Gestionnaire administratif de formations en alternance F/H

Artsetmetiers; Metz; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail possible 3 jours/semaine

Transports publics pris en charge

Restauration collective

Job summary

Arts et Métiers Metz recherche un Gestionnaire administratif de formations pour assurer la gestion administrative et pédagogique des affaires courantes du service sur le campus. Vous accueillerez les usagers, suivrez les inscriptions et contribuerez au pilotage des cursus du Bachelor et du Programme Ingénieur de Spécialité.

Vous assurerez le suivi des jurys, la gestion des périodes d’alternance et des contrats d’apprentissage, tout en veillant à la qualité des procédures administratives et au

Qualifications

• Diplôme et expérience professionnelle : Vous êtes titulaire au minimum d’un baccalauréat et vous disposez idéalement d’une première expérience dans la gestion administrative, de préférence dans le champ de la formation continue ou de l’enseignement supérieur.
• Une bonne compréhension de l’environnement de l’enseignement supérieur et de la recherche, ainsi que des grandes missions qui le structurent (formation initiale, formation continue, recherche, orientation, diffusion et coopération), constituera un véritable atout pour ce poste.
• Savoirs et savoir-faire : Vous connaissez et comprenez les concepts de base de la gestion de la scolarité dans des situations connues et récurrentes.
• Vous appliquez les procédures de gestion simple de la scolarité dans un souci de qualité.
• Vous effectuez des actes simples et élémentaires de gestion administrative.
• Vous savez orienter les usagers du service.
• Vous maîtrisez l’outil informatique et les systèmes d’information.
• Vous savez élaborer et rédiger des documents.
• Savoir-être : Vous faites preuve d’autonomie, d’organisation et de rigueur.
• Vous faites preuve de polyvalence et d’une capacité d’adaptation.
• Vous savez gérer les priorités.
• Vous disposez de compétences relationnelles et travaillez facilement en équipe.
• Vous possédez des capacités rédactionnelles.
• Vous faites preuve d’initiative.

Responsibilities

• Contribuer à la gestion administrative et pédagogique des affaires courantes du service, accueillir et informer quotidiennement les usagers, les personnels enseignants et les personnes externes à l’établissement.
• Préparer et assurer le suivi des jurys Bachelor, en partenariat avec AMTalents (CFA école) et l’ISTP.
• Organiser les Commissions Exceptionnelles de Suivi de la Formation pour le Programme Ingénieur de Spécialité.
• Suivre les périodes en école et en entreprise, gérer les contrats d’apprentissage et de professionnalisation.
• Prendre part aux temps forts institutionnels du service et assurer la gestion des envois tout au long de l’année.

Job description

Qui sommes-nous ?

Grand établissement technologique, Arts et Métiers compte 14 sites

et a pour mission principale de former les leaders des industries

responsables, qui conçoivent et mettent en œuvre les innovations

technologiques et organisationnelles impactantes, indispensables aux

transitions énergétiques environnementales et sociétales. Il forme

chaque année plus de 6 000 étudiant·e·s du bac+3 jusqu’au bac+8.

Par ses formations, ses 15 laboratoires et sa recherche partenariale, Arts

et Métiers est un acteur socio-économique au service des territoires.

Le campus de Metz accueille environ 650 étudiants. La recherche

s’effectue au sein de deux unités reconnues par le ministère de

l’Enseignement supérieur et de la Recherche : le Laboratoire d’étude des

microstructures et de mécanique des matériaux (LEM3, UMR CNRS,

Université de Lorraine, ENSAM) ; le Laboratoire de conception,

fabrication et commande (LCFC, EA ENSAM, Université de Lorraine).

Environnement du poste

Le poste est rattaché au service des formations et s’inscrit dans une

équipe composée de 6 personnes. Vous travaillez en lien étroit avec la

Responsable du service des formations les autres services du campus,

les enseignants et enseignants-chercheurs et les services supports de la

Missions et activités principales

Au sein du campus ENSAM de Metz, vous intégrez le Service des

Formations et contribuez à la gestion administrative et pédagogique des

affaires courantes du service, notamment pour le Programme

Ingénieur·e de Spécialité et le Bachelor. Vos activités couvrent la

sélection des candidats, le suivi des parcours et de l’alternance, ainsi

que la préparation et le suivi des jurys. Vous accueillez et informez

quotidiennement les usagers, les personnels enseignants et les

personnes externes à l’établissement.

Suivi pédagogique des parcours et organisation des jurys

Assurer le suivi des périodes à l’école des élèves PIS et BACHELOR.

Suivi de l’arborescence Programme Ingénieur·e de Spécialité et BACHELOR : organiser les rattrapages, les revalidations et éditer les bulletins des élèves.

