Assistant / Assistante de mission

Artelia; Choisy-le-Roi; Hybride; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail partiel

RTT

27 jours de congés hors ancienneté

Intéressement et participation

Actionnariat salarié

Résumé du poste

Artelia recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir les missions de la Division GPSC dans un cadre d’ingénierie. Vous assurerez la tenue des documents, le classement et le suivi financier des projets, en travaillant en étroite collaboration avec les assistantes et les managers.

Fort(e) d’un Bac+2 et de 3 à 5 ans d’expérience, vous maîtrisez Word, Excel, PowerPoint et Outlook, et vous aimez travailler en équipe. Télétravail partiel et congés attractifs sont proposés.

Qualifications

• De formation Bac +2 en assistanat, gestion ou équivalent et 3 à 5 ans d’expérience similaire.
• Maîtrise du pack Office et d’Outlook.
• Rigueur et organisation, esprit d’équipe et curiosité pour apprendre.

Responsabilités

• Élaboration et mise en forme de documents selon la charte du groupe.
• Utilisation quotidienne du pack Office et des outils internes.
• Organisation du classement des projets et des documents.
• Préparation de tableaux de bord et suivi financier des missions.
• Gestion administrative et financière de la sous-traitance et des contrats.
• Archivage des dossiers en fin de mission.
• Relances auprès des responsables de missions et coordination avec les équipes.
• Ouverture et gestion du courrier et des communications internes.

Connaissances

Rigueur et organisation

Esprit d'équipe

Curiosité

Formation

Bac +2 en assistanat/gestion ou équivalent

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

FIORI

MYDSO

Gate

Description du poste

Qui sommes-nous ?

Nous sommes un groupe d'

Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines du bâtiment, de l’eau, de l’énergie, de l’industrie et de la mobilité. Détenu à 100% par nos salariés, nous sommes unis par une même passion, celle d’exercer un métier qui allie l’art de concevoir avec ingéniosité et de réaliser avec engagement. Nos 11 000 collaborateurs et collaboratrices, dans plus de 40 pays, créent chaque jour des solutions pour une vie positive au travers de nos enjeux stratégiques pour la planète et l’humanité. Nos équipes sont à taille humaine, privilégiant la proximité, les échanges quotidiens et le partage d’expérience. Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires.

Description Du Poste

Votre équipe

La Division GPSC (Grands Projets & Systèmes Complexes) composée de 2 branches GRANDS PROJETS et SYSTEMES COMPLEXES d'environ 100 collaborateurs, intervient dans la conception et la réalisation de projets industriels complexes : laboratoires, centre de R&D, industrie manufacturière et logistique, installations nucléaires etc... Elle réalise des missions de maîtrise d'œuvre, d'assistance à maîtrise d'ouvrage et de clés en main pour le compte d'investisseurs publics et privés. Elle est principalement composée d’ingénieurs généralistes. Rattaché(e) au pôle des assistantes et sous supervision de l’assistante de direction, vous aurez en charge d’appuyer les assistantes de mission dans le suivi administratif et qualité des missions qui vous seront confiées.

Vos missions

• Elaboration et mise en forme des documents (Frappe de courriers, comptes rendus...), en respectant la charte graphique du groupe,
• Usage quotidien des logiciels courants de bureautique (WORD, EXCEL, POWERPOINT, OUTLOOK,..),
• Usage quotidien des logiciels internes Groupe (FIORI, MYDSO, Gate),
• Organisation du classement du projet (contrats, courriers, CR, mail, etc…) conformément aux notes méthodes et aux dispositions particulières décrites dans le carnet de mission,
• Organisation des déplacements des RdM des missions confiées,
• Préparation de tableaux de bord du projet (liste des intervenants, suivi financier, suivi des entreprises consultées, suivi des entreprises désignées,….),
• Gestion administrative et financière de la sous-traitance (initiation du contrat de sous-traitance /commande, vérification des factures reçues, établissement de fiche de règlements, décomptes définitifs etc.),
• Vérification de la complétude de chaque dossier,
• Assurer les relances nécessaires, notamment auprès des responsables de missions, jusqu’à obtention d’un avis,
• Préparation des factures clients et traitement des factures des sous-traitants (suivi financier),
• Tenue d'agendas,
• Ouverture du courrier reçu,
• Archivage des dossiers en fin de mission.

Qualifications

Vos atouts

De formation Bac +2 en assistanat, gestion ou équivalent, vous disposez d'une expérience de 3 à 5 ans sur une fonction similaire, idéalement en entreprise d'ingénierie ou en entreprise de travaux. Vous faites preuve de rigueur et d'organisation. Enfin, vous maîtrisez le pack office (Word, Excel, Powerpoint) ainsi qu'Outlook. Vous ne travaillez jamais seul, un bon esprit d’équipe, une grande curiosité et l’envie d’apprendre seront vos atouts pour réussir.

Informations supplémentaires

Nous vous offrons :

• Une entreprise sociale et citoyenne : accords diversité & inclusion, protection sociale et couverture mutuelle de qualité, un engagement via la Fondation Artelia
• Une organisation du travail modulable : télétravail jusqu'à 2 jours par semaine, 12 jours RTT, 27 jours de congés hors ancienneté, temps partiel choisi...
• Une politique de partage des résultats : intéressement et participation avec abondement, actionnariat salarié, politique de rémunération sur 3 ans, de nombreux avantages et réductions pour les activités via les œuvres sociales, forfait mobilité durable...
• Des opportunités de carrière et un accompagnement de vos challenges professionnels : politique formation individualisée, Artelia Academy, parcours métiers, mobilité interne

Notre process de recrutement :

Mieux se connaître pour se choisir, c’est ce que nous vous proposons lors des 3 étapes de notre processus de recrutement :

• Echange téléphonique / Entretien avec un recruteur pour mieux cerner vos attentes et orienter votre candidature.
• Entretien avec un manager opérationnel
• Echange téléphonique RH