ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F) (Nouvelle fenêtre)

Ch Le Vinatier; Bron; Hybrid; EUR 18,000 - 22,000; Full time

Benefits offered by this job

Crèche hospitalière

Conciergerie

Chèques déjeuner

Association sportive

Remboursement TCL 75%

Forfait mobilité durable

CGOS

Job summary

Centre Hospitalier le Vinatier recherche une assistante de direction pour assurer la coordination des agendas, le secrétariat et l’appui aux actions de communication et de logement au sein de la Direction Générale.

Vous rédigez les courriers, préparez les dossiers, participez aux instances et assurez l’accueil et la gestion des logements. Diplôme Bac+2 et expérience en secrétariat exigés; poste à pourvoir immédiatement.

Qualifications

• Diplôme de niveau Bac à Bac+2 dans le domaine du secrétariat, de l'assistanat de direction ou de la gestion administrative.
• BTS Support à l'action managériale (SAM) ou diplôme équivalent.
• Expérience en secrétariat de direction.
• Une expérience dans le secteur hospitalier serait appréciée.
• Expérience dans l'assistance auprès d'une direction.

Responsibilities

• Contribuer au bon fonctionnement de la Direction Générale en assurant la coordination des agendas et des déplacements, le suivi des activités de secrétariat et un appui aux actions de communication et à la gestion des logements.
• Gérer les agendas et le planning, organiser les réunions et les déplacements, assurer le planning de garde.
• Rédiger, mettre en forme et suivre les courriers; assurer l'accueil physique et téléphonique; préparer les dossiers pour les réunions; participer aux instances et rédiger les comptes rendus et PV; publier les délégations de signature; gérer les fournitures et les salles.
• Apporter un appui à l’équipe de la communication et concevoir des supports de communication et des documents institutionnels.
• Mission logement: gestion des demandes, contractualisation, suivi et départs des occupants, états des lieux et logistique associée.

Skills

Secrétariat de direction

Gestion administrative

Accueil et courrier

Gestion des agendas

Education

Bac à Bac+2 (Secrétariat/Action managériale)

BTS SAM ou équivalent

Job description

Le Vinatier Psychiatrie Universitaire Lyon Métropole est un établissement de référence nationale en psychiatrie. Son campus hospitalier, situé sur la commune de Bron, aux portes de Lyon, est un des plus grands ensembles hospitaliers, universitaires et de recherche dédiés à la santé mentale d’Europe.

Il déploie son activité à la fois sur son site principal mais également sur de nombreux sites extra-hospitaliers, au cœur de la Métropole de Lyon, situés au plus près du lieu de vie du patient. Organisé autour de 10 Pôles de Soins, l’établissement dispose de l’ensemble des niveaux d’intervention, des soins courants aux activités de recours et d’expertise.

Le Vinatier Psychiatrie Universitaire Lyon Métropole défend un projet de santé globale, soucieux de l’implication des usagers comme des professionnels. Il porte un modèle d’organisation durable dans lequel les professionnels sont accompagnés dans leur montée en compétences et reconnus dans leur pouvoir d’agir.

Notre établissement est devenu en quelques années un acteur de premier plan de l’innovation en santé mentale. La transformation systémique de son offre de soins fait aujourd’hui du Vinatier un modèle pouvant faire référence pour les soins psychiatriques en France et en Europe.

Rejoindre Le Vinatier, c’est aussi bénéficier de nombreux avantages sociaux : crèche hospitalière, service de conciergerie, self ou chèques déjeuner, association sportive, prise en charge partielle de l’abonnement TCL, forfait mobilité durable et CGOS.

Dans le cadre de la politique handicap, les postes sont ouverts à toutes les candidatures professionnelles.

Activités principales

L’assistante de direction contribue au bon fonctionnement de la Direction Générale en assurant la coordination des agendas et des déplacements, le suivi des activités de secrétariat ainsi qu’un appui aux actions de communication ou la gestion des logements.

