Assistant.e de la Directrice — École Doctorale (Télétravail)

université paris saclay; Orsay; On-site; EUR 23,000 - 29,000; Full time

Benefits offered by this job

Activités culturelles et sportives

Restauration proche

Accompagnement développement pro

Télétravail partiel

Job summary

L’Université Paris-Saclay recherche un Assistant de la directrice de l’Ecole Doctorale « Innovation Thérapeutique, du Fondamental à l’Appliqué » à Orsay (91400). Vous assurez le secrétariat et le pilotage administratif des thèses et des inscriptions, en lien avec le service scolarité et la direction de l’ED.

Vous organiserez les soutenances, suivrez les contrats doctoraux et contribuerez à la gestion des données (ADUM) et à la communication avec les doctorants en français et en anglais.

Qualifications

• Maîtriser les outils informatiques (Word/Excel).
• De préférence maîtriser ADUM. Si nécessaire formations possibles sur cet outil.

Responsibilities

• Secrétariat de l’école doctorale n°569 de l’Université Paris-Saclay « Innovation thérapeutique : du fondamental à l’appliqué ».
• Assurer une présence dans le service de scolarité de l’UFR de Pharmacie pour répondre aux demandes des doctorants (inscription, soutenance de thèse, validation modules enseignements, renseignements divers…) et la réponse téléphonique aux doctorants non francophones.
• Inscription des doctorants avec validation du dossier d’inscription (document résumé sur l’avancement de la thèse, signatures du directeur de thèse et de pôles, attestation de financement pour les 1ères inscriptions).
• Organisation et participation aux réunions du bureau et du conseil de l'ED et rédaction des comptes-rendus des réunions de I'Ecole Doctorale
• Mise en ligne des projets de thèse sur ADUM
• Mise à jour de la base de données de l’Ecole Doctorale : répertorier les doctorants par année avec le directeur de thèse, le laboratoire d’accueil, le sujet de thèse, le financement, les publications obtenues et les modules d’enseignement validés (environ 290 doctorants inscrits, ~80 nouveaux doctorants/an, 80 soutenances de thèse/an).
• Mise à jour de la base de données de I’Ecole Doctorale sur ADUM
• Communication d’informations aux doctorants (français et en anglais), aux responsables de pôle et aux encadrants de l’ED
• Organisation des concours sur divers appels de financements doctoraux (autres que le concours de l'ED): FRM, ADI, CSC etc... Vérification des dossiers et envoi des dossiers aux membres du bureau de l'ED
• Vérification et organisation des dossiers FTLV
• Gestion des appels aux prix de thèse (de la GS HEADS, Chancellerie de Paris…)
• Relation avec l'administration de la GS HEADS et la Maison du Doctorat
• Mise à jour du site web de l'école doctorale
• Gestion de l'application SIREDO entre l'ED et le MESRI
• Suivi des demandes d'Habilitation à Diriger des Recherches (H.D.R.)
• Gestion et suivi des directions de thèse dans ADUM et des demandes de rattachement d’encadrant à l’Ecole Doctorale
• Rédaction et gestion des bons de commande Participation à l’activité du Service Scolarité
• Commande de fournitures pour le Service

Skills

Word/Excel

ADUM

Tools

ADUM

Job description

L’Université Paris-Saclay recherche un Assistant de la directrice de l’Ecole Doctorale « Innovation Thérapeutique, du Fondamental à l’Appliqué » à Orsay (91400). Vous assurez le secrétariat et le pilotage administratif des thèses et des inscriptions, en lien avec le service scolarité et la direction de l’ED.

Vous organiserez les soutenances, suivrez les contrats doctoraux et contribuerez à la gestion des données (ADUM) et à la communication avec les doctorants en français et en anglais.