Assistant-e en gestion administrative

Inrae-; Paris; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

INRAE recherche un Assistant.e chargé.e de gestion administrative au siège, au sein de l’unité CoDir, pour 70% en appui à la secrétaire générale et 30% sur des tâches transverses. Vous coordonnerez des réunions, gérerez la logistique et assurerez le suivi administratif des dossiers.

Vous travaillerez en relation étroite avec le Collège de direction et le Conseil scientifique, organisant des séminaires, des réunions et des comités, tout en veillant au respect des procédures publiques et à la

Qualifications

• Formation recommandée: Assistant.e en gestion administrative.
• Maîtrise de l’anglais écrit et oral.
• Autonomie, prise d’initiative et capacité à réaliser des reportings.

Responsibilities

• Gestion administrative et coordination logistiques des activités.
• Organisation des réunions institutionnelles et des séminaires, et mise en concurrence des lieux.
• Organisation des voyages, déplacements et hébergement; gestion des frais.
• Constitution et mise à jour des dossiers et suivi administratif des instances.
• Participation à l’élaboration de documents de suivi et fiches de bonnes pratiques.

Skills

Anglais

Organisation

Autonomie

Reporting

Réactivité

Education

Assistant/e en gestion administrative

Tools

Suite Office

Outils collaboratifs

Job description

L’Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement (INRAE) est un établissement public de recherche rassemblant une communauté de travail de 12 000 personnes, avec 272 unités de recherche, de service et expérimentales , implantées dans 18 centres sur toute la France.INRAE se positionne parmi les tout premiers leaders mondiaux en sciences agricoles et alimentaires, en sciences du végétal et de l’animal. Ses recherches visent à construire des solutions pour des agricultures multi-performantes, une alimentation de qualité et une gestion durable des ressources et des écosystèmes.

Environnement de travail, missions et activités

Environnement, missions et activités(lieu d'exercice, conditions de travail particulières, contraintes)

Au sein du siège d'INRAE, vous serez rattaché(e) à l'unité d'appui UAR CoDir, composée de 80 personnes, qui est la structure opérationnelle du Collège de direction d'INRAE, qui définit et met en place la stratégie de l'Institut. Ainsi, l'unité CoDir assiste le PDG, le Vice-Président pour l'international, les trois directeurs généraux délégués et les 4 directions scientifiques (Agriculture, Alimentation & Santé, Bioéconomie et Environnement et Forêt) pour la mise en œuvre des actions initiées par exemple en matière d'animation scientifique et de partenariat. L'unité assure également la gestion des moyens communs, y compris ceux de certaines instances qui lui sont rattachées (Conseil scientifique, Comité commun d'éthique, Comité d'histoire).

Votre activité en tant qu’Assistant.e chargé-e de gestion événementielle et transversale s’inscrit dans le cadre de l’unité CoDir et se répartit sur une quotité d’activité à 70 % en appui à la secrétaire générale du Collège de direction et à 30% sur un appui transversal en fonction des besoins. Elle s’exerce sous l’autorité hiérarchique du directeur/de la directrice de l’unité CODIR (DU) et de son adjoint.e (DUA) et l’autorité fonctionnelle de la secrétaire générale du Collège de direction et du Conseil scientifique (SG), en interaction étroite avec de nombreux acteurs internes et externes à l’unité.

• Auprès du DU et en lien étroit avec la secrétaire générale du Collège de direction et du Conseil scientifique, vous assurerez la gestion administrative et la coordination logistiquedes activités suivantes :

- activités d’animation collectives initiées par le Collège de direction dans le cadre du pilotage de l’Institutqui nécessitent l’organisation de réunions institutionnelles (séminaires réguliers du Collège de direction, réunions de la direction générale avec les cheffes et chefs de départements (CD), les présidentes et présidents de centre (PC) et les directrices et directeurs d’appui à la recherche (DAR) d’INRAE, réunion des DU d’INRAE avec la direction générale et l’encadrement supérieur de l’Institut), soit au moins 5 événements à caractère et enjeu nationaux à organiser par an. Une partie socle de l’activité consiste à rechercher puis réserver des lieux pour ces réunions et séminaires en recourant aux procédures de mise en concurrence prévues pour les achats publics. Vous aurez la responsabilité d’organiser tous les éléments logistiques: restauration, déplacements, hébergement, traitement de certains frais, échanges avec certains participants, appui à la SG pour la préparation des programmes et l’établissement des dossiers correspondants, classement informatique et papier des dossiers.

