Assistant/e de direction senior H/F

Defenseurdesdroits; Paris; On-site; EUR 26,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Restauration collective

Crèche

Conciergerie

Salle et cours de sport

Local vélo

Job summary

Le Défenseur des droits recherche un(e) assistant(e) de direction senior pour épauler la Secrétaire générale et assurer la gestion de l’agenda, l’organisation des rendez-vous et la préparation des documents nécessaires.

Poste en catégorie B, emploi permanent à temps plein (38 h/semaine) situé à Paris, rémunération brute annuelle selon grille et expérience, avec possibilité de télétravail partiel et conditions de travail adaptées.

Qualifications

• Bac ou Bac+2 et expérience professionnelle confirmée dans des fonctions similaires au sein d’administration complexe et sensible.

Responsibilities

• Gérer l’agenda de la Secrétaire générale, organiser les rendez-vous et planifier les réunions en fonction des priorités et échéances
• Préparer les documents ou les dossiers nécessaires à la tenue de ces rendez-vous et réunions
• Filtrer, renseigner et orienter les appels téléphoniques
• Gérer les alertes relatives au traitement des affaires urgentes
• Rédiger, mettre en forme tout document /courrier et veiller à leur transmission
• Réceptionner et assurer la ventilation des courriers et parapheurs
• Assurer la gestion de la transmission des documents en respectant les délais et en assurant leur traçabilité
• Suivre des projets ou des dossiers
• Assurer l’interface entre les services, les interlocuteurs extérieurs, le cabinet et les autres membres de la gouvernance
• Réserver les salles de réunion et les équipements informatiques
• Procéder à l’archivage, au classement des documents
• Traiter les dossiers ponctuels et assurer le suivi des affaires réservées
• Suivre l’avancement des courriers sur le logiciel Agora et procéder aux signatures électroniques
• Organiser et gérer les déplacements et frais de mission
• Gérer les fournitures

Skills

Rigueur

Autonomie

Organisation

Anticipation

Priorités

Travail en équipe

Rédaction

Synthèse

Confidentialité

Discrétion

Loyauté

Informatique

Communication

Diplomatie

Rendre compte

Education

Bac ou Bac+2

Job description

Notre société

Le Défenseur des droits est une autorité administrative indépendante créée en 2011 et inscrite dans la Constitution. Elle est chargée de défendre les droits et libertés individuelles dans le cadre des cinq domaines de compétences déterminés par la loi :

• la défense des droits et libertés dans le cadre des relations avec les services publics,
• la défense et la promotion de l’intérêt supérieur et des droits de l’enfant,
• la lutte contre les discriminations directes et indirectes et la promotion de l’égalité,
• le respect de la déontologie par les professionnels de la sécurité (police, gendarmerie, services privés de sécurité),
• l’orientation et la protection des lanceurs d’alerte.

Le Secrétariat Général (SG) a autorité sur les 7 directions de l’institution.

Garant du bon fonctionnement des services, du pilotage et de la mise en œuvre des priorités et de l’animation transversales des services, le SG assure également la cohérence et la transversalité des positions de l’Institution ainsi que de ses productions juridiques et décisions. Il propose et met en œuvre la stratégie d’action du Défenseur des droits.

Le Secrétariat général est composé de la Secrétaire générale, de trois conseillères et conseillers, d’une chargée de mission, d’une cheffe de projet, d’une gestionnaire et d’une assistante de direction.

Votre mission

Versant: Fonction publique d’Etat

Catégorie: B

Statut: Ouvert aux fonctionnaires (détachement sur contrat) et contractuels

Domaine fonctionnel: Direction et pilotage des politiques publiques

Métier: Assistant/te de Direction senior

Type d’emploi: Emploi permanent

Duréedu contrat: Emploi de contractuel ouvert aux fonctionnaires des 3 fonctions publiques de catégorie B par voie de détachement (d’une durée de 2 ans renouvelable) ou à toute autre personne susceptible d’être recrutée sur un contrat de droit public à durée déterminée (CDD) de 3 ans avec une période d’essai 3 mois renouvelable.

