Assistant(e) du pôle contract management

Axodyn; Limonest; On-site; EUR 29,000 - 38,000; Full time

Job summary

Axodyn, basée à Limonest, recrute un(e) Assistant(e) du Pôle contract management pour soutenir la Responsable du Pôle dans l'organisation, la coordination et le suivi des activités.

Vous optimiserez les processus administratifs, suivrez les consultants et les sous-traitants et garantirez la fiabilité des informations et le respect des échéances. Profil Bac+2 à Bac+5 en assistanat et maîtrise du Pack Office et SharePoint.

Qualifications

• Formation Bac +2 à Bac +5 en assistanat de direction ou gestion de projet.
• Expérience similaire en assistanat/coordination opérationnelle.
• Une expérience dans l'ingénierie, le conseil ou le suivi des appels d'offres constitue un atout.

Responsibilities

• Réceptionner et suivre les besoins commerciaux et préparer les dossiers de réponse.
• Centraliser les contributions et vérifier la complétude des offres.
• Suivre les consultants: intégration, planning et formation.
• Gérer les contrats et documents administratifs des sous-traitants.
• Administrer le SharePoint du pôle et fiabiliser les documents.
• Organiser réunions et formations; suivre les actions.

Skills

Excel

SharePoint

Organisation

Coordination

Rédaction

Autonomie

Rigueur

Réactivité

Confidentialité

Priorités

Education

Bac +2 à Bac +5 en assistanat de direction

Job description

Depuis 2013, AXODYN, société d’ingénierie accompagne les entreprises dans la maîtrise de leurs projets de la conception à la réalisation.

Nous intervenons dans trois secteurs d’activités porteurs : Industries de transformation, Energie et Infrastructures.

Nous sommes présents à Paris, Lille , Lyon, Aix-en-Provence , Dunkerque, Bordeaux et Bruxelles.

Dans le cadre du développement de nos activités , AXODYN recherche un(e) Assistant(e) du Pôle contract management à Limonest pour accompagner la Responsable du Pôle dans l'organisation, la coordination et le suivi de ses activités.

Un Véritable appui opérationnel, Il (elle) contribue à la fiabilité des informations, au respect des échéances et au bon fonctionnement quotidien du pôle.

Missions principales:

1. Gestion des besoins commerciaux et suivi des affaires

• Réceptionner, enregistrer et suivre les nouveaux besoins commerciaux.
• Préparer les fiches de synthèse, rétroplannings et dossiers de réponse aux appels d'offres.
• Centraliser les contributions, mettre à jour les dossiers de compétences et vérifier la complétude des offres avant dépôt.
• Créer les dossiers d'affaires et actualiser les tableaux de suivi (montants, ressources, échéances, renouvellements).

2. Suivi administratif des consultants et des ressources

• Coordonner l'intégration des nouveaux consultants (accueil, matériel, accès, ordres de mission, plans de prévention).
• Actualiser les tableaux de staffing, plans de charge et matrices de compétences.
• Organiser le suivi des entretiens annuels et des demandes de formation, en lien avec les RH.
• Anticiper les échéances et alerter sur les points nécessitant un arbitrage.

3. Gestion administrative des sous-traitants

• Préparer et suivre les contrats de sous-traitance et bons de commande.
• Collecter et actualiser les documents administratifs obligatoires.
• Participer au suivi des échéances contractuelles et de la facturation.

4. Gestion documentaire et outils de pilotage

• Administrer et actualiser le SharePoint du pôle.
• Structurer et fiabiliser les documents, tableaux de bord et outils de suivi.
• Contribuer à l'amélioration continue des processus administratifs.

5. Organisation et animation de la vie du pôle

• Organiser les réunions, formations, webinaires et événements internes.
• Participer à la préparation et à l'animation des réunions mensuelles des référents techniques.
• Préparer les supports, comptes rendus et assurer le suivi des plans d'actions.
• Contribuer à la communication interne et à l'animation de la communauté Contract Management.

Compétences recherchées

• Bonne maîtrise du Pack Office, notamment Excel, ainsi que de SharePoint.
• Excellentes capacités d'organisation, de coordination et de suivi.
• Qualités rédactionnelles et esprit de synthèse.
• Autonomie, rigueur, réactivité et sens des priorités.
• Esprit d'initiative, aisance relationnelle et confidentialité.

Profil recherché

• Formation Bac +2 à Bac +5 en assistanat de direction, gestion administrative ou gestion de projet.
• Expérience dans une fonction similaire, idéalement en assistanat de direction ou en coordination opérationnelle.
• Une expérience dans l'ingénierie, le conseil ou le suivi des appels d'offres constitue un atout.

Nous recherchons une personne organisée, autonome et proactive, capable d'anticiper les besoins, de coordonner plusieurs sujets simultanément et de devenir un véritable relais de confiance pour la Responsable de Pôle.