Assistant-e de Direction (H/F)

INSTITUT MAX VON LAUE - PAUL LANGEVIN; Grenoble; Sur place; EUR 23 000 - 55 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Restauration

CSE

Résumé du poste

L'Institut Laue-Langevin (ILL) à Grenoble recherche un Assistant-e de Direction (H/F) en CDI pour assurer le secrétariat du Chef de Division et soutenir la division Réacteur. Vous gérerez les documents sensibles, les habilitations et coordonnerez les échanges avec les autorités de sûreté et de sécurité.

Vous serez impliqué dans l'organisation des réunions, des visites et des exercices de crise, avec une forte autonomie et un bon esprit d'équipe.

Qualifications

• Expérience confirmée en tant qu'assistant-e de direction.
• Rigueur et sérieux indispensables pour la gestion de documents sensibles et classifiés.
• Sens aigu de l'organisation et capacité à gérer plusieurs tâches et interlocuteurs.
• Bonne autonomie dans la prise en charge des missions quotidiennes.

Responsabilités

• Assurer les relations administratives avec les autorités extérieures (ASNR, HFDS et autres) et diffuser/archiver le courrier.
• Organiser les réunions et rédiger les comptes rendus de la Division Réacteur.
• Gérer les documents classifiés et le suivi des habilitations.
• Coopérer avec les autres assistants de direction du Management Board pour coordonner les actions.
• Gérer l'agenda, les appels, la messagerie et les notes de frais du Chef de la Division.
• Suivre les référentiels sûreté et sécurité et les procédures associées.
• Conduire la logistique des inspections et des exercices de crise.

Connaissances

Planification des tâches

Gestion des priorités

Anglais

Français

Autonomie

Organisation

Formation

Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat direction

Description du poste

Offre n° 213TJRX
Assistant-e de Direction (H/F)

Votre missionL'Institut Laue-Langevin (ILL), implanté à Grenoble, est un centre international de recherche scientifique, leader européen en sciences neutroniques qui accueille chaque année plus de 2000 visites de scientifiques qui viennent réaliser des expériences de haut niveau.Au sein de la Division Réacteur (DRe), vous assurerez le secrétariat du Chef de Division et apporterez un soutien administratif structurant à l'ensemble de la division. Le poste est au cœur des relations avec les autorités de sûreté et de sécurité, et implique une gestion rigoureuse de documents sensibles ainsi qu'une coordination étroite avec les autres assistantes de direction du Management Board. Ce poste nécessite une habilitation particulière compte tenu de la sensibilité d'une partie des documents et des activités.Vos fonctions- Assurer les relations administratives avec les autorités extérieures (Autorité de Sûreté Nucléaire et de Radioprotection (ASNR), Haut Fonctionnaire de Défense et de Sécurité (HFDS) du Ministère de la Transition Énergétique et son appui technique, Préfecture, Police) : traitement, diffusion et archivage du courrier arrivée/départ, et tenue à jour du répertoire de correspondance.- Assurer la logistique inhérente aux inspections (ASNR, HFDS, EURATOM) et aux exercices de crise.- Gérer les documents classifiés « Secret » et « Diffusion Restreinte », ainsi que le suivi des habilitations et criblages associés.- Gérer l'administratif lié à la gestion de crise : badges d'accès au CEA-Grenoble, tenue à jour de la liste des agents ILL susceptibles d'y être impliqués et de la documentation associée.- Connaître et suivre les référentiels sûreté (Rapport de Sûreté, Règles Générales d'Exploitation, Plan d'Urgence Interne et fiches réflexes) et sécurité (Dossier d'Autorisation et de Contrôle des matières nucléaires/Élément d'Information et de Description), ainsi que des documents d'exploitation (procédures, rapports RHF, consignes).- Organiser les réunions périodiques de la DRe et rédiger les comptes rendus associés.- Organiser les visites importantes de la DRe (autorités de sûreté, pouvoirs publics) et les événements de la division en collaboration avec les autres assistant(e)s.- Assurer le secrétariat du Chef de la Division Réacteur : gestion de l'agenda, des appels, de la messagerie, de la correspondance, des déplacements, des notes de frais.- Coordonner la campagne d'entretiens annuels et gérer les fichiers de la Commission paritaire.- Collaborer avec les autres assistant(e)s de direction du Management Board pour assurer une bonne coordination des actions en fonction des objectifs fixés.Votre profil- Expérience confirmée en tant qu'assistant-e de direction.- Rigueur et sérieux indispensables, notamment pour la gestion de documents sensibles et classifiés.- Sens aigu de l'organisation, avec une capacité à gérer simultanément des tâches variées et des interlocuteurs multiples.- Bonne autonomie dans la prise en charge des missions au quotidien.- Bon relationnel et aptitude au travail en équipe, en particulier dans le cadre de la coordination avec les autres assistantes de direction.

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Annuel de 23000.0 Euros à 55000.0 Euros
• Restauration
• CSE

Profil souhaité

Expérience

• 3 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat direction Cette formation est indispensable

Compétence

• Planification des tâches et gestion des priorités
• Anglais Cette langue est indispensable
• Français Cette langue est indispensable

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Recherche-développement en autres sciences physiques et naturelles