ASSISTANT(E) ADV, ADMINISTRATIF ET COMMERCIAL

SAVENCIA; Levallois-Perret; On-site; EUR 32,000 - 52,000; Full time

Job summary

SAVENCIA, via son Laboratoire MODILAC, recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) achats et appels d'offres. Vous serez rattaché(e) à la Directrice Nationale des Ventes et contribuerez à la gestion des dossiers administratifs, à la préparation des réponses et au suivi des commandes liées aux maternités et à la e-boutique.

Profil Bac +2, 2 ans d'expérience et maîtrise de Word/Excel exigés. Dynamisme, rigueur et autonomie appréciés dans un environnement commercial dynamique.

Qualifications

• Bac + 2 à dominante commerciale et administrative exigé.
• 2 ans minimum dans une fonction similaire.
• Maîtrise de Word et Excel.
• Maîtrise des appels d'offres.
• Personnalité dynamique, rigoureuse, autonome et motivée.

Responsibilities

• Rechercher les appels d'offres sur sites spécialisés, BOAMP et informations terrain.
• Identifier les appels d'offres correspondant aux activités et orientation commerciale de l'entreprise.
• Gérer et traiter les dossiers dans le respect cahiers des charges et délais.
• Préparer et transmettre les éléments administratifs pour constituer les dossiers.
• Organiser l'envoi des échantillons et la gestion de l'échantillothèque.
• Suivre les commandes des maternités et le traitement des dossiers logistiques.

Skills

Dynamique

Rigueur

Autonomie

Motivée

Education

Bac + 2 à dominante commerciale et administrative

Tools

Word

Excel

Appels d'offres

Job description

Le Groupe SAVENCIA opère dans l'univers fromager et laitier, dans la charcuterie, les produits de la mer et les produits sucrés. Les 20 000 collaborateurs de ce groupe agroalimentaire français sont répartis dans plus de 30 pays, au service du développement de produits de grande consommation, de la restauration et des professionnels

Laboratoire MODILAC est la marque de Nutrition Infantile du Groupe SAVENCIA. Challenger dans l'univers des laits infantiles, la marque est commercialisée en pharmacies et grandes surfaces. Equipe dynamique, motivée et pleine de nouveaux projets, nous sommes à la recherche de nouveaux talents. D'un état d'esprit entrepreneurial, nous souhaitons nous réinventer, innover et oser « casser les codes » pour faire rayonner la marque en France et à l'International. Savencia est un groupe alimentaire international familial et indépendant, engagé dans la transition agricole et environnementale et guidé par la vocation "Entreprendre pour bien nourrir l'homme". Avec plus de 26000 employés dans 38 pays, Savencia crée des produits innovants de haute qualité pour la grande distribution, le Food Service et l'industrie. Ses marques les plus connues en France ? Caprice des Dieux, Elle & Vire, St Môret, Saint Agur, Tartare, Valrhona, La Maison du Chocolat…

Vos missions : Rattaché(e) à la Directrice Nationale des Ventes, vos principales missions seront les suivantes :

• Rechercher les appels d'offres sur les différents supports disponibles : sites internet spécialisés, BOAMP, informations transmises par le terrain, etc
• Identifier les appels d'offres correspondant aux activités et aux orientations commerciales de l'entreprise
• Assurer la gestion et le traitement des dossiers dans le respect des cahiers des charges et des délais impartis
• Préparer et transmettre les éléments administratifs nécessaires à la constitution des dossiers
• Organiser l'envoi des échantillons
• Gestion de l'échantillothèque : Approvisionner le siège à la demande des différents services, Répondre aux besoins de dépannage des crèches, Réaliser des inventaires réguliers et signaler les besoins de réapprovisionnement.
• Assurer la tenue et le suivi du stock d'échantillons
• Suivre l'avancement des appels d'offres et leurs résultats
• Gérer le projet de passage à l'intelligence artificielle pour le traitement des AO
• Réceptionner, enregistrer et traiter les demandes de prix émanant notamment des hôpitaux et des crèches, hors appels d'offres
• Préparer les réponses commerciales et administratives dans le respect des délais
• Garantir la traçabilité et l'archivage des demandes de prix
• Élaborer et mettre à jour les tableaux de bord utilisés par les différents services
• Enregistrer et suivre les commandes des hôpitaux, des crèches et des clients de la e-boutique
• Vérifier la conformité des commandes et des informations nécessaires à leur traitement
• Contrôler la régularité des commandes et identifier les éventuelles anomalies
• Suivre les références non commandées et alerter les interlocuteurs concernés
• Suivre les éventuelles ruptures de stock et rechercher des solutions de dépannage
• Gestion des litiges logistiques, reprise, dépannage clientèle
• Assurer le traitement administratif des demandes et commandes liées aux maternités
• Enregistrer et suivre les demandes des maternités dans les outils et systèmes appropriés
• Vérifier la conformité des informations administratives, commerciales et logistiques
• Répondre aux sollicitations des interlocuteurs des maternités
• Coordonner les échanges entre les maternités, les équipes commerciales, la logistique, la comptabilité et les autres services concernés
• Création et gestion administrative des fournisseurs et clients
• Assurer le suivi des demandes de création ou de modification jusqu'à leur validation
• Gestion des bons de commande dans le cadre de la facturation

Profil recherché :

• Bac + 2 à dominante commerciale et administrative
• 2 ans minimum dans une fonction similaire
• Maîtrise de Word et Excel
• Maîtrise des appels d'offres
• Personnalité dynamique, rigoureuse, autonome, et motivée !