Assistant(e) de Direction H/F

Les papillons d'aix entreprises - ASVA; Montmélian; On-site; EUR 29,000 - 42,000; Full time

Job summary

L'association Les papillons d'aix, via l'Entreprise Adaptée ASVA à Montmélian, recherche un/une chargé(e) de coordination administrative et soutien à la direction. CDI à temps plein, 35h, intégré à l'équipe.

Sous la responsabilité de la direction, vous organisez les activités quotidiennes, suivez les dossiers, préparez les réunions et assurez la gestion documentaire, la confidentialité et le lien avec les services supports, partenaires et clients.

Qualifications

• Formation Bac+2 minimum (SAM, GPME ou équivalent).
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.
• Rigueur, sens de l’organisation et confidentialité.

Responsibilities

• Gestion des agendas, priorités et échéances.
• Préparation des dossiers, supports et réunions.
• Rédaction de courriers, notes, rapports et présentations.
• Suivi des actions et relances.
• Gestion des dossiers et archivage.
• Interface avec les services support, partenaires et fournisseurs.
• Appui administratif RH (embauches, absences, formations).
• Suivi de la facturation et du suivi commercial.

Skills

Maîtrise outils bureautiques

Rigueur

Organisation

Communication écrite

Tableaux de bord

Education

Bac +2 minimum (SAM/GPME)

Tools

ERP

Job description

L?association les papillons d?aix pilote une offre de services à destination d?enfants et d?adultes en situation de handicap. Son périmètre d?intervention se situe au niveau de la communauté d?agglomération de Grand Lac. 450 personnes sont accueillies au quotidien sur nos 14 structures et encadrées par près de 380 professionnels. L?association gère également 3 entreprises adaptées avec un effectif de 166 salariés.

Le poste

Rejoignez une association engagée au service de l'inclusion !

Au sein de notre Entreprise Adaptée ASVA (Ateliers Savoyards de la Vie Active) de Montmélian, établissement de l'Association les papillons d?aix, vous occupez une fonction clé au c?ur de l'organisation.

Véritable bras droit de la direction, vous facilitez le fonctionnement quotidien de l'établissement, coordonnez les informations essentielles et contribuez à la qualité de nos processus au service des personnes accompagnées et de nos clients.

Votre mission

En lien direct avec la direction et en interaction avec les équipes, les fonctions support, les partenaires et les fournisseurs, vous assurez un rôle central de coordination, d'organisation et de gestion administrative.

Votre quotidien s'articule notamment autour de :

L'appui opérationnel à la direction de l'établissement :

• Gestion des agendas, priorités et échéances ;
• Préparation des dossiers, supports et réunions ;
• Suivi des décisions et plans d'actions.

L'organisation et la coordination :

• Planification des réunions, événements et déplacements ;
• Rédaction de comptes rendus ;
• Suivi des actions et relances.

La gestion administrative et documentaire :

• Rédaction de courriers, notes, rapports et présentations ;
• Gestion des dossiers et de l'archivage ;
• Garantie de la confidentialité et de la fiabilité des informations.

L'interface avec les fonctions support :

• Suivi administratif RH (embauches, absences, formation, intégration, médecine du travail) ;
• Appui administratif aux recrutements : diffusion des offres, suivi des candidatures, organisation des entretiens et transmission des éléments nécessaires à l'embauche, en lien avec le service RH de l'association ;
• Transmission et suivi de données administratives comptables et de gestion ;
• Traitement et suivi de la facturation clients et intérim ;
• Coordination avec les services du siège.

L'appui au développement commercial :

• Appui administratif au suivi des clients et prospects ;
• Préparation et suivi des éléments nécessaires aux devis, propositions commerciales et dossiers clients ;
• Mise à jour des données et outils de suivi commercial ;
• Suivi des échéances, relances et transmission des informations entre la direction, les clients et les équipes opérationnelles.

La participation à l'amélioration continue :

• Mise à jour des procédures et documents ;
• Contribution au suivi qualité et aux démarches ISO 9001 ;
• Participation à des projets transversaux et à l'amélioration des pratiques.

Le profil :

Le profil que nous recherchons Vous aimez être au c?ur de l'action, anticiper les besoins et faciliter le travail des autres.Vous disposez idéalement :D'une formation Bac +2 minimum (BTS SAM, BTS GPME ou équivalent) ;D'une expérience réussie dans une fonction d'assistanat de direction ou de coordination administrative ;D'une excellente maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs ;De solides capacités rédactionnelles et organisationnelles ;D?une aisance dans la réalisation et le suivi de tableaux de bord, la gestion de données et l?utilisation d?outils de gestion / ERP. Vous êtes reconnu(e) pour : Votre rigueur et votre fiabilité ;Votre sens de l'organisation et des priorités ;Votre discrétion et votre respect de la confidentialité ;Votre aisance relationnelle ;Votre esprit d'équipe et votre sens du service ;Votre capacité d'adaptation et d'anticipation. Pourquoi nous rejoindre ? Vous intégrerez une association à taille humaine portée par des valeurs fortes d'inclusion, de coopération et d'utilité sociale.Vous occuperez une fonction polyvalente et stratégique qui vous permettra : D'avoir une vision globale du fonctionnement de l'établissement ;De travailler en proximité avec l'équipe de direction ;De contribuer activement aux projets de développement et d'amélioration continue ;D'évoluer dans un environnement professionnel engagé en faveur de l'emploi des personnes en situation de handicap. Conditions du posteCDI à temps complet (35h)Poste basé à Montmélian Convention collective applicable à l'établissement (CCN Métallurgie)Prise de poste : dès que possibleDéplacements ponctuels possibles selon l'organisation de l'association. Vous souhaitez donner du sens à votre activité professionnelle tout en occupant un poste riche, transversal et responsabilisant ? Rejoignez nous !