Assistant(e) de formation (H/F)

Bassin de Pompey; Saint-Avold; Sur place; EUR 22 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Bassin de Pompey recherche un(e) assistant(e) de formation en remplacement pour le service commun. Poste à 100% (37h/semaine) en CDD renouvelable, cadre de droit public dans l'Éducation nationale, lieu à Saint-Avold avec mobilité en Lorraine Est.

Vous assurez le suivi administratif des actions de formation, la constitution et l’actualisation des dossiers, et le traitement des données sur Kairos, Athéna et Défi.

Qualifications

• Connaissances du système de la formation professionnelle de l'Éducation nationale souhaitées
• Maîtrise d'Excel exigée
• Rigueur et précision dans les calculs
• Maîtrise du Pack Office et des outils informatiques
• Rédaction de courrier et suivi administratif

Responsabilités

• Assurer le suivi administratif des actions de formation (convocations, émargements, attestations)
• Constituer et actualiser les dossiers des apprenants et saisir les données dans les outils internes et les plateformes des financeurs
• Instruire les dossiers administratifs liés aux formations (prises en charge, remboursements, frais de déplacement)
• Gérer et suivre les dossiers apprenants: inscriptions, pièces justificatives, contrats, conventions, certificats
• Accueillir et orienter les publics tout au long du parcours de formation
• Suivre les indicateurs et produire les bilans via les tableaux de bord
• Collaborer avec les services supports (comptabilité, RH, informatique)
• Veiller au respect des procédures et contribuer à la démarche qualité
• Participer aux audits internes et externes

Connaissances

Excel

Rigueur

Gestion administrative

Chiffres

Aisance numérique

Travail en équipe

Rédaction

Planification

Confidentialité

Adaptabilité

Outils

Kairos

Athéna

Défi

Description du poste

Dans le cadre d'un remplacement, auprès du service commun, nous recherchons un(e) assistant(e) de formation. Quotité : 100% (37H00) en CDD renouvelable. Statut : Contrat de droit public - contractuel(le) de l'Éducation nationale. Lieu : Saint-Avold , mobilité sur la Lorraine Est.

Missions

• Assurer le suivi administratif des actions de formation : convocations, émargements, documents de formation, bilans, attestations, etc.
• Participer à la constitution et à l'actualisation des dossiers des apprenants et à la saisie des données dans les outils de gestion internes et les plateformes des financeurs (Kairos, Athéna, Défi, etc.).
• Instruire les dossiers administratifs liés aux formations : prises en charge, remboursements, frais de déplacement Région, etc.
• Participer à la gestion et assurer le suivi des dossiers apprenants : inscriptions, pièces justificatives, contrats, conventions, certificats.
• Accueillir, informer et orienter les publics (stagiaires, formateurs, entreprises) tout au long du parcours de formation.
• Suivre les indicateurs et contribuer à la production des bilans via les tableaux de bord.
• Collaborer avec les services supports (comptabilité, RH, informatique, etc.).
• Veiller au respect des procédures internes et administratives.
• Contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité.
• Respect des procédures administratives.
• Participer aux audits internes et externes.

Période : Du 01/10/2026 au 31/12/2026, renouvelable en année civile.

Compétences

• Connaissances du système de la formation professionnelle de l'Education Nationale souhaitées
• Maitrise d'Excel exigée
• Aisance avec les chiffres et rigueur dans les calculs demandés
• Aisance numérique
• Maîtrise du Pack Office et des outils informatiques
• Rédaction de courrier
• Planifier et respecter des délais, gestion des priorités et des imprévus
• Appliquer des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Rendre compte
• Sens de l'organisation, de la rigueur et de la fiabilité
• Discrétion, sens de la confidentialité
• Capacité d'adaptation, de réactivité et de gestion du stress
• Autonome et force de proposition
• Sens relationnel - écoute - diplomatie
• Goût pour se professionnaliser

Critères supplémentaires

Langues : La maîtrise de l'Allemand serait un plus

Logiciels : Pack Office

Outils : Maîtrise de l'outil informatique