Assistant/e de direction -faisant fonction de chef/cheffe de cabinet auprès de la Présidente

Ministère de l'Intérieur; Montreuil; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

Le Tribunal Administratif de Montreuil cherche un/une assistant(e) de direction polyvalent(e) pour assurer un support auprès de la Présidente de la juridiction. Vous exercerez des missions de secrétariat, d’assistance juridique et de coordination d’événements, avec une participation au CODIR toutes les 15 jours et un travail en équipe au siège.

Le poste privilégie la rigueur, la discrétion et la capacité à gérer plusieurs activités administratives et juridiques.

Qualifications

• Compétences juridiques à acquérir et niveau maîtrise souhaité.
• Connaissance de l’environnement professionnel.
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques.

Responsibilities

• Filtrage des appels et gestion des messages et courriers; accueil visiteurs; gestion de l’agenda et des contacts.
• Organisation matérielle des réunions et rendez-vous (réservation des salles, chauffeur).
• Préparation des dossiers, archivage, et rapport annuel.
• Assistance de la présidente dans la préparation et le suivi de dossiers réservés.
• Mise à jour du répertoire téléphonique et de l’organigramme des magistrats.
• Gestion des visites des stagiaires et délégations étrangères.
• Préparation du planning annuel des audiences et délégation de signatures.
• Réponses aux demandes de communication de jugement et diffusion des arrêts.
• Délivrance d’attestations de non recours et suivi des décisions de justice.
• Organisation d’évènements (Nuit du droit, Assemblées générales, audiences solennelles).
• Suivi de la carrière des magistrats et dossiers administratif.

Skills

Travailler en équipe

S’organiser

Rédiger

Discrétion

Education

Connaissances juridiques à acquérir

Tools

Bureautique

Informatique

Job description

Vos missions en quelques mots

Le poste proposé regroupe à la fois des missions de secrétariat de direction pour la Présidente de la juridiction, d'assistant/e juridique pour le Tribunal, de coordination d'événements, se rapprochant des missions de chef de cabinet. Le titulaire du poste assiste tous les 15 jours au CODIR de la juridiction.

Votre environnement professionnel :

Le tribunal administratif de Montreuil, dirigé par une cheffe de juridiction, se compose de 53 magistrats, 65 agents de greffe ainsi que d'une équipe d'aide à la décision (assistants de justice, juriste assistant, contractuels, stagiaires). Il est organisé en 12 chambres, un pôle urgences, un greffe des expertises, un greffe central, un bureau d'aide juridictionnelle et des services support. Chaque chambre se compose d'un président de chambre, de magistrats (rapporteur ou rapporteur public), d'un greffier (catégorie B), d'1 à 2 adjoints au greffier (catégorie C) et d'un ou deux agents en charge de l'aide à la décision.

Activités du service

L'assistant/e de direction, placé/e auprès de la cheffe de juridiction, assure des fonctions d'appui.

Vos activités principales :

Placé/e sous l'autorité de la cheffe de juridiction, vous assurez des missions :

de secrétariat :

• filtrage des appels, gestion des messages, informations, courriers, agenda, accueil visiteurs, relations avec les interlocuteurs de la juridiction (Conseil d'Etat, préfecture, avocats...)
• organisation matérielle des réunions et rendez-vous (réservation des salles, chauffeur...)
• rapport annuel, préparation des dossiers, archivage
• assistance de la présidente dans la préparation et le suivi de certaines affaires réservées
• mise à jour du répertoire téléphonique, de l'organigramme des magistrats et tableaux divers
• gestion des visites des stagiaires et délégations étrangères (accueil, programme)

d'assistant/e juridique :

• préparation du planning annuel des audiences, mise à jour des délégations de signatures, organisation des permanences
• réponse aux demandes de communication de jugement, diffusion des arrêts de la cour administrative d'appel
• délivrance d'attestations de non recours.
• Suivi de l'exécution des décisions de justice.

d'organisation d'évènements :

• Nuit du droit, visite du Vice-président du Conseil d'Etat, Assemblées générales, audiences solennelle et d'installation, visite de la Mission d'inspection des juridictions administratives.

de ressources humaines :

• suivi de la carrière des magistrats, sous l'autorité de la cheffe de juridiction, dont constitution du dossier administratif (affectation /mutation /installation...)

de documentation/communication

Liaisons hiérarchiques :

Cheffe de juridiction.

Liaisons fonctionnelles :

Premier Vice-Président, Vice-Présidents, Magistrats, greffière en chef greffiers en chef adjoints, chambres et services.

Profil recherché

Vos compétences principale mise en œuvre :

Connaissances techniques :

• Avoir des compétences juridiques niveau maîtrise à acquérir
• Connaître l’environnement professionnel niveau maîtrise à acquérir
• Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau maîtrise requis

Savoir-faire :

• Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis
• Savoir s’organiser niveau maîtrise requis
• Savoir rédiger niveau maîtrise requis

Savoir-être

Discrétion, sens des relations humaines niveau maîtrise requissavoir s’adapter niveau maîtrise requissavoir accueillir niveau maîtrise requis

Au-delà des connaissances, qui peuvent s’acquérir une fois en poste, ces fonctions exigent une grande rigueur, une loyauté sans faille et une totale discrétion.

Vos perspectives :

L’expérience et les compétences acquises dans ce poste, qui requiert polyvalence et réactivité, permettent d’évoluer vers d’autres fonctions au sein du tribunal et sont également facilement transférables vers d’autres postes de la fonction publique. Elles favorisent par ailleurs la réussite aux concours.

Durée attendue sur le poste :

3 ans