Assistant(e) Legal Leasing (H/F)

Unibail-Rodamco-Westfield; Paris; Sur place; EUR 38 000 - 44 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Salaire fixe sur 13 mois

Transport Betterway et mobilité verte

Mutuelle et prévoyance

Restaurant d'entreprise et tickets de餐

Résumé du poste

Unibail-Rodamco-Westfield recherche un(e) Assistant administratif et financier au sein de la Direction Juridique Leasing. Vous apporterez un support administratif, documentaire et financier à l'équipe pour la gestion des baux commerciaux, des dossiers contentieux, de la facturation et des processus internes.

Vous maîtrisez Word, Excel, PowerPoint et SAP, et vous serez en contact avec des intervenants internes et externes.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et SAP.
• Bonnes capacités organisationnelles et rédactionnelles.
• Anglais professionnel souhaité.
• Rigueur et confidentialité exigées.

Responsabilités

• Gestion documentaire des baux et documents juridiques.
• Réceptionner, contrôler, archiver les baux authentiques.
• Préparer les maquettes papier.
• Réaliser les opérations de sanctuarisation et d'archivage des actes juridiques.
• Gérer les filigranes.
• Suivre les congés délivrés par les preneurs.
• Créer et mettre à jour les fiches de contentieux dans Litigation.
• Constituer et transmettre les dossiers aux avocats externes.
• Créer et suivre les bons de commande (PO).
• Créer les fournisseurs dans SAP.
• Suivre les factures et résoudre les anomalies de facturation.
• Approuver et débloquer les factures.
• Gérer les avis de virement et interface avec comptables et avocats.
• Gérer le courrier entrant et sortant, y compris les demandes dans Pulse.
• Organiser les réunions et préparer les supports.
• Classer, archiver et mettre à jour les bases documentaires.
• Participer à l'amélioration continue des processus et outils.
• Contribuer à l'intégration des nouveaux arrivants et formalités.
• Assister ponctuellement les juristes et responsables juridiques.
• Faire preuve de polyvalence pour assurer la continuité de service.

Connaissances

Word

Excel

PowerPoint

SAP

Workflow

Signature électronique

Organisation

Anglais professionnel

Description du poste

Unibail-Rodamco-Westfield développe et opère un portefeuille d’actifs immobiliers à usage mixte, durables et premium dans les villes les plus dynamiques d’Europe et des Etats Unis.

Reinvent Being Together : Portés par notre raison d’être, nous nous mobilisons pour accélérer la régénération urbaine et participer à repenser la manière dont nous vivons ensemble dans les villes, en créant et en opérant des lieux durables et uniques qui réinventent le vivre ensemble. Nous imaginons au cœur de nos destinations des expériences différenciantes et inspirantes qui créent de nouvelles opportunités d’échange et de connexion entre nos visiteurs et les marques.

Une approche durable : Le développement durable est au cœur de notre activité. Nous sommes leader dans notre secteur et, à ce titre, nous sommes déterminés à continuer à contribuer activement à la transition environnementale des villes vers la neutralité carbone.

Together at URW : Les 2 000 collaborateurs du Groupe œuvrent ensemble à imaginer et opérer des destinations durables, dont les usagers sont au cœur et qui sont des catalyseurs de la vitalité des territoires dans lesquelles elles sont implantées.

Nous recherchons actuellement notre:

CDD – du 8/09 2026 au 13/10 2026

Ce que nous proposons

Au sein de la Direction Juridique Leasing, vous apporterez un support administratif, documentaire et financier à l'équipe afin de contribuer à la bonne gestion des baux commerciaux, des dossiers contentieux, de la facturation et des processus internes.

• Gestion documentaire des baux et autres documents juridiques
• Réceptionner, contrôler, consolider et archiver les baux authentiques.
• Préparer les maquettes papier.
• Réaliser les opérations de sanctuarisation et d'archivage des actes juridiques.
• Gérer les filigranes.
• Assurer le suivi administratif des congés délivrés par les preneurs.
• Support aux contentieux
• Créer et mettre à jour les fiches de contentieux dans Litigation.
• Constituer et transmettre les dossiers aux avocats externes.
• Gestion financière et facturation
• Créer et suivre les bons de commande (PO).
• Créer les fournisseurs dans SAP.
• Suivre les factures et résoudre les anomalies de facturation.
• Approuver et débloquer les factures.
• Gérer les avis de virement et assurer l'interface avec les équipes comptables et les cabinets d'avocats.
• Administration et support opérationnel
• Gérer le courrier entrant et sortant, y compris les recommandés.
• Affecter et suivre les demandes dans Pulse.
• Organiser la logistique des réunions et préparer les supports nécessaires.
• Classer, archiver et mettre à jour les bases documentaires.
• Participer aux actions d'amélioration continue des processus et des outils de l'équipe.
• Support à l'équipe
• Contribuer à l'intégration des nouveaux arrivants, notamment pour la création des accès et les formalités administratives.
• Assister ponctuellement les juristes et les responsables juridiques sur leurs besoins administratifs et organisationnels.
• Faire preuve de polyvalence sur l'ensemble des activités du département afin d'assurer la continuité de service.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Intégrer une équipe dynamique et collaborative au cœur des activités juridiques liées au leasing.
• Occuper un rôle polyvalent avec des interlocuteurs internes et externes variés.
• Contribuer concrètement à la fluidité des processus et à la qualité du suivi administratif, documentaire et financier.

