Assistant Environnement de Travail F/H

Hlm; France; Remote; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

Hlm recherche un(e) Assistant Environnement de Travail F/H pour rejoindre la Direction de la Transformation et des Ressources Humaines (service EVT). Vous intervenez sur le bon fonctionnement opérationnel des sites et la qualité de l'environnement de travail.

En binôme avec l’assistante environnement de travail, vous assurez la gestion administrative de la flotte, le suivi des visites et la coordination avec les prestataires, le courrier et l’accueil au siège.

Qualifications

• Diplôme Bac+2 en assistanat de gestion ou équivalent et expérience en services généraux.
• Rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer les priorités.
• Polyvalent(e), autonome et bon relationnel.
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel.
• Connaissance de la gestion de flotte automobile appréciée.

Responsibilities

• Gestion administrative de la flotte automobile.
• Suivi des entretiens, contrôles techniques et réparations.
• Gestion du courrier et accueil au siège.
• Planification et suivi des contrôles réglementaires des locaux.
• Appui logistique lors des déménagements et travaux.
• Coordination avec prestataires et collaborateurs.

Skills

Rigueur

Organisation

Autonomie

Polyvalence

Bon relationnel

Gestion du temps

Education

Bac+2 assistanat de gestion ou équivalent

Tools

CarFleet

MS Office

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Domaine d'activités et famille de métier

Domaine d'activités et famille de métier

Fonctions supports et expertises - Directeur / Responsable des ressources humaines F/H

Intitulé de poste (modifiable)

Assistant Environnement de Travail F/H

Description de la mission

Nous recherchons un(e) Assistant(e) Environnement de Travail afin de rejoindre la Direction de la Transformation et des Ressources Humaines (service EVT).

En binôme avec l'assistante environnement de travail et sous la responsabilité du Responsable du service, vous intervenez sur le bon fonctionnement opérationnel des sites de l'entreprise, à la qualité de l'environnement de travail des collaborateurs et au suivi admnistratif des moyens généraux. Le poste s’inscrit dans une logique de polyvalence, d’organisation et d’optimisation des services internes, en lien étroit avec les prestataires, les collaborateurs et les agences.

A ce titre, vos principales missions sont :

Gestion administrative de la flotte automobile

• Suivi administratif du parc de véhicules via le logiciel CarFleet
• Suivi des entretiens, contrôles techniques et réparations et des sinistres, relations avec les prestataires automobiles
• Mise à jour des tableaux de suivi de la flotte, contrôles des anomalies de consommation
• Partage du portefeuille de gestion avec l’autre assistante environnement de travail
• Suivi des visites réglementaires des locaux

Suivi des visites réglementaires des locaux

• Planification et suivi des contrôles réglementaires des bâtiments
• Coordination des interventions avec les prestataires/les collaborateur
• Suivi administratif des rapports et levées de réserves
• Mise à jour des outils de suivi

Gestion de l’intendance et du fonctionnement du siège, agences et bureaux de proximité

• Gestion matériel divers et équipements
• Suivi des interventions techniques, travaux et prestations : ménage, espaces verts, copieurs, fontaines
• Coordination avec les prestataires/les collaborateurs et suivi des interventions
• Appui logistique lors des déménagements, aménagements ou travaux
• Relation avec les syndics des locaux professionnels

Gestion du courrier et de l’accueil au siège

• Réception et départ du courrier/des colis + tri par service et mise à disposition pour récupération par les équipes
• Accueil téléphonique institutionnel
• Participation à l’organisation d’un accueil visiteurs

Participation aux actions QVCT et sensibilisation aux risques professionnels

• Participation à l’organisation de la Semaine de la QVCT
• Appui logistique pour les actions de sensibilisation aux risques professionnels
• Contribution à l’amélioration des conditions du travail des collaborateurs

Titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2 en assistanat de gestion, assistanat de direction ou équivalent, vous disposez d'une expérience similaire dans la gestion des services généraux ou dans l'assistanat administratif.

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre capacité à gérer les priorités. Polyvalent(e) et autonome, vous faites preuve de réactivité et appréciez le travail en équipe. Doté(e) d'un bon relationnel et d'un réel sens du service, vous savez coordonner différents interlocuteurs (prestataires, collaborateurs et agences) et assurer le suivi de plusieurs activités simultanément.

La maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel est indispensable. Une connaissance de la gestion de flotte automobile, des services généraux ou du fonctionnement des marchés publics serait appréciée.

Localisation du poste

France, Provence-Alpes-Cote d'Azur, Bouches du Rhône (13)