Assistant(e) Secrétaire de direction au bureau du cabinet du SGAMI Sud-Est (H/F)

Sgami Sud-Est; Lyon; On-site; EUR 29,000 - 42,000; Full time

Job summary

Le SGAMI Sud-Est recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer le bon fonctionnement du bureau du cabinet et soutenir les directions, en garantissant la continuité des services et la gestion des dossiers.

Vous travaillerez en équipe, maîtriserez les outils informatiques, rédigerez des documents, gérerez les agendas et assurerez l’accueil et les relations avec les services et partenaires.

Qualifications

• Connaissances techniques générales requises.
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
• Savoir rédiger et analyser des documents.
• Capacité à travailler en équipe et à s’organiser.

Responsibilities

• Traiter les demandes et assurer le soutien administratif du cabinet SGAMI Sud-Est.
• Gérer l’agenda et la réservation de salles du Gouverneur et des préfectures.
• Rédiger divers documents administratifs et assurer le suivi des circuits de validation.
• Participer à la coordination des directions et à l’appui des événements et réunions.

Skills

Techniques informatiques

Rédaction

Analyse

Organisation

Esprit d'équipe

Tools

Chorus DT

Job description

GROUPE RIFSEEP: 2

Créé par décret du 6 mars 2014, les secrétariats généraux pour l’administration du ministère de l’Intérieur (SGAMI) sont des services déconcentrés placés sous l’autorité des préfets de zone de défense et de sécurité, en charge de missions d’administration générale, de logistique et de mutualisation de moyens. Ils mutualisent, à l’échelon zonal, les ressources de soutien du ministère de l’intérieur. La zone sud-est couvre les 12 départements de la région Auvergne-Rhône-Alpes.

L’État-major, directement rattaché au SGA, assure des missions transversales au sein du SGAMI en accompagnement et appui aux différentes directions en garantissant la continuité de service. Il pilote la maîtrise des risques pour les activités du SGAMI. Il suit plus particulièrement des affaires réservées qui lui sont confiées et intervient en soutien aux forces de sécurité.

Vos activités principales

• traiter les contacts: relations avec les secrétariats des autorités en particulier avec le secrétariat du PDDS, accueil physique, gestion des appels téléphoniques, mise à jour de l’annuaire EM et de l’arborescence AGAT;
• gérer l’agenda du SGAet de la réservation des salles du Gouverneur et en préfecture ;
• anticiper et rappeler les échéances clés;
• traiter le courrier du SGA et assurer le suivi du circuit des parapheurs (le traitement du courrier est susceptible d’évolution avec le déploiement du parapheur électronique et de MAARCH) ;
• rédiger divers documents administratifs (courriels, courriers, bordereaux…) ;
• être gestionnaire Chorus DT (rôle Assist) pour le périmètre SGA et EM ;
• traiter les relevés des cartes achat SGA et CEM;
• assurer la veille les BALF.

Coordination, affaires réservées et transversales

• participer aux côtés du chef du bureau du cabinet et de la rédactrice de cabinet, aux actions de coordination des directions du SGAMI au profit de la secrétaire générale adjointe et de la cheffe de l’État-major;
• traiter des dossiers ponctuels et assurer le suivi d’affaires réservées;
• préparer les dossiers pour les réunions;
• apporter un appui à l’organisation des événements, visites et réunions.

Une évolution de l’organisation du bureau du cabinet est à l’étude afin de recentrer les différents métiers le composant pour différencier les missions de cabinet et celles relevant des moyens généraux et de la gestion des sites tout en explorant de nouveaux modes de travail et en renforçant les missions sensibles (sécurité – sûreté) et l’appui à la gouvernance.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

Discrétion, disponibilité, polyvalence, anticipation et rigueur.

La diversité des missions suppose une réactivité de tous les instants et une adaptation aux différents outils et applications technologiques.

Capacité à travailler en équipe et en transversalité.

Présence d’au moins un(e) assistant(e) pour garantir la continuité d’activité auprès du SGA et de la CEM.

Qui contacter?

M le chef du bureau du cabinet (04 72 84 54 06)

Mme la cheffe d’état-major (04 72 84 54 30)

Profil recherché

Votre environnement professionnel

Activités du service:

Le bureau du cabinet du SGAMI Sud-Est est placé sous l’autorité d’une cheffe d’état-major, et du secrétaire général adjoint qui coordonne les services du SGAMI, au profit des services de police, de gendarmerie et des préfectures des douze départements de la zone.

Composition et effectifs du service:

Le bureau du cabinet est composé:

• d’un chef de bureau (catégorie A) ;
• d’une rédactrice de cabinet (catégorie B)
• du service intérieur / moyens généraux ( 1 catégorie B et 3 adjoints techniques catégorie C) ;
• d’un pôle communication (1 catégorie A + 1 apprentie) ;
• du secrétariat SGA/EM (2 catégories B) .

Liaisons hiérarchiques

Le chef du bureau du cabinet, la cheffe de l’état-major et la secrétaire générale adjointe.

Liaisons fonctionnelles

Tous les services du SGAMI, le cabinet du préfet délégué à la défense et la sécurité, les services des forces intérieures de sécurité (PN – GN) et l’administration centrale du Ministère de l’Intérieur.

Vos compétences principales mises en œuvre:

• Connaissances techniques
• Connaître l'environnement professionnelniveau maîtrise - à acquérir
• Avoir des compétences informatiquesniveau expert -requis
• Chorus DT / niveau maîtrise – à acquérir
• Savoir-faire
• Savoir travailler en équipeniveau expert- requis
• Savoir s'organiserniveau expert -requis
• Savoir rédiger
• Savoir analyser -niveau maîtrise - requis
• Savoir être savoir s’adapterniveau expert - requis avoir le sens des relations humaines niveau expert -requis savoir communiquerniveau maîtrise -requis savoir accueillirniveau maîtrise -requis

Vos perspectives:

Par son positionnement et sa transversalité, ce poste permet d’acquérir des compétences et connaissances qui vous permettront d’évoluer professionnellement et de préparer les concours.

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Présentation de Sgami Sud-Est

SGAMI SUD-EST