Comment réussir à ce poste ?

• Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Word, Excel et PowerPoint.
• Vous êtes à l'aise avec les outils documentaires et financiers tels que SAP, les outils de workflow et de signature électronique.
• Vous disposez d'excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités.
• Vous avez de bonnes qualités rédactionnelles et faites preuve de rigueur dans la gestion documentaire.
• Vous disposez d'un niveau d'anglais professionnel.
• Vous êtes rigoureux(se), fiable et attentif(ve) aux détails.
• Vous avez le sens du service et appréciez le travail en équipe.
• Vous êtes réactif(ve), autonome et savez gérer les priorités.
• Vous faites preuve de discrétion et de confidentialité.
• Vous êtes capable de gérer plusieurs sujets simultanément dans un environnement exigeant.

A quoi m’attendre concernant les étapes du recrutement ?

Notre tout est de vous proposer un process rapide et diversifié qui permettra d’avoir une vision à 360 du Groupe afin d’avancer de manière éclairée. Notre ambition est de vous offrir un process transparent et bienveillant qui soit constructif et ce malgré l’issue des échanges !

• Premier entretien RH.
• Deuxième entretien avec le ou la manager.
• Dernière étape : accepter l'aventure et nous rejoindre !

Nos avantages

• Package : Salaire fixe attractif sur 13 mois
• Transport : Betterway afin de choisir votre mobilité (100% du pass navigo remboursé ou 700€ si vous choisissez une mobilité électrique), une offre de mobilité verte (flotte de vélos électriques)
• Santé : une excellente Mutuelle avec surcomplémentaire (inclue à 1,10€), Prévoyance
• Restauration : Carte de ticket restaurant et/ou accès au restaurant d'entreprise (garanti 100% produits frais et de saison)
• Congés : 30 jours de Congés payés et 5 à 6 jours de RTT par an

Convivialité & partage

• Café in-house avec un barista qui vous préparera vos boissons chaudes personnalisées
• Brunch le vendredi matin
• Machine à café à grain, thé et eaux (plates, gazeuses, chaudes) à disposition

• Sport : Salle de sport (accès gratuit) avec coach tous les midis pour 90€/an, Douches et vestiaires dignes d'un hôtel 5* (tout confort inclus)
• Les + : Système de pressing et réception de vos colis
• Formation : venez-vous former dans notre URW Academy

Responsabilité sociale et environnementale

• Vraie politique de non-gaspillage
• Community days : 1 jour obligatoire pour tous les collaborateurs.trices avec un choix parmi 4 missions à fort impact sociales ou/et environnementales

Poste basé au 7 place du Chancelier Adenauer, Paris 16 (arrêts : Porte Dauphine ou Victor Hugo)

Ce qui compte pour nous

Ce qui compte pour nous, c’est d’accueillir des personnalités engagées et passionnées, capables d’insuffler une énergie positive autour d’eux et prêtes à grandir au sein d’un grand groupe international. Nous offrons à nos collaborateurs une culture collaborative, innovante, axée sur la réussite et propre à créer des opportunités uniques d’évolution. Nous visons l’excellence et notre culture encourage l’autonomie, l’innovation et l’intelligence collective de nos collaborateurs.

• Unibail-Rodamco-Westfield promeut l’égalité des chances, ainsi que la diversité des profils, des expériences et des compétences. Nous croyons que la diversité joue un rôle important dans le succès de notre entreprise et nous engageons à créer un environnement respectant, valorisant, célébrant et exploitant au mieux les différences individuelles. En tant que signataire de la charte de la diversité, Unibail-Rodamco-Westfield s’engage à évaluer chaque nouvelle candidature sans discrimination liée au handicap, à l’âge, au genre, à l’origine, à la religion, à l’orientation sexuelle ou toute autre caractéristique protégée par la loi.