Assistant.e Gestionnaire d'Archives (H/F)

Expertise France; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Expertise France au sein du Secrétariat Général – Département des moyens généraux propose un poste d’archiviste en remplacement temporaire. Le titulaire assure la gestion quotidienne des archives physiques et électroniques et veille à la disponibilité des documents pour les utilisateurs.

Il applique les procédures internes de gestion documentaire, assure le suivi des mouvements d’archives et répond aux demandes des utilisateurs, sièges et terrains.

Responsabilités

• Assurer le traitement quotidien des archives (physiques et électroniques).
• Gérer les demandes de communication de dossiers et les mettre à disposition.
• Suivre les prestations d'archivage et vérifier les éléments administratifs simples liés à la facturation.
• Mettre à jour les tableaux de bord et les indicateurs d'activité.

Description du poste

SITUATION/POSITION: Secrétariat Général – Département des moyens généraux

Dans le cadre du remplacement temporaire de l'archiviste absent, le titulaire assure la continuité des activités courantes de gestion des archives physiques et électroniques.

A ce titre, il/elle assurera le traitement quotidien des archives, garantir la disponibilité des documents et contribuer à la qualité du service rendu aux utilisateurs en appliquant les procédures internes de gestion documentaire.

MISSIONS PRINCIPALES

1. Appui administratif Assurer la gestion courante des archives

• Réceptionner les versements d'archives.
• Vérifier la conformité des dossiers remis.
• Enregistrer les versements dans l'outil de gestion documentaire (AEL).
• Réaliser les opérations de classement, d'indexation et de conditionnement.
• Assurer le suivi des mouvements d'archives (consultations, restitutions, transferts).
• Participer à la bonne organisation des espaces d'archivage.

2. Gérer les demandes des utilisateurs (Siège & terrain)

• Réceptionner les demandes de communication de dossiers.
• Rechercher et mettre à disposition les documents.
• Assurer le suivi des prêts et des restitutions.
• Répondre aux demandes d'information relevant des procédures courantes.
• Orienter les utilisateurs vers les procédures applicables.

3. Assurer le suivi administratif des prestations

• Préparer les opérations courantes avec le prestataire d'archivage.
• Suivre les enlèvements et les livraisons.
• Contrôler les prestations réalisées.
• Effectuer les vérifications administratives simples liées à la facturation.

4. Contribuer au suivi de l’activité

• Mettre à jour les tableaux de bord et les outils de suivi.
• Renseigner les indicateurs d'activité.
• Signaler les difficultés rencontrées.
• Participer aux opérations ponctuelles d'inventaire et de réorganisation des espaces de stockage.