Assistant(e) de gestion et de communication Incubateur F/H

Artsetmetiers; Paris; Hybrid; EUR 24,000 - 29,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail partiel (jusqu’à 3 jours/​

Participation transports

Restauration collective

Job summary

Arts et Métiers, incubateur du Campus de Paris, recherche un(e) assistant(e) de gestion et de communication pour assurer le bon fonctionnement administratif et financier de l’incubateur, en lien avec les startups et les services concernés.

Vous assurerez le suivi des dossiers, la préparation des événements et le reporting, avec une possibilité de télétravail jusqu’à 3 jours par semaine et un salaire annuel brut compris entre 24 et 29 K€. Bac+2 minimum et bonnes aptitudes bureautiques exigés.

Qualifications

• Expérience sur un poste similaire souhaitée.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et d’organisation (Excel/Teams).
• Savoir communiquer clairement à l’écrit et à l’oral.

Responsibilities

• Gérer les demandes d’achats, les demandes techniques, les badges et les déplacements.
• Gérer le planning de l’incubateur et l’organisation des réunions internes.
• Accueillir les intervenants extérieurs et préparer les salles.
• Constituer et suivre les dossiers administratifs et financiers des incubées.
• Effectuer un reporting régulier et assurer le suivi des projets financés.
• Contribuer à la communication de l’incubateur et soutenir les actions événementielles.

Skills

Gestion administrative et organisation

Proactivité

Relationnel

Rigueur

Education

Bac+2 minimum

Tools

Excel

Teams

Job description

Qui sommes-nous ?

Grand établissement technologique, Arts et Métiers compte 14 sites

et a pour mission principale de former les leaders des industries

responsables, qui conçoivent et mettent en œuvre les innovations

technologiques et organisationnelles impactantes, indispensables aux

transitions énergétiques environnementales et sociétales. Il forme

chaque année plus de 6 000 étudiant·e·s du bac+3 jusqu’au bac+8.

Par ses formations, ses 15 laboratoires et sa recherche partenariale, Arts

et Métiers est un acteur socio-économique au service des territoires.

Environnement du poste

L’incubateur Arts et Métiers du Campus de Paris a pour vocation de

favoriser la création d’entreprises industrielles innovantes et durables.

L’incubateur accueille en permanence une quinzaine d’entreprises, et

leur propose un accompagnement business et technologique pour les

aider dans leur développement. L’incubateur est en relation avec tous

les services et laboratoires du campus et avec des partenaires extérieurs

de l’écosystème du soutien à l’innovation.

Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la direction de

l’Incubateur, l’assistant(e) de gestion de l’Incubateur traite des tâches

dans l’intérêt de tout le service et prend ses instructions de l’ensemble

des membres de l’incubateur.

Missions et activités principales

L’assistant(e) de gestion et de communication de l’incubateur assure le

bon fonctionnement administratif et financier de l’incubateur, en lien

avec les entreprises incubées, les différents services de l’Ecole et les

partenaires extérieurs. Il/elle assure le bon fonctionnement

administratif et opérationnel de l’incubateur, notamment vis-à-vis des

entreprises incubées, et le suivi de l’activité de l’Incubateur, et apporte

un soutien aux activités de communication de l’Incubateur.

A ce titre, vous aurez les activités suivantes : Fonctionnement de l’incubateur : vous

- Gérez les demandes d’achats, les demandes techniques (réparations, travaux, parking…), les demandes de badges, les déplacements, les réservations de salle en utilisant les outils informatiques et en relation avec les services concernés

- Gérez le planning de l’incubateur et l’organisation des réunions internes, avec les incubés, et avec des extérieurs / formations / comités d’incubation : gestion des dates, invitations et rappels, compte rendus

- Accueillez les intervenants extérieurs : préparation des salles (équipements, documents…), commande de la restauration si besoin

- Constituez, mettez à jour et suivez les dossiers administratifs et financiers des entreprises incubées (documents demandés, contrats, assurances, état des lieux…) et les diffusez aux services concernés (services financiers, service qualité contrat, sécurité et prévention…)

