Assistant(e) de la direction (H/F)

AGENCE REGIONALE DE SANTE GRAND EST; Épinal; Sur place; EUR 27 000 - 30 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Titres restaurant

Prime de panier

Résumé du poste

Agence Régionale de Santé Grand Est à Epinal recrute un(e) assistant(e) de direction en CDD 12 mois pour accompagner le directeur départemental en binôme avec une seconde assistante. Vous assurez la coordination entre l’équipe de direction, les services de l’ARS et les partenaires et vous gérez les dossiers et l’information avec discrétion.

Vous participez à l’organisation des réunions stratégiques, accueillez et orientez les usagers et vous préparez des supports écrits.

Qualifications

• Fiable et synthétique
• Bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles
• Réactif et force d’initiative
• Discrétion professionnelle

Responsabilités

• Assurer le suivi des rendez-vous pour les membres du CODIR afin d’assurer une continuité de représentation
• Préparer et anticiper les échéances (réunions, déplacements, urgences) et organiser les rendez-vous
• Être le relais entre les partenaires et les services de la DD
• Travailler en complémentarité avec la seconde assistante de direction et partager l’information utile
• Sécuriser et fluidifier la gestion de l’information (courriels, lettres, dossiers)
• Rédiger ou mettre en forme des courriers, notes et comptes rendus
• Participer à l’organisation des rencontres stratégiques
• Accueillir et orienter les usagers par téléphone ou sur place
• Participer au support administratif des services de la DD

Connaissances

Planification des tâches et gestiondes

Description du poste

Au sein de la Délégation Départementale des Vosges (DD88), vos missions seront les suivantes :Placé au cœur de la Délégation Départementale, l'assistant de direction exerce une fonction de confiance auprès du directeur départemental. En binôme avec une seconde assistante, vous contribuez à l'efficacité, la coordination et la transversalité entre l'équipe de direction, les services de l'ARS et ses partenaires.Le poste offre une forte diversité d'interlocuteurs et de sujets ainsi qu'une réelle autonomie avec l'opportunité de prendre en charge des dossiers ou sujets en propre.Pour ce faire, vous :- Assurez le suivi des rendez-vous pour les membres du CODIR (COmité de DIRection) afin d'assurer une continuité de représentation de l'Agence- Préparez et anticipez les échéances (organisation des réunions, déplacements, identification des urgences.)- Etes un relais entre les partenaires et l'ensemble des services de la DD, notamment dans l'organisation de rendez-vous complexes- Fonctionnez en complémentarité avec la seconde assistante de direction pour assurer la continuité de service, partager l'information utile et organiser une répartition fluide des activités- Sécurisez et fluidifiez la gestion de l'information (traitement et hiérarchisation des courriels et sollicitations, suivi des courriers et réponses, préparation de dossiers.)- Etes amené à rédiger ou mettre en forme des courriers, notes, comptes-rendus, relevés de décisions.- Participez à l'organisation des rencontres stratégiques- Accueillez et orientez les usagers extérieurs par téléphone ou physiquement (demande d'informations, réunion avec les partenaires)- Participez au support administratif des services de la DDVous savez :Organiser, prioriser et coordonner les activitésOrienter et accueillir les usagersAnticiper, prendre des initiatives et gérer les urgencesTravailler en équipeRendre compte, vous adapterUtiliser les outils bureautiquesVous connaissez :- Le fonctionnement et les missions des services de l'ARS et plus largement des administrations- Les règles administratives- Les techniques de communication

Vous êtes :

• Fiable et synthétique
• Doté de bonnes qualités rédactionnelle et relationnelle
• Réactif et force d'initiative
• Doté du sens de la discrétion professionnelle

Type de contrat CDD - 12 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Conditions de travail Autre
Salaire

• Salaire brut : Annuel de 26890.0 Euros à 29891.0 Euros sur 12.0 mois
• Titres restaurant / Prime de panier

Déplacements Déplacements: Jamais

Profil souhaité

Expérience

• 24 Mois Cette expérience est indispensable

Compétence

• Planification des tâches et gestion des priorités

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Employeur

500 à 999 salariés

L'Agence Régionale de Santé a été créée le 1er avril 2010 par la loi Hôpital Patients Santé Territoires (HPST). Elle est chargée du pilotage régional du système de santé. Elle définit et met en Suvre la politique de santé en région, au plus près des besoins de la population.

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