Management: NON

Poste à pourvoir à compter du: immédiatement

Date limite de candidature: 14/11/2026

Placé/e sous la responsabilité hiérarchique directe de la Secrétaire générale, l’assistant(e) est chargé/e de:

• Gérer l’agenda de la Secrétaire générale, organiser les rendez-vous et planifier les réunions en fonction des priorités et échéances
• Préparer les documents ou les dossiers nécessairesà la tenue de ces rendez-vous et réunions
• Filtrer, renseigner et orienter les appels téléphoniques
• Gérer les alertes relatives au traitement des affaires urgentes
• Rédiger, mettre en forme tout document /courrier et veiller à leur transmission
• Réceptionner et assurer la ventilation des courriers et parapheurs
• Assurer la gestion de la transmission des documents en respectant les délais et en assurant leur traçabilité
• Suivre des projets ou des dossiers
• Assurer l’interface entre les services, les interlocuteurs extérieurs, le cabinet et les autres membres de la gouvernance
• Réserver les salles de réunion et les équipements informatiques
• Procéder à l’archivage, au classement des documents
• Traiter les dossiers ponctuels et assurer le suivi des affaires réservées
• Suivre l’avancement des courriers sur le logiciel Agora et procéder aux signatures électroniques
• Organiser et gérer les déplacements et frais de mission
• Gérer les fournitures

Le profil idéal

Bac ou Bac +2 et expérience professionnelle confirmée dans des fonctions similaires au sein d’administration complexe et sensible.

• Rigueur
• Autonomie et sens de l’organisation
• Capacité d’anticipation et de gestion des priorités
• Capacité de travail en équipe
• Aptitudes rédactionnelles et de synthèse
• Confidentialité, discrétion et loyauté
• Maîtrise des outils informatiques
• Aptitudes relationnelles et de communication, diplomatie
• Capacité à rendre compte

En raison de l’importance et de la transversalité des contacts avec l’ensemble des services de l’Institution et de l’assistance permanente auprès de la Secrétaire générale, ce poste requiert une grande disponibilité

CONDITIONS D’EXERCICE

Contraintes : En qualité d’assistant(e) de direction, le/la titulaire du poste peut être amené/e à suppléer des assistants/es au sein de l’Institution lorsqu’ils/elles sont absents/es, en accord avec la Secrétaire générale

L’agenda de l’assistant/e de direction est tributaire de son supérieur hiérarchique direct: il peut lui être demandé de prévoir ses congés annuels en fonction des impératifs du calendrier de son supérieur hiérarchique direct

L’assistant/e de direction de la Secrétaire générale exerce ses fonctions en équipe et partage les dossiers qui lui sont confiés, en binôme avec la gestionnaire du Secrétariat général lors des absences respectives.

Régime horaire: 38 heures hebdomadaires

Congés: 25 jours de congés annuels et 18 jours RTT

Télétravail: la décision n°2022-37 du 17 mars 2022 relative aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail au sein du Défenseur des droits prévoit la possibilité de télétravailler à hauteur d’1 à 2 jours par semaine après accord du/de la supérieur/e hiérarchique, au terme d’un mois de présence dans l’institution avec une période d’adaptation. Il sera défini en articulation avec la gestionnaire du Secrétariat général et sous réserve de la décision individuelle.

REMUNERATION

Les règles de rémunération sont fixées par la décision n°2020-53 du 1er janvier 2020 modifiée portant adoption du règlement intérieur du Défenseur des droits.

Fonctionnaires: selon la grille indiciaire du grade détenu

Contractuels: fourchette de rémunération brute annuelle (26K€ et 42K€) et selon le diplôme et l’expérience professionnelle

CONTACTS

Lieu de travail: 3 place de Fontenoy – 75007 PARIS

Nous vous rappelons que conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert aux candidats/es reconnus /es travailleuses et travailleurs handicapés.

PRESTATIONS SUR SITE (partagées avec les services du Premier ministre)

Restauration collective, crèche, conciergerie, salle et cours de sport (accès payant), local vélo.