Assistant(e) de gestion back office/middle office (H/F)

OPTIA CONSEIL; Le Havre; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

CRM

Signature électronique

Plateformes partenaires

Résumé du poste

OPTIA CONSEIL recherche un(e) Assistant(e) de gestion back office - middle office pour assister l’équipe de gestion de patrimoine au sein de notre département Opérations au Havre.

Rattaché(e) au Responsable des Opérations, vous prenez en charge le traitement administratif des dossiers, leur suivi et le reporting. Vous collaborez avec les CGP, les clients et nos partenaires afin d’assurer qualité, traçabilité et fiabilité des opérations.

Qualifications

• Formation de type Bac+2/3 en gestion/administration, finance, assurance, gestion de patrimoine ou équivalent.
• Première expérience réussie sur un poste similaire (back office, middle office, gestion de contrats, gestion de dossiers clients dans un environnement financier/patrimonial) souhaitée.
• Excellente organisation, rigueur et sens du contrôle.
• Bonne aisance avec les chiffres et les outils digitaux.
• Maîtrise indispensable de Excel et des outils bureautiques (Microsoft 365, Outlook).
• Bon relationnel, à l'aise par e-mail et au téléphone.
• Capacité à gérer les priorités, à travailler en autonomie et à anticiper les problèmes.

Responsabilités

• Gestion et suivi des dossiers clients : réception, analyse, contrôle de complétude et de cohérence, relances, mise à jour du CRM, archivage.
• Traitement des opérations patrimoniales : SCPI/immobilier, assurance-vie/PER/contrats d'épargne, gestion financière/comptes-titres, produits de défiscalisation.
• Contrôle et sécurisation : vérification des pièces obligatoires, conformité des documents signés, respect des procédures et des délais, identification des anomalies.
• Coordination avec la conformité : suivi des documents réglementaires et des demandes de compléments.
• Relation partenaires : envoi et suivi des dossiers, relances, résolution des blocages, obtention des documents définitifs.
• Support aux CGP : préparation des dossiers, information sur l'avancement, anticipation des blocages, production de tableaux de suivi.
• Relation client (selon organisation) : demandes de pièces, informations sur l'avancement, transmission d'attestations, réponses aux questions administratives.
• Reporting : mise à jour des tableaux de production, suivi des dossiers en attente, reporting auprès du Responsable des Opérations.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Autonomie

Bon relationnel

Gestion du temps

Formation

Bac+2/3 en gestion/administration, finance, assurance, gestion de patrimoine

Outils

Excel

Microsoft 365

Outlook

Description du poste

À propos du poste

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de gestion back office - middle office pour rejoindre notre équipe de gestion de patrimoine.

Rattaché(e) au Responsable des Opérations, vous assurez la gestion, le contrôle et le suivi administratif des dossiers clients, de la réception à la finalisation, en lien avec les Conseillers en Gestion de Patrimoine (CGP), les clients et nos partenaires (sociétés de gestion, assureurs, banques, plateformes).

Votre mission : garantir un traitement fiable, rapide, sécurisé et traçable des opérations, pour permettre aux conseillers de se concentrer sur leur activité commerciale et la relation client.

Vos missions

• Gestion et suivi des dossiers clients : réception, analyse, contrôle de complétude et de cohérence, relances, mise à jour du CRM, archivage.
• Traitement des opérations patrimoniales : SCPI/immobilier, assurance-vie/PER/contrats d'épargne, gestion financière/comptes-titres, produits de défiscalisation.
• Contrôle et sécurisation : vérification des pièces obligatoires, conformité des documents signés, respect des procédures et des délais, identification des anomalies.
• Coordination avec la conformité : suivi des documents réglementaires et des demandes de compléments.
• Relation partenaires : envoi et suivi des dossiers, relances, résolution des blocages, obtention des documents définitifs.
• Support aux CGP : préparation des dossiers, information sur l'avancement, anticipation des blocages, production de tableaux de suivi.
• Relation client (selon organisation) : demandes de pièces, informations sur l'avancement, transmission d'attestations, réponses aux questions administratives.
• Reporting : mise à jour des tableaux de production, suivi des dossiers en attente, reporting auprès du Responsable des Opérations.

Profil recherche

• Formation de type Bac+2/3 en gestion/administration, finance, assurance, gestion de patrimoine ou équivalent.
• Première expérience réussie sur un poste similaire (back office, middle office, gestion de contrats, gestion de dossiers clients dans un environnement financier/patrimonial) souhaitée.
• Excellente organisation, rigueur et sens du contrôle.
• Bonne aisance avec les chiffres et les outils digitaux.
• Maîtrise indispensable de Excel et des outils bureautiques (Microsoft 365, Outlook).
• Bon relationnel, à l'aise par e-mail et au téléphone.
• Capacité à gérer les priorités, à travailler en autonomie et à anticiper les problèmes.

Ce que nous offrons

• Un poste clé au cœur de l'activité patrimoniale, avec une vision globale des opérations.
• Un environnement de travail structuré, avec des procédures claires et des outils modernes (CRM, signature électronique, plateformes partenaires).
• Une évolution possible vers des fonctions de coordination, de référent processus ou de support avancé à la conformité et aux opérations.
• Un cadre de travail favorisant l'autonomie, la force de proposition et la montée en compétence sur les produits de gestion de patrimoine.