Assistant en gestion administrative et financière H/F

INSTITUT DE RECHERCHE POUR LE DEVELOPPEMENT; Arles; Hybride; EUR 42 000 - 54 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Tickets restaurants

Restauration collective

Protection sociale MGEN

Résumé du poste

L’Institut de Recherche pour le Développement (IRD) recherche un agent pour le service financier de la DRSE. Vous exercerez 50% du temps l’instruction et le suivi des actes financiers, et 50% au sein des unités Aix-Marseille, avec une grande mobilité sur les sites.

Télétravail possible 1 à 3 jours/semaine, longue disponibilité et rigueur requises. Vos missions couvrent la gestion courante, les voyages, les rapports CeMAG et la préparation des rapports financiers, en lien avec les tutelles et les

Qualifications

• Maîtriser l’organisation, la gestion et les techniques liées aux domaines financiers et comptables.

Responsabilités

• Organiser et suivre les commandes et dossiers financiers.
• Instruire les dossiers et contrôler les factures après vérification.
• Gérer la clôture des exercices budgétaires et le classement des documents.
• Assurer les missions liées aux voyages et aux déplacements professionnels.
• Réaliser le suivi et le reporting des activités de la cellule financière et du CeMAG.

Connaissances

Organisation et gestion financière

Outils bureautiques et gestion

Rédiger des courriers administratifs

Réglementation des domaines traités

Conseil au personnel

Gestion du temps et priorisation

Travail en équipe et reporting

Outils

Word

Excel

Messagerie/Logiciels de gestion

Description du poste

Vous serez affecté au service financier de la DRSE de l’IRD et assurerez, sous l’autorité de la responsable du service, pour 50% de votre temps de travail l’instruction et le suivi des actes de gestion liés aux domaines comptables et financiers et des actes de gestion liés aux missions et voyages. Vous devrez créer et consolider un lien de proximité avec les structures (siège et UMR) rattachées à la délégation. Vous interviendrez, pour les autres 50% de votre temps de travail, au sein des unités de recherche du site d’Aix Marseille, pour une période donnée, en raison d’absence prolongée de compétences en gestion financière et administrative dans l’unité concernée. Les interventions couvriront tous les actes de gestion financière courante relevant des différentes tutelles du laboratoire concerné, et ce dans le respect des règles et des procédures propres à chacune. Ce poste implique par conséquent une grande mobilité et une grande disponibilité, étant amené à vous déplacer sur l’ensemble des sites d’Aix Marseille.

Activités Associées DRSE

Gestion financière:

• Assurer l’organisation, la gestion, le suivi des commandes
• Instruire les dossiers
• Assurer et contrôler la saisie des factures après rapprochement et vérification des pièces administratives
• Assurer la gestion de la clôture des exercices budgétaire
• Savoir organiser le classement et la conservation des documents et informations traités
• Rendre compte à sa hiérarchie de l’état d’avancement des dossiers
• Etre force de proposition dans la résolution de dossiers sensibles et complexes

Missions Et Voyages

• Etablir des ordres de déplacement selon les demandes de missions
• Organiser les voyages en optimisant le trajet aux conditions économiques les plus favorables
• Etre un véritable relai auprès des agents et structures de l’Institut pour rendre compte de l'état d'avancement des dossiers et faciliter leurs démarches
• Rôle d’interface pour les agents avec les services des administrations compétentes pour l'obtention des passeports et visas de service, vaccinations etc
• Saisir, suivre, contrôler dans le progiciel SIFAC les actes de gestion courante des déplacements
• Evaluer le coût des voyages et indemnités, réserver les crédits et contrôler les dossiers dans leur intégralité
• Liquider et mandater les indemnités et les factures liées au déplacement
• Piloter les activités de votre périmètre et rendre compte
• Prendre en charge certains dossiers litigieux, proposer des solutions

Activités associées CeMAG

• Contribuer à la préparation des rapports financiers, des audits et des enquêtes en lien avec les directions supports des établissements
• Participer au suivi de l’activité de la cellule à partir de tableaux de bord
• Rédiger des comptes rendus
• Traiter et suivre les litiges – remontée des incidents
• S’informer et suivre l’évolution de la réglementation
• Accompagner sur l’utilisation des outils métiers et la mise en œuvre des procédures

Conditions particulières d'exercice

L’IRD, au cours de votre parcours professionnel, vous accompagne dans le développement de vos compétences.

L’institut met à votre disposition un panel d’outils tel que le parcours digital d’intégration, l’accès à la formation permanente, à la promotion et la mobilité.

L’IRD offre, en fonction des activités, la possibilité de télétravailler de 1 à 3 jours hebdomadaires.

En Rejoignant L’IRD, Vous Bénéficierez

• De 32 jours de congés + 13 RTT (pour un temps plein à 38h30 hebdomadaire)
• Tickets restaurants OU d’une restauration collective (en fonction du site)
• Souscription annuelle (facultative) à l’Association des Œuvres Sociales : prestations vacances-loisirs et sportives-culturelles
• D’une affiliation à la protection sociale complémentaire MGEN, offrant une couverture santé et prévoyance de qualité

Le profil que nous recherchons

Vous Avez Développé Les Compétences Suivantes

• Maîtriser l’organisation, la gestion et les techniques liées aux domaines financiers et comptables.
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, messagerie…) et les logiciels courants de gestion.
• Savoir rédiger des courriers administratifs.
• Connaître la réglementation de base des domaines traités.
• Savoir conseiller les personnels sur des questions diverses dans un contexte parfois complexe
• Savoir organiser son activité en tenant compte des échéances et des imprévus.
• Savoir rendre compte et travail en équipe

Aptitudes

• Polyvalence, réactivité et rigueur
• Autonomie et discrétion
• Goût pour le travail en équipe
• Sens de l’initiative
• Capacités rédactionnelle et relationnelle
• Sens de la diplomatie

Rémunération

Selon les grilles