Assistant.e de direction (remplacement 6mois) F/H

Ville de Montreuil; Montreuil; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

La Ville de Montreuil recherche un(e) agent administratif(ve) pour la direction espace public et mobilité afin d’assurer le bon fonctionnement administratif de la collectivité.

Vous accueillerez, organisez les rendez-vous, traiterez les documents et assurerez la traçabilité des informations, du secrétariat à la préparation des parapheurs, avec écoute et discrétion.

Le poste est salarial dans le cadre B, selon grille indiciaire, avec primes et avantages collectifs propres à la collectivité.

Qualifications

• Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction ou de la collectivité.
• Suit les dossiers administratifs et assiste la direction dans la gestion des affaires en cours.
• Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.

Responsabilités

• Assister la directrice et la direction dans la gestion administrative courante Secrétariat, prise de rendez-vous, traitement et saisie des documents, suivi des dossiers et préparation des parapheurs.
• Organiser l’agenda, les réunions et les échéances de la direction Planification, préparation des documents, rédaction de comptes rendus et relevés de décisions, suivi des suites à donner et relances.
• Assurer la gestion, la circulation et la traçabilité de l’information Courriers papier et numériques, classement, archivage, tableaux de bord de suivi administratif et relances associées.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique, filtrer, orienter et renseigner les interlocuteurs internes et externes de la direction.
• Centraliser, prioriser et suivre les sollicitations adressées à la direction, en identifiant les urgences et en alertant la hiérarchie sur les points nécessitant une décision ou un arbitrage.

Description du poste

Filière : administrative

Catégorie : B

Direction: espace public et mobilité

Rémunération : Selon grille indiciaire + régime indemnitaire (prime) + avantages sociaux collectifs

Localisation : 1,place aimé cesaire 93100 Montreuil

Missions

Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et assiste la direction dans la gestion des affaires en cours. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.

ACTIVITES PRINCIPALES

• Assister la directrice et la direction dans la gestion administrative courante Secrétariat, prise de rendez-vous, traitement et saisie des documents, suivi des dossiers et préparation des parapheurs.
• Organiser l’agenda, les réunions et les échéances de la direction Planification, préparation des documents, rédaction de comptes rendus et relevés de décisions, suivi des suites à donner et relances.
• Assurer la gestion, la circulation et la traçabilité de l’information Courriers papier et numériques, classement, archivage, tableaux de bord de suivi administratif et relances associées.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique, filtrer, orienter et renseigner les interlocuteurs internes et externes de la direction.
• Centraliser, prioriser et suivre les sollicitations adressées à la direction, en identifiant les urgences et en alertant la hiérarchie sur les points nécessitant une décision ou un arbitrage.

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES

• Organiser les aspects logistiques de temps collectifsponctuels ; temps collectifs, temps conviviaux, séminaires, formations.
• Contribuer à l’accueil et à l’intégration administrative des nouveaux agents: informations pratiques, matériel, accès, organigramme.
• Assurer un appui ponctuel aux services et aux assistantes des services, selon les besoins et les priorités de la direction.

CONDITIONS D’EXERCICE

• Devoir de réserve
• Disponibilité vis-à-vis de sa hiérarchie
• Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité
• Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité

MOYENS

• Matériel bureautique
• Progiciels spécifiques, logiciels de bureautique
• Un standard téléphonique