Organiser les Commissions Exceptionnelles de Suivi de la Formation pour le Programme Ingénieur·e de Spécialité

Préparer et assurer le suivi des jurys Programme Ingénieur de Spécialité Mécanique et mécatronique, en partenariat avec AMTalents (CFA école) et l’ISTP (Conseil des études et Jury de délivrance du

Localisation

Poste ouvert aux titulaires

et aux contractuels

Emploi de catégorie

Référentiel des métiers

17,7 Gestionnaire administratif

Durée du contrat (sidétachement ou contractuel)

12 mois

Quotité de travail

Fourchette de rémunération

Poste disponible à partir de

Date de publication

Gestionnaire administratif de formations en

Préparer et assurer le suivi des jurys Bachelor, en partenariat avec

AMTalents (CFA école)

Sélection des candidats et inscriptions administratives

Organiser la sélection d’entrée en Programme Ingénieur de

Spécialité, sur la base d’environ 280 dossiers de candidature.

Organiser la sélection d’entrée en BACHELOR.

Participer aux inscriptions administratives des étudiants de tous les

programmes du campus de Metz.

Gestion administrative de l’alternance et suivi des périodes en

entreprise

Assurer le suivi et la gestion des contrats d’apprentissage et de

professionnalisation des élèves de 3e année d’expertise du

Programme Grande École, du Programme Ingénieur·e de Spécialité

du programme de BACHELOR, en lien avec le CFA AMTALENTS

Assurer le suivi administratif des périodes en entreprise des élèves

PGE, PIS et BACHELOR sous statut d’apprentis.

Assurer le suivi de l’assiduité des élèves alternants dans Bsoft ainsi

que le suivi documentaire lié aux contrats de professionnalisation.

Appui aux audits et aux obligations de reporting

Assurer la gestion administrative avec le CFA AMTalents dans le cadre

des audits CTI, notamment la préparation des justificatifs, les

enquêtes ministérielles relatives à la formation continue et le Bilan

pédagogique et financier (BPF).

Participation à la vie du service et aux temps forts institutionnels

Prendre part aux temps forts institutionnels du service, notamment

aux élections et à la remise des diplômes, et assurer la gestion des

envois tout au long de l’année.

Contribuer à la gestion administrative et pédagogique des affaires

courantes du service, accueillir et informer quotidiennement les

usagers, les personnels enseignants et les personnes externes à

l’établissement, et participer aux tâches ponctuelles du service des

Profil du candidat

Diplôme et expérience professionnelle :

Vous êtes titulaire au minimum d’un baccalauréat et vous disposez idéalement d’une première

expérience dans la gestion administrative, de préférence dans le champ de la formation continue

ou de l’enseignement supérieur.

Une bonne compréhension de l’environnement de l’enseignement supérieur et de la recherche, ainsi

que des grandes missions qui le structurent (formation initiale, formation continue, recherche,

orientation, diffusion et coopération), constituera un véritable atout pour ce poste.

Savoirs et savoir-faire :

Vous connaissez et comprenez les concepts de base de la gestion de la scolarité dans des

situations connues et récurrentes.

Vous appliquez les procédures de gestion simple de la scolarité dans un souci de qualité.

Vous effectuez des actes simples et élémentaires de gestion administrative.

Vous savez orienter les usagers du service.

Vous maîtrisez l’outil informatique et les systèmes d’information.

Vous savez élaborer et rédiger des documents.

Savoir-être :

Vous faites preuve d’autonomie, d’organisation et de rigueur.

Vous faites preuve de polyvalence et d’une capacité d’adaptation.

Vous savez gérer les priorités.

Vous disposez de compétences relationnelles et travaillez facilement en équipe.

Vous possédez des capacités rédactionnelles.

Vous faites preuve d’initiative.

Pourquoi rejoindre Arts et Métiers ?

Arts et Métiers s’engage pleinement pour lutter contre toute forme de discrimination et de

violence, agir pour la qualité de vie au travail et la transition écologique, et renforcer l’expérience

Les recrutements sont fondés sur les compétences, sans distinction d’origine, d’âge, ou de genre.

Tous les postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Rejoindre Arts et Métiers, c’est également bénéficier d’un environnement de travail socialement

Temps de travail :

Télétravail possible jusqu'à 3 jours par semaine, selon les nécessités et

l'organisation du service et selon votre rythme de travail, jusqu’à 52 jours de congés par an.

Transports :

participation de l’établissement aux frais de transports en commun à hauteur de

75 % (plafonnée à 104,04 €/mois) et forfait mobilité durable (FMD) jusqu’à 300 euros par an.

Santé :

contrat collectif avec participation de l’employeur (https://www.mgen.fr/psc-agents-en-esr

Ressources Humaines :

des formations professionnelles et un accompagnement RH de

Vie des personnels :

des offres de restauration collective, de loisirs, de sport et de culture ;

des associations pour être acteur de la vie de votre campus.

Protection des données

Arts et Métiers traite vos données personnelles en conformité avec le RGPD et la loi informatique et libertés.

Ce traitement s’effectue aux fins de gestion de votre candidature et d’évaluation de vos compétences au regard du poste/du stage

pour lequel vous candidatez.

Pour tout exercice de droits sur vos données personnelles, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données d’Arts et

Métiers à l’adresse [e-mail]

Pour connaitre de manière exhaustive les données collectées par l’ENSAM et les modalités de traitement de vos données, vous

pouvez consulter la politique de protection des données personnelles Arts et Métiers y afférente ici.