Assistant(e) Formation et gestion RH MAASA (H/F)

Préfecture des Pyrénées Atlantiques; Pau; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

Préfecture des Pyrénées Atlantiques recherche un(e) responsable RH MAASA DDTM – chargé(e) de la gestion de proximité des agents et du suivi des formations dans l'administration territoriale de l'État (ATE).

Vous assurerez la gestion des comptes, des contrats et de la paye publique, en lien avec les responsables de formation et le service RH DDI. Poste en bureau partagé, conditions de confidentialité et collaboration étroite avec les équipes RH.

Qualifications

• Connaissances générales de la fonction publique et de ses statuts particuliers.
• Éléments de la paye publique et organisation de la paye.
• Procédures de gestion RH de proximité.
• Utilisation des outils RH (Casper) et du SIRH.

Responsibilities

• Gestion RH de proximité des agents MAASA DDTM et suivi de formation pour 600 agents de lATE.
• Création et mise à jour des comptes agents sur le logiciel de gestion du temps.
• Gestion administrative et financière de proximité et établissement des contrats.
• Recensement des grévistes et remontée au ministère, convocation visites médicales et suivi.

Skills

Gestion RH

Formation

Paye publique

Casper

SIRH

Tools

Casper

SIRH

Job description

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales
Assurer, en collaboration avec la gestionnaire RH MAASA DDTM - responsable locale de formation:

• gestion RH de proximité des agents MAASA de la DDTM64
• suivi des formations et besoins de formation sur l’ensemble des services de l’administration territoriale de l’État (Préfecture, DDTM, DDPP, DDETS, SGC)
• appui ponctuel aux autres assistantes du pôle (notamment en période de congés) et renfort ponctuel sur des dossiers en cas d’urgence et/ou de chantier particuliers (ex: élections professionnelles)

Gestion RH de proximité
Assurer en appui à la gestionnaire RH MAASA DDTM-responsable locale de formation, la gestion de proximité des agents MAASA de la DDTM64, une trentaine de titulaires et une vingtaine de contractuels, sur les volets suivants:

• création des comptes et mise à jour de la situation des agents sur le logiciel de gestion du temps
• gestion administrative et financière de proximité
• établissement et suivi des contrats
• recensement des grévistes et remontée au ministère
• convocation aux visites médicales et suivi
• mise en paiement des frais médicaux et des prestations sociales
• entraide entre assistantes et gestionnaires pour la continuité du service. Cette activité d’assistante en gestion RH pourra être amenée à être exercée ponctuellement pour d’autres populations, notamment les agents MAASA de la DDPP.

Suivi de la formation
Assurer en appui à la gestionnaire RH MAASA DDTM-responsable formation, le suivi de la formation de l’ensemble des 600 agents des services de l’Administration territoriale de l'État (ATE) (Préfecture, DDTM, DDPP, DDETS, SGC):

• enregistrement des inscriptions, convocations et attestations de formation (gestion d’un tableau de suivi)
• diffusion de l’offre de formation aux publics concernés
• appui à la responsable locale de formation pour l’organisation des formations locales (convocations, attestations, organisation matérielle, accueil des formateurs, ouverture/fermeture des sessions, défraiement des indemnités)
• appui à la responsable locale de formation pour les nouveaux arrivants

Votre environnement professionnel:
Activités du service
Gestion administrative et financière du personnel de la préfecture et des DDI, action sociale et formation (18 agents sur 2 sites)
Composition et effectifs du service
Pôle RH DDI (10 agents): 4 gestionnaires+5 assistantes+1 responsable de pôle
Liaisons hiérarchiques
Responsable hiérarchique directe: gestionnaire RH MASA DDTM, chargée locale de formation
Liaisons fonctionnelles

• entraide entre assistantes et gestionnaires RH du pôle RH DDI
• agents de la DDTM pour la gestion RH de proximité
• services de gestion RH et de paye en centrale
• ensemble des agents de l’ATE pour la formation
• collègues du pôle RH DDI et RH MI assurant le contrôle des frais de déplacement voire organisation des missions de de formation (cas des agents de préfecture)
• structures ministérielles et interministérielles de formation

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:
Travail en étroite collaboration avec la gestionnaire RH MAASA DDTM – responsable locale de formation
Poste s’insérant dans un collectif solidaire et complémentaire du pôle RH DDI (4 gestionnaires, 5 assistantes, 1 responsable sur site) et en lien étroit avec le pôle RH intérieur situé sur le site Clémenceau.
En lien avec l’ensemble des agents de l’administration territoriale de l’État des Pyrénées-atlantiques (600 agents)
Bureau partagé
Poste nécessitant le respect de règles de discrétion et de confidentialité

Qui contacter?
Martine BROUSSE – Responsable locale de formation [e-mail]

Profil recherché

Vos compétences principales mises en oeuvre:
Connaissances techniques:
Statut général de la fonction publique et statuts particuliers
Eléments de la paye publique et organisation de la paye
Procédures de gestion RH de proximité
Utilisation des outils RH (Casper) et du SIRH Organisation des ministères en matière de formation Organisation générale et missions des services territoriaux de l’État Savoir-faire:
Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole Organiser son activité, anticiper et prioriser ses activités Travailler en équipe Analyser les services susceptibles d’être intéressés à une offre de formation Savoir-être:
Rigoureux Discret Courtois Vos perspectives:
Ouverture vers la gestion RH d’autres ministères Evolution vers un poste de gestionnaire RH Durée attendue sur le poste: 3 ans minimum

Présentation de Préfecture des Pyrénées Atlantiques

Préfecture des Pyrénées Atlantiques