Assistant de direction (H/F)

Agence Régionale de Santé Grand Est (Ars Grand Est); Épinal; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Agence Régionale de Santé Grand Est (ARS Grand Est) recherche une personne pour soutenir la Délégation Départementale des Vosges (DD88) en tant qu’assistant(e) de direction. Vous assurerez le suivi des rendez-vous du CODIR, préparerez les échéances et vous positionnerez comme relais entre partenaires et services.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec la seconde assistante de direction, assurant la continuité du service, la hiérarchisation des informations et la rédaction de courriers

Qualifications

• Organiser, prioriser et coordonner les activités.
• Orienter et accueillir les usagers.
• Anticiper, prendre des initiatives et gérer les urgences.
• Travailler en équipe.
• Rendre compte, vous adapter.
• Utiliser les outils bureautiques.

Responsabilités

• Assurez le suivi des rendez‑vous pour les membres du CODIR afin d’assurer une continuité de représentation de l’Agence
• Préparez et anticipez les échéances (organisation des réunions, déplacements, identification des urgences…)
• Etes un relais entre les partenaires et l’ensemble des services de la DD, notamment dans l’organisation de rendez‑vous complexes
• Fonctionnez en complémentarité avec la seconde assistante de direction pour assurer la continuité de service, partager l’information utile et organiser une répartition fluide des activités
• Sécurisez et fluidifiez la gestion de l’information (traitement et hiérarchisation des courriels et sollicitations, suivi des courriers et réponses, préparation de dossiers…)
• Etes amené à rédiger ou mettre en forme des courriers, notes, comptes-rendus, relevés de décisions…
• Participez à l’organisation des rencontres stratégiques
• Accueillez et orientez les usagers extérieurs par téléphone ou physiquement (demande d'informations, réunion avec les partenaires)
• Participez au support administratif des services de la DD

Connaissances

Organisation

Priorisation

Coordination

Accueil usagers

Rédaction

Initiative

Travail en équipe

Rendre compte

Outils bureautiques

Description du poste

Au sein de la Délégation Départementale des Vosges (DD88)

Vos missions seront les suivantes :

• Assurez le suivi des rendez‑vous pour les membres du CODIR (COmité de DIRection) afin d’assurer une continuité de représentation de l’Agence
• Préparez et anticipez les échéances (organisation des réunions, déplacements, identification des urgences…)
• Etes un relais entre les partenaires et l’ensemble des services de la DD, notamment dans l’organisation de rendez‑vous complexes
• Fonctionnez en complémentarité avec la seconde assistante de direction pour assurer la continuité de service, partager l’information utile et organiser une répartition fluide des activités
• Sécurisez et fluidifiez la gestion de l’information (traitement et hiérarchisation des courriels et sollicitations, suivi des courriers et réponses, préparation de dossiers…)
• Etes amené à rédiger ou mettre en forme des courriers, notes, comptes-rendus, relevés de décisions…
• Participez à l’organisation des rencontres stratégiques
• Accueillez et orientez les usagers extérieurs par téléphone ou physiquement (demande d'informations, réunion avec les partenaires)
• Participez au support administratif des services de la DD

Profil recherché

Vous savez

• Organiser, prioriser et coordonner les activités
• Orienter et accueillir les usagers
• Anticiper, prendre des initiatives et gérer les urgences
• Travailler en équipe
• Rendre compte, vous adapter
• Utiliser les outils bureautiques

Vous connaissez

• Le fonctionnement et les missions des services de l’ARS et plus largement des administrations
• Les règles administratives
• Les techniques de communication

Vous êtes

• Fiable et synthétique
• Doté de bonnes qualités rédactionnelle et relationnelle
• Réactif et force d’initiative
• Doté du sens de la discrétion professionnelle

Présentation de Agence Régionale de Santé Grand Est (Ars Grand Est)

Agence Régionale de Santé Grand Est (ARS Grand Est)