Gestion des agendas et de planning(DG – DGA – Direction des affaires financières – Direction expérience patients) :

• Planification des rendez-vous
• Organisation des réunions et coordonner les éléments nécessaires à leur tenue.
• Organisation des déplacements
• Assurer l’organisation du planning de garde

Gestion des agendas et de planning(DG – DGA – Direction des affaires financières – Direction expérience patients) :

• Planification des rendez-vous
• Organisation des réunions et coordonner les éléments nécessaires à leur tenue.
• Organisation des déplacements
• Assurer l’organisation du planning de garde

Secrétariat:

• Rédiger, mettre en forme et suivre les courriers.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique ; réceptionner, filtrer et orienter les appels, les courriers et les demandes adressés à la Direction Générale et aux directeurs adjoint.
• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions.
• Participer aux instances, notamment au Conseil de surveillance et au Conseil des chefs de pôle.
• Préparer les ordres du jour et les supports de présentation, puis rédiger les comptes rendus.
• Rédiger les procès-verbaux du Conseil de surveillance et de la Commission des usagers (CDU).
• Assurer la publication des délégations de signature.
• Gérer les fournitures, matériels et réservation de salles de réunion

Apporter un appui à l’équipe de la communication, notamment pour les actions et supports suivants :

• Conception des évaluations CAP 2028 (année 1 et 2).
• Mise en forme de documents pour les unités.
• Conception de supports de communication (numériques et papiers).
• Participation au Comité de pilotage de l’expérience patient (mensuel) sur la stratégie de communication.
• Autres documents institutionnels.

Activités spécifiques

Mission Gestion des logement s :

• Assurer la gestion administrative courante du parc de logements du Centre Hospitalier
• Gestion des demandes de logement et des arrivées des occupants: instruction et enregistrement des demandes, attribution, demandes d’informations complémentaires et gestion logistique des arrivées.
• Contractualisation: rédaction des conventions et des avenants, enregistrement des documents et suivi des états de lieux.
• Gestion courante et suivi durant l’occupation du logement: Répondre et/ou transférer les demandes.
• Gestion des départs des occupants: enregistrement et planification des sorties, information du sortant et traitement post-départ.

1. Gestion des demandes de logement et des arrivées des occupants

• Instruction des demandes : recueillir et centraliser l'identité complète des demandeurs, leurs coordonnées, leur statut et leur pôle d'affectation.
• Enregistrement des demandes : mettre à jour le tableau des demandes de logement
• Traitement des demandes spécifiques : en coordination avec la DAG
• Attribution : Rechercher les logements disponibles, formuler les propositions aux futurs occupants et recueillir leur acceptation.
• Refus: réponse de refus et inscription sur liste d’attente
• Demandes d’informations complémentaires: proposition des kits de linge, demande des attestations d’assurance et des attestations du nombre de personnes logées.
• Préparation logistique de l'arrivée : mise en lien des occupants avec le service proximité pour les états des lieux, demande de kits.

2. Contractualisation

• Rédaction : rédiger et mettre à la signature les conventions d'hébergement (ou avenants), ainsi que les attestations d'hébergement ou de réservation.
• Enregistrement : enregistrer les conventions signées des deux parties dans le tableau de suivi des conventions et dans le serveur
• Suivi des états des lieux : envoyer l'état des lieux d’entrée finalisé à l'occupant et l'enregistrer dans le dossier commun partagé.

3. Gestion courante et suivi durant l'occupation du logement

• Transférer les demandes techniques à la DAI
• Répondre aux demandes courantes

4. Gestion des départs des occupants

• Enregistrement de la sortie : réceptionner le préavis de départ ou acter le terme de la convention de logement.
• Planification de la sortie : mettre l'occupant en relation avec le Service Proximité pour fixer le rendez-vous d'état des lieux de sortie (EDLS).
• Information du sortant : communiquer auprès de l'occupant les consignes obligatoires de restitution des clés et les exigences de nettoyage du logement avant l'EDLS.
• Traitement post-départ : réceptionner l'EDLS de la part du Service Proximité, le renvoyer à l'occupant et l'archiver dans le dossier commun, mettre à jour le tableau de suivi des occupants.

Exigences du poste

• Diplôme de niveau Bac à Bac +2 dans le domaine du secrétariat, de l'assistanat de direction ou de la gestion administrative.
• BTS Support à l'action managériale (SAM) ou diplôme équivalent.
• Expérience en secrétariat de direction.
• Une expérience dans le secteur hospitalier ou au sein de la Fonction publique serait appréciée.
• Expérience dans l'assistance auprès d'une direction.

Le poste est à pourvoir dès que possible.

Salaire plancher : 1 800€ net/mois.

28 CA et 20 RTT pour une année pleine

Remboursement des abonnements TCL à hauteur de 75%