ASSISTANT(E) SUPPORT ADV, ADMINISTRATIF COMMERCIAL ET LOGISTIQUE

La Maison du Chocolat; Neuilly-sur-Seine; Remote; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

Savencia recherche un Assistant Support ADV, Administratif Commercial et Logistique pour soutenir la directrice nationale des ventes. Vous travaillerez sur les appels d’offres, la gestion documentaire et le suivi des commandes, en liaison avec la logistique et les équipes commerciales.

Profil recherché: Bac +2 et maîtrise d’Excel/Word, expérience similaire et rigueur. Poste exigeant, esprit entrepreneurial et sens du travail en équipe.

Qualifications

• Bac + 2 à dominante commerciale et administrative.
• 2 ans minimum dans une fonction similaire.
• Maîtrise de Word et Excel.
• Maîtrise des appels d’offres.

Responsibilities

• Rechercher les appels d’offres sur les supports disponibles et identifier ceux correspondants.
• Assurer la gestion et le traitement des dossiers dans le respect des cahiers des charges et délais.
• Préparer et transmettre les éléments administratifs pour constitutions des dossiers.
• Organiser l’envoi et le suivi des échantillons.
• Gérer les commandes et le pilotage des stocks d’échantillons et des livraisons.
• Traiter les demandes et réclamations des clients et assurer l’interface avec les services.

Skills

Word et Excel

Maîtrise des appels d’offres

Organisation

Education

Bac + 2 dominante commerciale et administrative

Tools

Systèmes administratifs

Job description

ASSISTANT(E) SUPPORT ADV, ADMINISTRATIF COMMERCIAL ET LOGISTIQUE

Tendance

Description de l'emploi

Laboratoire MODILAC est la marque de Nutrition Infantile du Groupe SAVENCIA. Challenger dans l’univers des laits infantiles, la marque est commercialisée en pharmacies et grandes surfaces.

Equipe dynamique, motivée et pleine de nouveaux projets, nous sommes à la recherche de nouveaux talents. D’un état d’esprit entrepreneurial, nous souhaitons nous réinventer, innover et oser « casser les codes » pour faire rayonner la marque en France et à l’International.

Responsabilités

Rattaché(e) à la Directrice Nationale des Ventes, vos principales missions seront les suivantes :

• Rechercher les appels d’offres sur les différents supports disponibles : sites internet spécialisés, BOAMP, informations transmises par le terrain, etc
• Identifier les appels d’offres correspondant aux activités et aux orientations commerciales de l’entreprise
• Assurer la gestion et le traitement des dossiers dans le respect des cahiers des charges et des délais impartis
• Préparer et transmettre les éléments administratifs nécessaires à la constitution des dossiers
• Organiser l’envoi des échantillons
• Assurer la tenue et le suivi du stock d’échantillons
• Suivre l’avancement des appels d’offres et leurs résultats
• Gérer le projet de passage à l’intelligence artificielle pour le traitement des AO
• Réceptionner, enregistrer et traiter les demandes de prix émanant notamment des hôpitaux et des crèches, hors appels d’offres
• Préparer les réponses commerciales et administratives dans le respect des délais
• Garantir la traçabilité et l’archivage des demandes de prix
• Élaborer et mettre à jour les tableaux de bord utilisés par les différents services
• Enregistrer et suivre les commandes des hôpitaux, des crèches et des clients de la e-boutique
• Vérifier la conformité des commandes et des informations nécessaires à leur traitement
• Contrôler la régularité des commandes et identifier les éventuelles anomalies
• Suivre les références non commandées et alerter les interlocuteurs concernés
• Suivre les éventuelles ruptures de stock et rechercher des solutions de dépannage
• Gérer les commandes passées via la e-boutique
• Assurer l’interface entre les clients, les équipes internes et le prestataire logistique
• Traiter les demandes et réclamations des clients
• Gérer les litiges liés aux commandes et aux livraisons
• Participer à la mise en place de l’enregistrement et de l’automatisation des commandes des crèches via la e-boutique
• Réceptionner, organiser et gérer les stocks d’échantillons
• Préparer et envoyer les échantillons à la demande de la force de vente
• Approvisionner le siège à la demande des différents services
• Préparer et envoyer les échantillons nécessaires aux appels d’offres
• Répondre aux besoins de dépannage des crèches
• Réaliser des inventaires réguliers et signaler les besoins de réapprovisionnement.
• Assurer le traitement administratif des demandes et commandes liées aux maternités
• Enregistrer et suivre les demandes des maternités dans les outils et systèmes appropriés
• Vérifier la conformité des informations administratives, commerciales et logistiques
• Répondre aux sollicitations des interlocuteurs des maternités
• Coordonner les échanges entre les maternités, les équipes commerciales, la logistique, la comptabilité et les autres services concernés
• Création et gestion administrative des fournisseurs
• Recueillir les informations et documents nécessaires à la création d’un fournisseur
• Assurer le suivi des demandes de création ou de modification jusqu’à leur validation
• Gestion des bons de commande dans le cadre de la facturation
• Créer les bons de commande dans les outils internes concernés
• Assurer le suivi du circuit de validation des bons de commande

Profil recherché:

Bac + 2 à dominante commerciale et administrative

2 ans minimum dans une fonction similaire

Maîtrise de Word et Excel

Maîtrise des appels d’offres

Personnalité dynamique, rigoureuse, autonome, et motivée!

Qui sommes nous ?

Savencia est un groupe alimentaire international familial et indépendant, engagé dans la transition agricole et environnementale et guidé par la vocation "Entreprendre pour bien nourrir l'homme". Avec plus de 26000 employés dans 38 pays, Savencia crée des produits innovants de haute qualité pour la grande distribution, le Food Service et l’industrie. Ses marques les plus connues en France ? Caprice des Dieux, Elle & Vire, St Môret, Saint Agur, Tartare, Valrhona, La Maison du Chocolat…

Savencia est engagé pour l'égalité professionnelle femme homme et la conciliation entre parentalité et ambitions professionnelles. Cet engagement se traduit par des actions concrètes : garantir un environnement de travail sûr et sain, promouvoir des parcours professionnels équitables, faciliter l'accès à l'emploi pour tous, accompagner la parentalité, et adopter une politique de non-discrimination et d'égalité des chances.

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