Assistant(e) Exécutif(ve) RH & Formation — Coordination & Accueil

CHU Rouen Normandy; Rouen; Hybride; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

CHU Rouen Normandy recherche un(e) chargé(e) d'assistance au sein de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation pour soutenir les trois Directeurs des Ressources Humaines et assurer l’interface entre la direction, les équipes et les partenaires internes.

Vous gérerez les agendas, les mails, préparerez les réunions et assurerez l’accueil téléphonique, le suivi des documents et le bon fonctionnement des activités de la DRHF.

Responsabilités

• Assurer l'assistanat des trois Directeurs des Ressources Humaines : gestion des agendas, organisation des rendez-vous, anticipation des échéances et coordination des priorités.
• Gérer les boîtes mails fonctionnelles et assurer le suivi des sollicitations en garantissant réactivité et qualité de service.
• Préparer, organiser et coordonner les réunions, instances, visites, conférences et événements institutionnels.
• Assurer l'accueil téléphonique des directions et orienter les interlocuteurs avec professionnalisme.
• Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi de différents documents : comptes rendus, courriers, présentations, notes, …
• Participer à certaines réunions aux côtés des Directeurs et assurer le suivi des actions décidées.
• Faciliter la circulation de l'information entre les différents secteurs de la DRHF, la Direction générale et les directions fonctionnelles.
• Assurer l'organisation logistique des activités de la direction (réservations, commandes, préparation des espaces de réunion…).
• Veiller au classement, à l'archivage et à la gestion documentaire dans le respect des procédures institutionnelles.
• Dans une logique de polyvalence et de continuité de service, vous intégrerez également l'équipe d'accueil de la DRHF lors de vacations planifiées ou en renfort ponctuel.
• Accueillir, informer et orienter les professionnels, partenaires et usagers.
• Assurer la gestion des appels téléphoniques et des sollicitations de premier niveau.
• Participer au traitement administratif courant de l'accueil.
• Contribuer à garantir une qualité d'accueil reconnue, première image de la Direction des Ressources Humaines.

Description du poste

CHU Rouen Normandy recherche un(e) chargé(e) d'assistance au sein de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation pour soutenir les trois Directeurs des Ressources Humaines et assurer l’interface entre la direction, les équipes et les partenaires internes.

Vous gérerez les agendas, les mails, préparerez les réunions et assurerez l’accueil téléphonique, le suivi des documents et le bon fonctionnement des activités de la DRHF.