- réunions hebdomadaires du Collège de direction et des réunions du Collège de direction avec les CD («Directoriales») et avec les PC («Territoriales»). Vous avez la responsabilité d’organiser tous les éléments logistiques: restauration et traitement des frais y afférent, réservation de salles de réunions et de restauration.

-L’organisation logistique de la réunion du jury international des Lauriers.

Vous appuierez la SG dans la construction et la mise à jour du SharePoint du Collège de direction ainsi que dans la planification des activités et des agendas et vous mettrez en place des documents de suivi et des fiches de bonnes pratiques pour la réalisation de vos missions.

2. Auprès du DU et en lien étroit avec la secrétaire générale du Collège de direction et du Conseil scientifique (CS):

Vous assurerezla gestion administrative et logistiquedes 4 réunions annuelles du CS, en général 2 en visio-conférence, 1 au siège d’INRAE et 1 en délocalisé dans un centre INRAE. Vous aurez la responsabilité d’organiser tous les éléments logistiques: réservation des salles de réunions au siège pour le CS et la délégation permanente (DP) du

CS, restauration, déplacements, traitement de certains frais, échanges avec certains participants, la constitution et l’impression des dossiers déposés par la SG sur le NextCloud, classement informatique et papier des dossiers, installation du matériel informatique et des éléments logistiques nécessaires au bon déroulement des CS au siège. Il s’agira également d’assurer le lien avec le prestataire en charge de la réalisation des compte-rendu.

Vous appuierez la SG dans la construction et la mise à jour du site intranet du CS et vous mettrez en place des documents de suivi et des fiches de bonnes pratiques pour la réalisation de vos missions.

3. Appui transversal dans l’unité:

Un appui administratif à certaines instances liées à l’unité, comme le mardi des CD ou le Comité d’Ethique:

Organisations de réunions, gestion des déplacements de leurs membres et frais induits, constitution et impression des dossiers. Vous mettrez en place des documents de suivi et des fiches de bonnes pratiques pour la réalisation de ces missions

Un appui ponctuel à l’organisation des concours chercheurs en collaboration avec l’assistante de la DGDSI, de l’assistant de la DS Alimentation et de l’assistante de la DS Agriculture.

Et d’une manière générale, vous pourrez concourir à la participation de tout événement nécessitant une mobilisation collective propre à l’organisation de moments de cohésion (petits déjeuners, déjeuners, départs, cérémonie de remise de distinctions...)

Pour accomplir l’ensemble de vos missions, vous aurez de nombreuses relations avec des interlocuteurs variés: scientifiques, personnels administratifs et comptables, fournisseurs, prestataires, français et parfois étrangers.

En interne à l’unité, vous établirez des relations fonctionnelles privilégiées avec les gestionnaires budgétaires (4), la référente RH et les assistant.e.s des 4 directions scientifiques de l’unité, du cabinet de la présidence et des directions générales déléguées (8 au total).

Conditions particulières d’exercice

Vous serez amené.e à vous déplacer sur les lieux de réunions lorsqu’ils se tiennent à l’extérieur.

L’organisation de certains événements pourront impliquer des horaires décalés

Formations et compétences recherchées

Formation recommandée:

Formation, compétences et expérience :

Assistant.e en gestion administrative, avec maîtrise de l'anglais écrit et oral, autonomie, prise d'initiative, capacité à effectuer des reportings réguliers et à anticiper les besoins des membres des instances mentionnées, polyvalence, adaptabilité, réactivité, rigueur, fiabilité et respect de la confidentialité.
Maîtrise de la rédaction de rapports et de documents.
Sens du relationnel, travail en équipe avec les assistant-e-s du PDG, des trois DGD et des DS, travail en lien étroit et de confiance avec le responsable fonctionnel.

Bonne maîtrise des logiciels bureautiques et plus généralement «goût» pour les «nouvelles technologies», qu’il s’agit d’outils informatiques et bureautiques, d’outils collaboratifs, d’outils Web, etc.

Capacité d’organisation et d’adaptation, souplesse et ouverture d’esprit, sens du service collectif.

Votre qualité de vie à INRAE

En rejoignant INRAE, vous bénéficiez(selon le type de contrat et sa durée) :

Les personnes accueillies à INRAE, établissement public de recherche, sont soumises aux dispositions du Code de la fonction publiquenotamment en ce qui concerne l’obligation de neutralité et le respect du principe de laïcité. A ce titre, dans l’exercice de leurs fonctions, qu’elles soient ou non au contact du public, elles ne doivent pas manifester leurs convictions, par leur comportement ou leur tenue, qu’elles soient religieuses, philosophiques ou politiques.> En savoir plus : site fonction publique.gouv.fr