Assistant.e dialogue social et action sociale (F/H)

Ville de Rouen; Rouen; On-site; EUR 29,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Tickets restaurants 8€ (prise encharge

Aide au transport – Plan de Déplace

Job summary

Ville de Rouen recherche un(e) agent(e) administratif(ve) polyvalent(e) pour soutenir l’organisation et le suivi des commissions internes (CST et F3SCT). Vous préparerez les dossiers, organiserez les réunions et assurerez l’archivage et les comptes rendus.

Les missions impliquent une bonne maîtrise rédactionnelle, des qualités relationnelles et une aisance avec les outils bureautiques. Expérience en administration territoriale appréciée.

Qualifications

• Maîtrise de l'art de la rédaction et de la synthèse.
• Bonnes qualités relationnelles et diplomatie au quotidien.
• Organisation rigoureuse et suivi des priorités du service.
• Maîtrise des outils informatiques usuels (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, PDF).

Responsibilities

• Participer à l’organisation et au suivi des séances du CST et de la F3SCT.
• Préparer les dossiers CST et F3SCT et constituer les dossiers en respectant le rétroplanning.
• Organiser les convocations, invitations et réservations de salles pour les réunions.
• Rédiger et diffuser les comptes rendus et le suivi des décisions.
• Assurer la gestion administrative de l'agenda social et du suivi des réunions et des demandes.
• Suivre les relations avec les partenaires et les représentants du personnel et gérer les droits syndicaux.
• Effectuer le classement et l'archivage des documents papier et numériques.
• Veiller au suivi administratif des absences et des contingents.

Skills

Rédaction et synthèse

Organisation du travail

Qualités relationnelles et diplomatie

Discrétion

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

PDF

Job description

Contexte du recrutement et définition de poste Rouen, en tant que capitale régionale de la Normandie, offre un environnement dynamique, stimulant, avec un engagement fort en faveur du développement durable et du bien-être de ses habitants : La Ville a reçu 4 étoiles (sur 5) au Label Climat Air Energie. Le cœur de la ville, avec ses ruelles médiévales et sa célèbre cathédrale, reflète l’équilibre parfait entre tradition et innovation. Son centre-ville animé, ses espaces verts et sa proximité avec la Seine crée également un cadre de vie très agréable. Rejoindre la Mairie de Rouen, c’est contribuer à l’avenir d'une ville au service de ses citoyens. C’est aussi s’inscrire dans un collectif dynamique d’agentes et d’agents, qui promeut la qualité de vie au travail. Avec un Index égalité 2025 noté à 97 sur 100, vous rejoignez une administration qui agit pour l’égalité professionnelle.

Rejoignez-nous Pour Exercer Ces Missions

• Participer à l’organisation et suivre les séances du Comité Social Territorial (CST) et de la Formation Spécialisée en Santé, Sécurité et Conditions de Travail (F3SCT) dans le respect des procédures et des délais :
• Aider à la préparation des dossiers CST et F3SCT : impression et constitution des dossiers
• Aider à la préparation des séances dans le respect du rétroplanning des instances.
• Assurer l'organisation administrative et matérielle des instances et des réunions : préparation et envoi des convocations et invitations, réservation des salles.
• Assurer l'appui à la tenue et à l'actualisation de l'agenda social, notamment pour la programmation des réunions et le suivi des réservations.
• Assurer la diffusion et l’archivage des relevés de décisions, comptes rendus et procès-verbaux.
• Diffuser l’information post instance à destination des agents et assurer le suivi administratif des avis.
• Participer au suivi des relations avec les syndicats et gérer les droits syndicaux :
• Assurer la logistique des réunions.
• Rédiger les comptes rendus et en assurer la diffusion et le suivi.
• Assurer une veille des relations syndicales, notamment via la boite mail dédiée, sous couvert de la DRH.
• Gérer l’envoi des accusés de réception, transmission aux services compétents lorsque nécessaire et mise à jour du tableau de suivi des sollicitations.
• Collecter et centraliser les éléments nécessaires à la préparation des réponses aux sollicitations syndicales.
• Assurer la gestion administrative des autorisations d'absence et le suivi des contingents.
• Activités en lien avec la chargée de QVCT, action sociale et référente handicap :
• Suivre les tableaux de recensement (RQTH, ATI, PPR, apprentis, etc.) permettant d’effectuer la Déclaration annuelle Obligatoire pour l’Emploi des Travailleurs Handicapés (DOETH).
• Suivre l'envoi des tableaux au COSC (départs d'agents et prise en charge Astuce) ainsi que des remboursements effectués aux agents dans le cadre du dispositif Astuce. .
• Conventions et Protocoles relatifs à l’Action Sociale : assurer le lien avec l'agenda social, l’envoi des invitations, participer aux réunions et rédiger les comptes-rendus.
• Suivre les demandes d’extractions de données en lien avec l’équipe traitement sécurisation des flux.
• Missions transversales
• Classement et archivage physique et numérique.
• Missions et activités occasionnelles :
• Participer au recensement et au suivi administratif des mouvements de grève.
• Participer à l’organisation des élections des représentants du personnel.

Profil recherché

Et si c'était vous? Le/la candidat.e idéal.e maîtrise l'art de la rédaction et de la synthèse : il/elle sait structurer des écrits variés avec rigueur, clarté et concision. Doté.e de réelles qualités relationnelles, il/elle communique avec aisance auprès de publics divers — agents, élus, partenaires et usagers — et fait preuve en toutes circonstances de diplomatie, de discrétion et d'une neutralité exemplaire, indispensables à la fonction. Sensible à l'organisation du travail, il/elle planifie ses activités avec méthode, assure un suivi rigoureux et rend compte de ses missions avec fiabilité. Sa réactivité et son adaptabilité lui permettent de s'ajuster sans difficulté aux priorités changeantes du service. À l'aise avec les outils informatiques usuels (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, PDF), il/elle exploite pleinement l'environnement numérique de travail. Une expérience dans le domaine des ressources humaines constituerait un atout apprécié, de même qu'une bonne connaissance du statut et du cadre réglementaire régissant le fonctionnement d'une collectivité territoriale.

Information(s) complémentaire(s)

Rejoindre notre collectivité, c’est aussi bénéficier :

• De tickets restaurants d’une valeur faciale de 8€ (60% de prise en charge par la Ville)
• D’une aide financière pour les abonnements aux transports en commun et pour l’utilisation du vélo dans le cadre du Plan de Déplacement des Employés