Assistant/e prestations de service (H/F)

Semcoda; Bourg-en-Bresse; On-site; EUR 20,000 - 23,000; Full time

Benefits offered by this job

13èmemois

Congés 6 sem

Titre-restaurant

Mutuelle familiale

Prévoyance

Avantages CE

Intéressement

PERECO/PEE abondés

CET

Job summary

SEMCODA recrute un/une Assistant/e prestations de service pour le pôle Maintenance, service Exploitation Immobilière, basé à Bourg-en-Bresse. Vous assurez la mise en place et le suivi des contrats d’entretien et des accords-cadres, soutenez les agences locales et veillez à l’exécution des marchés.

Vous assurez l’accueil téléphonique, la gestion administrative des devis et factures, le suivi des transferts de contrats et des avenants, et participez aux réunions fournisseurs, avec une rémunération

Qualifications

• BAC+2 dans le domaine de la gestion de PME/PMI ou support à l’action managériale exigé.
• 2 ans d'expérience minimum sur missions similaires souhaités.
• Maîtrise des logiciels du pack office exigée.
• Connaissance des logiciels ARAVIS / GRC / AWS / MARCO WEB serait un plus.

Responsibilities

• Échanges quotidiens avec les agences et fournisseurs (mail/téléphone).
• Tenue d'une base de données par type de prestation et information des agences.
• Suivi des transferts de contrat et des avenants.
• Rédaction et envoi de courriers et suivi des LRAR.
• Organisation de réunions avec les fournisseurs et rédaction des comptes rendus.

Skills

Autonomie

Réactivité

Education

BAC+2 en gestion/Support à l’action managériale

Tools

Pack Office

ARAVIS

GRC

AWS

MARCO WEB

Job description

Le pôle Maintenance du service Exploitation Immobilière a notamment pour missions principales la gestion des contrats d’entretien et de maintenance sur les patrimoines neufs et anciens, la gestion des différents accords-cadres à bons de commandes liés à l’entretien de ce même patrimoine, la mise en place des marchés de travaux de renouvellement d’équipements et le suivi de ces chantiers.
Que ferez-vous?

En tant qu'Assistant/e prestations de service vous êtes garant du bon fonctionnement des équipements et de la satisfaction des locataires. Vous accompagnez la mise en place des contrats d’entretien et des différents accords-cadres et veillez à la bonne exécution des marchés. Vous vous placez en soutien des agences locales avec lesquelles vous entretenez des relations étroites sur les équipements individuels (chauffage, chauffe-eau, robinetterie …) et collectifs (chaufferie, VMC, automatismes…).

Gestion administrative des contrats en cours et suivi global

• Échanges au quotidien avec les divers fournisseurs et agences (mail/téléphone)

• Tenue d’une BDD (base de données) par type de prestation

• Information des agences

• Suivi des transferts de contrat de SEMCODA à ELLIPSE.

• Suivi des transferts vers un syndic extérieur

• Suivi, anticipation et rédaction des avenants (vente / ajout en +/-, transfert etc.)

• Suivi des résiliations

• Gestion administrative, suivi et traitement des devis et factures travaux et hors contrat.

• Organisation de réunions avec les fournisseurs: planification, rédaction des comptes rendus

• Suivi des visites d’entretien

• Rédaction / envoi de courriers et suivi des LRAR

Gestion administrative des marchés en cours

• Échange au quotidien avec les divers fournisseurs et agences (mail/téléphone)

• Tenue d’une BDD par type de prestation

• Information des agences

• Enregistrement et suivi des marchés

• Rédaction, envoi, publication et suivi des avenants en +/-

• Réception et traitement des factures

• Envoi aux fournisseurs des revalorisations tarifaires

• Suivi des résiliations

• Rédaction / envoi de courriers et suivi des LRAR

Anticipation/ préparation et suivi des marchés et contrats

• Suivi des contrats arrivant à échéance avec rédaction des courriers de résiliation et mise à jour de la BDD

• Anticipation et création des marchés à venir (préparation des BPU (Bordereau des Prix Unitaires) au fur et à mesure des résiliations et des demandes d’agence)

• Réunion d’échanges avec le/la responsable du pôle et le/la gestionnaire marchés de services.

• Suivi en Marco et AWS des marchés,

• Etablissement des listings locataires

• Rédaction / envoi de courriers et suivi des LRAR

Accompagnement des agences / Carré Pro / Ellipse / Réséda / services internes

• Échanges au quotidien avec nos équipes internes (mails, téléphone, …)

• Rédaction d’avenants ou d’OS.

• Suivi des demandes de mise en place de contrats par nos agences / marques / services internes

Divers

• Organisation des agendas, réunions et rendez-vous

• Gestion des mails et du courrier

• Accueil téléphonique

• Rédaction et envoi de mailings

• Classement

• Suivi des demandes de fibre optique

Informations complémentaires

Poste ouvert dans le cadre d'une mutation interne, à pourvoir dès que possible, basé au 33 avenue du Mail à BOURG-EN-BRESSE.

35 hpar semaine sur5 ou 4,5 jours/Horaires flexibles.
Télétravail possible 1 jour par semainedans le cadre d'un accord d'entreprise.

Rémunération à partir de 1 930€ bruts mensuels/Merci de transmettre vos prétentions salariales.

• 13èmemois

• 6 semainesde congés payés

• Carte titre restaurant(titres à 12€ par jour avec 7,20€ de participation employeur)

• Mutuelle familialede baseprise en charge à100% par l'employeur

• Prévoyance

• AvantagesCE

• Intéressementéventuel.

• Prime d'assiduitééventuelle selon temps de présence

• Plan d’Epargne Retraite d’Entreprise COllectif (PERECO) et Plan d’Epargne Entreprise (PEE)abondéspar l’entreprise(selon ancienneté)

• Compte Epargne Temps (CET) permettant de placer une partie des congés(selon ancienneté)

Rejoignez-nous !

Dans le cadre de sa politique d’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes, la SEMCODA s’engage à étudier les candidatures en dehors de toute considération liée au sexe.

Lors du processus de recrutement, des critères de sélection strictement identiques sont appliqués.

Pour réussir à ce poste?

• BAC+2 dans le domaine de la gestion de la PME/PMI ou Support à l’action managériale exigé

• 2 ans d'expérience minimum sur missions similaires souhaités

• Maîtrise des logiciels du pack office exigée

• Connaissance des Logiciels ARAVIS / GRC / AWS / MARCO WEB serait un plus.

Vous êtes autonome, vous faites preuve de réactivité. Vous êtes diplomate et rigoureux/reuse, vous possédez un esprit d'analyse et une aisance rédactionnelle ainsi qu'un sens aigu de la confidentialité.