SECRETAIRE ADMINISTRATIVE - CENTRE RESSOURCE TDAH (H/F) (Nouvelle fenêtre)

Ch Le Vinatier; Bron; Hybrid; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Job summary

Centre Hospitalier le Vinatier recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir le CRTDAH et l’équipe secrétariat, assurer l’accueil et l’orientation des familles et professionnels, et garantir la traçabilité des demandes.

Vous contribuerez à la tenue des tableaux de bord et à la préparation de rapports, tout en veillant à la confidentialité et au respect des procédures internes.

Qualifications

• Formation en secrétariat, gestion administrative ou assistanat de direction.
• Baccalauréat professionnel ou BTS dans le domaine du secrétariat, de la gestion administrative ou de l'assistanat, selon le profil.
• Expérience du secrétariat ou de la gestion administrative souhaitée.
• Accueil téléphonique idéalement dans le secteur sanitaire ou médico-social.
• Maîtrise des outils bureautiques usuels (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Bonne maîtrise de l’expression écrite et de la mise en forme de documents.

Responsibilities

• tenir à jour les agendas partagés, calendriers d'actions et listes de contacts.
• organiser les réunions, groupes de travail et instances : planification, invitations, salles ou visioconférences.
• assurer le suivi des inscriptions, présences, échéances et réponses.
• préparer les dossiers de séance, prendre des notes et diffuser les relevés de décisions ou comptes rendus.
• assurer le classement et l'archivage des documents partagés.
• gérer les boîtes fonctionnelles et sollicitations administratives.

Skills

Word (maîtrise)

Excel

PowerPoint

Outlook

Gestion des agendas

Rédaction professionnelle

Communication téléphonique

Education

Baccalauréat professionnel ou BTS secrétariat / gestion administrative

Formation secrétariat

Tools

Outils de visioconférence

Teams/Zoom

Espaces documentaires collaboratifs (SharePoint)

Job description

Le Vinatier Psychiatrie Universitaire Lyon Métropole est un établissement de référence nationale en psychiatrie. Son campus hospitalier, situé sur la commune de Bron, aux portes de Lyon, est un des plus grands ensembles hospitaliers, universitaires et de recherche dédiés à la santé mentale d’Europe.

Il déploie son activité à la fois sur son site principal mais également sur de nombreux sites extra-hospitaliers, au cœur de la Métropole de Lyon, situés au plus près du lieu de vie du patient. Organisé autour de 10 Pôles de Soins, l’établissement dispose de l’ensemble des niveaux d’intervention, des soins courants aux activités de recours et d’expertise.

Le Vinatier Psychiatrie Universitaire Lyon Métropole défend un projet de santé globale, soucieux de l’implication des usagers comme des professionnels. Il porte un modèle d’organisation durable dans lequel les professionnels sont accompagnés dans leur montée en compétences et reconnus dans leur pouvoir d’agir.

Notre établissement est devenu en quelques années un acteur de premier plan de l’innovation en santé mentale. La transformation systémique de son offre de soins fait aujourd’hui du Vinatier un modèle pouvant faire référence pour les soins psychiatriques en France et en Europe.

Rejoindre Le Vinatier, c’est aussi bénéficier de nombreux avantages sociaux : crèche hospitalière, service de conciergerie, self ou chèques déjeuner, association sportive, prise en charge partielle de l’abonnement TCL, forfait mobilité durable et CGOS.

Dans le cadre de la politique handicap, les postes sont ouverts à toutes les candidatures professionnelles.

Activités principales

1.1. Appui administratif et organisationnel au CRTDAH

• tenir à jour les agendas partagés, calendriers d'actions et listes de contacts ;
• organiser les réunions, groupes de travail et instances : planification, invitations, salles ou visioconférences, préparation et diffusion des documents ;
• assurer le suivi des inscriptions, présences, échéances et réponses ;
• préparer les dossiers de séance, prendre des notes et mettre en forme les relevés de décisions ou comptes rendus ;
• assurer le classement et l'archivage des documents partagés ;
• gérer les boîtes fonctionnelles, courriers et sollicitations administratives ;
• contribuer à la logistique des événements, formations et actions de sensibilisation.

1.2. Appui au suivi de l'activité et aux rapports

• recueillir et consolider, avec le chef de projet et les professionnels concernés, les données nécessaires au suivi de l'activité ;
• tenir à jour les tableaux de bord, outils de suivi et indicateurs du CRTDAH ;
• mettre en forme les bilans, rapports d'activité, présentations et documents institutionnels ;
• veiller à la qualité, à la cohérence et à la traçabilité des informations recueillies.

1.3. Accueil téléphonique, information et orientation de premier niveau

Cette mission est développée progressivement, après définition des procédures, outils et circuits de réponse du CRTDAH.

• assurer l'accueil téléphonique des familles, des personnes concernées et des professionnels ;
• écouter, identifier et reformuler la demande dans les limites de son champ de compétences ;
• apporter une information générale, fiable et validée sur le rôle et le fonctionnement du CRTDAH ;
• orienter l'interlocuteur vers le membre de l'équipe, le pôle territorial ou la ressource adaptée selon les procédures établies ;
• transmettre au professionnel compétent toute demande nécessitant une analyse clinique, une réponse spécialisée ou présentant un caractère sensible ou urgent ;
• assurer la traçabilité des appels, demandes et suites données ;
• respecter la confidentialité, le secret professionnel et les règles de protection des données.

1.4. Travail en équipe et continuité de service

• participer aux réunions de l'équipe du pôle pivot et, selon les besoins, aux temps institutionnels du CRA RA ;
• travailler en coordination avec les secrétaires du CRA RA et contribuer à la continuité de l'accueil et du secrétariat ;
• signaler les difficultés récurrentes et besoins émergents afin de contribuer à l'amélioration des procédures ;
• rendre compte de son activité et alerter sur les échéances ou situations nécessitant un arbitrage.

Exigences du poste

1. COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

1.1. Formation souhaitée

• Formation en secrétariat, gestion administrative ou assistanat de direction.
• Baccalauréat professionnel ou BTS dans le domaine du secrétariat, de la gestion administrative ou de l'assistanat, selon le profil.

1.2. Expérience professionnelle

• Expérience professionnelle du secrétariat ou de la gestion administrative souhaitée.
• Une expérience de l'accueil téléphonique, idéalement dans le secteur sanitaire ou médico-social, est appréciée.

1.3. Compétences et connaissances attendues

• excellente maîtrise des outils bureautiques usuels : Word, Excel, PowerPoint et Outlook ;
• maîtrise des outils de visioconférence, agendas partagés et espaces documentaires collaboratifs ;
• capacité à organiser des réunions, gérer plusieurs échéances et hiérarchiser les priorités ;
• bonne maîtrise de l'expression écrite, de l'orthographe et de la mise en forme de documents ;
• capacité à renseigner des tableaux de suivi et à contribuer à la préparation de rapports ;
• aisance téléphonique et communication adaptée à des interlocuteurs variés ;
• capacité à identifier les limites de son rôle et à transmettre au professionnel compétent ;
• respect des règles de confidentialité, du secret professionnel et de la protection des données.

1.4. Qualités professionnelles attendues

• organisation, rigueur, fiabilité et sens des priorités ;
• polyvalence, réactivité et capacité d'adaptation ;
• qualités relationnelles, sens de l'accueil et écoute ;
• goût du travail en équipe et aptitude à coopérer au sein d'une équipe pluridisciplinaire ;
• discrétion professionnelle, discernement et maîtrise de soi ;
• autonomie dans son champ de compétences et capacité à rendre compte.