ASSISTANT·E DE DIRECTION QUARTIERS ASSOCIATIONS JEUNESSE

Rennes; Rennes; Hybrid; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

Rennes Métropole et Ville de Rennes recherchent un assistant·e de direction au sein de la Direction Quartiers, Associations, Jeunesse. Vous organisez les agendas, suivez le courrier et mettez en forme des documents en collaboration avec la direction et les responsables de mission.

Vous assurez la circulation de l’information, accueillez stagiaires et nouveaux agents, et soutenez les services au quotidien. Le poste demande organisation, discrétion et sens du collectif, avec une forte dimension

Qualifications

• Organisation et autonomie dans la gestion administrative quotidienne.
• Rigueur et sens du détail dans la rédaction et le classement des documents.
• Bon relationnel et discrétion dans le traitement des informations sensibles.

Responsibilities

• Gérer les agendas et les réunions en lien avec la direction et les responsables de mission.
• Préparer convocations, ordres du jour, dossiers et comptes rendus pour les réunions.
• Suivre le courrier et la messagerie et orienter les sollicitations vers les interlocuteurs adaptés.
• Rédiger et mettre en forme courriers, notes et rapports.

Skills

Organisation

Autonomie

Discrétion

Relationnel

Rigueur

Réactivité

Esprit d’équipe

Job description

Collectivité Rennes Métropole et Ville de Rennes

Service Direction Quartiers, Associations, Jeunesse

Type d'emploi Emploi permanent

Direction Direction Quartiers, Associations, Jeunesse

Cadre d'emplois Adjoints administratifs territoriaux

Réf. 2026-TJ-4715

Date prévisionnelle d'embauche 01/02/2027

Rennes Ville & Métropole et ses 6000 agentes et agents œuvrent au quotidien pour faire de leur territoire un lieu de vie dynamique, en phase avec les enjeux d’aujourd’hui et de demain. Nous rejoindre, c'est faire le choix d'intégrer une collectivité qui mise sur la diversité des profils, l'accompagnement des parcours et la qualité de vie au travail.

Vous êtes à la recherche d’un nouveau défi professionnel dans un environnement porteur de valeurs et de sens ? Rennes Ville & Métropole peut devenir votre nouvelle terre d’accueil.
#proximité
#engagement #solidarité
#intelligencecollective

Informations générales

Le contexte

Au sein de la Direction Quartiers, Associations, Jeunesse, composée de 90 agentes et agents, vous contribuez au bon fonctionnement d’une direction au cœur de plusieurs politiques publiques de proximité : jeunesse, vie des quartiers, vie associative, action socio-éducative, engagement citoyen et soutien aux initiatives locales.

En lien étroit avec la Directrice et la coordinatrice Assistance et ressources, vous occupez un rôle central dans l’organisation quotidienne de la direction. Interface entre les responsables, les équipes, les services municipaux et métropolitains, les élus et les partenaires extérieurs, vous facilitez la circulation de l’information et contribuez à la fluidité de l’activité.

Le sens du poste

Véritable point d’appui de la direction, vous permettez à chacun de disposer des bonnes informations au bon moment et contribuez à sécuriser le suivi administratif des activités.

Organisation des agendas et des réunions, gestion du courrier et de la messagerie, mise en forme de documents, suivi des moyens communs, accueil des nouveaux agents ou encore appui à la campagne de soutien à la vie associative : votre activité est variée et nécessite à la fois rigueur, réactivité et sens du collectif.

Ce poste offre ainsi une vision transversale du fonctionnement d’une direction et de nombreux contacts, avec une place importante accordée à l’autonomie et à la qualité de la relation avec les interlocuteurs.

Rejoignez-nos équipes pour devenir notre futur·e assistant·e de direction !

1. Être le point d’appui administratif de la direction

• Organiser et suivre les agendas, rendez-vous et réunions en lien avec la direction et les responsables de mission.
• Préparer les réunions : convocations, ordres du jour, dossiers, réservations et comptes rendus.
• Assurer le suivi du courrier et de la messagerie, en orientant les sollicitations vers les bons interlocuteurs.
• Rédiger et mettre en forme courriers, notes, rapports, tableaux et autres documents.

2. Faciliter la circulation de l’information et le fonctionnement collectif

• Organiser et fiabiliser les informations partagées au sein de la direction et veiller à leur accessibilité.
• Assurer un rôle de correspondant·e informatique et contribuer au suivi des équipements et des arrivées des nouveaux collaborateurs.
• Suivre les congés et RTT et assurer le rôle de référent·e sur l’outil @congés.
• Participer à l’accueil et à l’installation des stagiaires et nouveaux agents.
• Assurer une continuité de service en étant en capacité de remplacer les autres secrétariats de la direction.

3. Contribuer au suivi administratif de la vie associative

• Apporter un appui au chargé de mission vie associative dans le cadre de la campagne FAVA fonctionnement.
• Préparer et diffuser les informations et invitations auprès des associations.
• Participer au suivi administratif des demandes et des notifications de subventions.
• Contrôler la recevabilité et la complétude des dossiers et assurer le lien avec les collègues concernés, notamment les services comptables.
• Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques et numériques.
• Bonne maîtrise de l’orthographe, de la syntaxe et des règles de rédaction administrative.
• Capacité à organiser son activité, gérer les délais et hiérarchiser les priorités.
• Capacité à prendre des initiatives et à faire preuve de réactivité face aux imprévus.
• Une connaissance de l’environnement territorial est appréciée.

Savoir-être

• Vous êtes organisé·e, autonome et fiable dans le suivi de vos activités.
• Vous savez faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations traitées.
• Vous disposez d’un bon relationnel et savez adapter votre communication à la diversité de vos interlocuteurs.
• Vous appréciez le travail en équipe et savez vous positionner comme un véritable point d’appui pour une direction.
• Votre qualité d’expression, tant orale qu’écrite, vous permet d’être à l’aise dans des échanges avec des interlocuteurs variés.

Compétences pouvant être acquises en poste

• La connaissance fine de l’organisation et du fonctionnement de la collectivité.
• Les spécificités des politiques publiques portées par la Direction Quartiers, Associations, Jeunesse.
• Les procédures et outils internes propres à l’activité de la direction.

Condition de recrutement externe

Vous êtes titulaire de la fonction publique ? Ce poste est ouvert aux candidatures des agents titulaires du cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux par voie de mutation, aux lauréats du concours correspondant ainsi qu'aux agents titulaires des cadres d'emplois équivalents par voie de détachement.

Vous n'êtes pas fonctionnaire et n'avez pas de concours de la fonction publique ? Vous pouvez tout de même candidater pour ce poste et devenir fonctionnaire territorial après une année en poste(les candidatures de fonctionnaires restant prioritaires).

Vous êtes bénéficiaire d'une Reconnaissance en Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH) ? Nos collectivités sont handi-accueillantes : des dispositions favorisant l'accès à l'emploi public des personnes concernées y sont mises en œuvre, sans condition d'ancienneté. Vous pouvez postuler sur ce poste pour devenir fonctionnaire territorial après un an de contrat.

Contact(s) et informations générales

Pour toute demande d'informations complémentaire, n'hésitez pas à contacter Vefa LE BEC, Coordinatrice assistance et ressources : [e-mail].

Merci de ne pas utiliser cette adresse pour envoyer vos candidatures et de la réserver aux demandes d'informations liées au poste. Seules les candidatures transmises via notre plateforme en ligne pourront être étudiées dans les meilleures conditions. Nous vous remercions par avance pour votre compréhension.

Les entretiens se dérouleront désormais le mercredi 25 novembre matin.