Assistant(e) Direction Générale Adjoint - CDI _ Nantes

Nantes Métropole Habitat; Nantes; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Transports en commun pris en charge

Plan de mobilité

RTT 15 jours

Congés payés 31 jours

Tickets restaurants

Résumé du poste

Nantes Métropole Habitat recherche un Assistant(e) Direction Générale Adjoint, CDI à Nantes, pour apporter une assistance administrative et coordonner les actions de la DGA et des directions.

Vous gérez le planning et l’accueil, traitez le courrier, préparez les réunions et rédigez les comptes rendus; vous animez l’équipe d’assistants, assurez la continuité de service et le respect de la charte graphique.

Qualifications

• Issu d’une formation en assistanat, vous justifiez d'une expérience confirmée en assistanat de direction.
• Curiosité et esprit de synthèse avec des compétences rédactionnelles solides.
• Autonomie, adaptabilité et capacité à gérer l’urgence et prioriser l’activité.
• Excellente communication et sens de l’organisation au sein d’interlocuteurs variés.
• Maîtrise des outils bureautiques et numériques (Outlook, Teams).

Responsabilités

• Gérer le planning et l’agenda du DGA, accueil téléphonique et distribution du courrier.
• Mettre à jour l’organigramme et assurer la logistique des événements.
• Préparer les réunions, rédiger les comptes rendus et relevés de décision.
• Animer et coordonner les assistants de direction et assurer la continuité de service.
• Veiller au respect de la charte graphique et à la qualité des documents.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Rédaction

Communication

Autonomie

Formation

Formation en assistanat

Outils

Outlook

Teams

Description du poste

Assistant(e) Direction Générale Adjoint - CDI _ Nantes en CDI

Domaine d'activité :

Assistanat - Admin.ventes/ Accueil

Niveau de diplôme :

Temps de travail :

Date de publication :

Sous la responsabilité du directeur général adjoint, il/elle apporte une assistance administrative en matière d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de classement. Il/elle assure un rôle d’interface auprès des services de sa direction. Les missions sont les suivantes :

Gestion administrative et logistique de la direction

• Gère le planning et l’agenda du DGA,
• Effectue la réception et l’accueil téléphonique de la DGA et des directions entrants dans son portefeuille,
• Fait circuler l’information au sein de la DGA et des directions,
• Gère l’arrivée et le départ du courrier : distribue, oriente et classe le courrier au sein de la DGA et des directions,
• Assure une gestion spécifique de courriers relevant de son périmètre en lien avec l’assistante DG
• Met à jour l’organigramme de la DGA
• Gère d’un point de vue logistique, les évènements dont l’organisation est confiée à la direction (séminaires, réunions avec des partenaires, etc.)
• Contrôle et valide les documents/justificatifs des absences exceptionnelles.
• Procède à l’archivage d’information ou de document
• Assure la logistique et gère les fournitures de la DGA
• Gère les abonnements des directions (revues et adhésions) : bons de commande, factures

Gestion de l’organisation et du suivi des instances de régulation

• Anime et optimise la préparation des instances de gouvernance et commissions internes qui lui sont attribuées : planifie, contrôle le respect des délais et la forme de l’ensemble des documents soumis aux instances, met à jour le suivi du tableau de bord
• Prépare les réunions et rédige les comptes rendus ainsi que les relevés de décision des réunions internes,
• Rédige des documents : assure la saisie des lettres, courriers, rapports, notes, etc.,

Coordination/animation des assistant.e.s de direction

• Organise et régule son activité avec les assistant.e.s de direction,
• Prépare et anime les réunions de coordination avec les assistant.e.s de direction (échange et harmonisation sur les pratiques de travail, suivi du courrier, organisation de la circulation de l’information),
• Assure la continuité de service de l’assistant.e du DG et des autres assistant.e.s DGA en leur absence,
• Organise la continuité de service des assistant.e.s de direction de la DGA lors des absences.
• Assure la qualité des documents produits au sein de la direction (respect de la charte graphique, qualité de rédaction…) ainsi qu’aux directions composant la DGA.

Issu d’une formation en assistanat, vous justifiez d'une expérience confirmée sur un poste en assistanat de direction.

Vous faites preuve de curiosité et êtes capable d'acquérir une compréhension du métier exercé par les services avec lesquels vous travaillerez. Vous appréciez le travail transversal et collaboratif.

Vous possédez un esprit de synthèse et de solides compétences rédactionnelles.

Vous faites preuve d'autonomie et d’adaptation, d’organisation. Vous êtes en capacité de gérer l’urgence et de prioriser votre activité.

Vous adaptez votre communication à la diversité de vos interlocutrices/ interlocuteurs et faites preuve d'un excellent relationnel.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et êtes à l'aise avec les outils numériques (Outlook, Teams...). Ce poste est à pourvoir en CDI à temps plein à Nantes.

Les + NMH :

• Une entreprise reconnue qui assure sa mission sur le territoire depuis plus de 110 ans
• Accès transports en commun (75% pris en charge par l'employeur) et plan de mobilité entreprise (aides financières…)
• Un parcours d'intégration adapté pour tous les nouveaux collaborateurs par une communauté de facilitateurs
• Un plan de développement de compétences répondant aux évolutions des collaborateurs
• Temps de travail à 37H30 avec l'attribution de 15 jours de RTT et de 31 jours de congés payés
• Tickets restaurants d'une valeur de 9,50€ (60% pris en charge par l'employeur) et mutuelle d'entreprise (75% pris en charge par l’employeur)
• Avantages CSE (chèques vacances, chèque rentrée scolaire, arbre noël, sport, culture, sorties…)
• Charte télétravail et horaires variables