- Effectuez un reporting régulier

- Renseignez et tenez à jour les outils de suivi de l’activité : CRM, tableaux de suivi (des documents administratifs et financiers, des réunions individuelles et mensuelles, des badges…), saisie de données des projets financés

- Organisez les points réguliers avec les services concernés : services financiers, patrimoine/travaux, sécurité et prévention, 2CRP

Evénements et animations : Communication et événement, vous :

- Participez à l’organisation des événements (journées portes ouvertes, démo days…) : préparation des salles, commandes, invitations, gestion des badges, accueils des visiteurs

- Contribuez à la communication réalisée sur les événements : photos, posts, articles

- Participez à l’animation du collectif des incubés

- Apportez un soutien à la communication de l’incubateur : lettre d’information aux startups, du campus, publications internes et externes, réseaux sociaux, en lien avec le service communication du Campus et de l’ENSAM

- Contribuez à réaliser les supports de communication de l’incubateur : fiches de présentation des entreprises, documentation

Types d’expériences requises : Expérience sur un poste similaire souhaitée

Niveau d’études : Bac +2 minimum

Profil du candidat

Diplôme, Expérience professionnelle et Savoirs :

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

Vous saurez adopter et utiliser les applications de l’intranet de l’ENSAM.

Vous maîtrisez les outils logiciels bureautique et d’organisation : classeurs Excel, Teams,

Des compétences dans les outils de communication (newsletter, graphisme…) seraient un plus

Savoir-faire opérationnel

La connaissance du monde de l’entreprenariat et de l’innovation serait un plus

Vous avez une excellente expression écrite et orale

Savoir-être

Proactivité, sens de l’initiative

Vous avez de la rigueur et de la précision dans les tâches administratives, un sens de l’organisation, vous savez suivre et gérer un projet, un planning, des tâches très variées et

Vous avez un bon relationnel avec des interlocuteurs différents. Vous acceptez de travailler en équipe et pour une équipe, dans un esprit de service pour les entreprises incubées, de prendre des tâches de l’ensemble de l’équipe quand c’est nécessaire.

Pourquoi rejoindre Arts et Métiers ?

Arts et Métiers s’engage pleinement pour lutter contre toute forme de discrimination et de violence, agir pour la qualité de vie au travail et la transition écologique, et renforcer l’expérience

Les recrutements sont fondés sur les compétences, sans distinction d’origine, d’âge, ou de genre.

Tous les postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Rejoindre Arts et Métiers, c’est également bénéficier d’un environnement de travail socialement

Temps de travail : Télétravail possible jusqu'à 3 jours par semaine, selon les nécessités et l'organisation du service et selon votre rythme de travail, jusqu’à 52 jours de congés par an.

Transports : participation de l’établissement aux frais de transports en commun à hauteur de 75 % (plafonnée à 104,04 €/mois) et forfait mobilité durable (FMD) jusqu’à 300 euros par an.

Santé : contrat collectif avec participation de l’employeur (https://www.mgen.fr/psc-agents

Ressources Humaines : des formations professionnelles et un accompagnement RH de

Vie des personnels : des offres de restauration collective, de loisirs, de sport et de culture ; des associations pour être acteur de la vie de votre campus.

Arts et Métiers traite vos données personnelles en conformité avec le RGPD et la loi informatique et libertés.

Ce traitement s’effectue aux fins de gestion de votre candidature et d’évaluation de vos compétences au regard du poste/du stage

pour lequel vous candidatez.

Pour tout exercice de droits sur vos données personnelles, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données d’Arts et Métiers à l’adresse [e-mail]

Pour connaitre de manière exhaustive les données collectées par l’ENSAM et les modalités de traitement de vos données, vous pouvez consulter la politique de protection des données personnelles Arts et Métiers y afférente ici.

https://artsetmetiers.fr/fr/nous-rejoindre

24 mois

24-29K€ bruts/an

• Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires
• Savoir-être