser principalement Word, PowerPoint et Navision, notre logiciel de gestion.

Profil recherché

VOTRE PROFIL

Savoir faire

• Maîtrise indispensable des outils bureautique (Word, Excel, Power Point ..)
• Présentation des documents, orthographe et syntaxe
• Capacité à prendre rapidement connaissance des outils de gestion et de l’organisation du groupe

Savoir être

• Organisation personnelle, autonomie, prise d’initiative
• Capacité de travail en équipe
• Rigueur, fiabilité, méthodes, respect des procédures
• Curiosité
• Sens de l’accueil

Expérience minimum de 1 à 3 ans dans un poste similaire - Une première expérience dans le monde du BTP, de l’architecture ou de l’ingénierie sera un plus.