Assistant(e) de Direction F/H

Monsieur-Aristide; Paris; In loco; EUR 32.000 - 45.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Monsieur-Aristide recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour seconder le Directeur dans le pilotage quotidien de l’hôtel 25 chambres. Le poste est polyvalent: réception, coordination d’équipes, suivi technique et appui administratif.

Vous assurez une expérience client irréprochable, veillez au respect des standards 4 étoiles et coordonnez les prestataires et la maintenance. Disponibilité pour remplacer ponctuellement le Directeur et relayer les informations entre les services.

Competenze

• Expérience en réception hôtelière exigée.
• Capacité à coordonner les équipes et suivre les procédures.
• Connaissance des standards qualité et sécurité.

Mansioni

• Participer pleinement aux opérations de réception: check-in, check-out, accueil.
• Maîtriser OPERA Cloud (réservations, profiles clients, facturation, rapports).
• Superviser l’accueil et gérer les situations sensibles, réclamations et VIP.
• Assurer la circulation des informations entre réception, étages, petit-déjeuner/bar et Direction.
• Remplacer ponctuellement un collègue lorsque l’activité l’exige.
• Relayer quotidiennement la Direction auprès des équipes et faire appliquer les procédures et standards.
• Suivre les salariés: intégration, plannings, présences, retards et anomalies.
• Préparer les briefings et éléments RH nécessaires sans remplacer les services externes.
• Veiller au comportement professionnel et à la présentation des équipes.
• Assurer une continuité managériale en l’absence du Directeur et prioriser les urgences.

Conoscenze

Réception

Gestion d'équipe

OPERA Cloud

Relation client

Maintenance

Strumenti

OPERA Cloud

Descrizione del lavoro

L’Assistant(e) de Direction seconde directement le Directeur dans le pilotage quotidien de l’hôtel. Dans une maison de 25 chambres, ce poste est volontairement polyvalent : il combine présence opérationnelle en réception, suivi des équipes, coordination technique, gestion des prestataires, contrôle qualité et appui administratif.

L’objectif est d’assurer une continuité de management, une excellente expérience client et un suivi rigoureux de l’établissement, y compris en l’absence du Directeur.

Missions principales

1. Réception & expérience client

• Participer pleinement aux opérations de réception : check-in, check-out, accueil téléphonique et physique, renseignements, conciergerie de premier niveau et gestion des demandes clients.
• Maîtriser et utiliser OPERA Cloud au quotidien : réservations, profils clients, rooming, facturation, débiteurs, traces, commentaires, rapports et contrôles de cohérence.
• Superviser la qualité de l’accueil et intervenir sur les situations sensibles, réclamations, gestes commerciaux et demandes VIP, dans le respect des consignes de la Direction.
• S’assurer de la bonne circulation des informations entre réception, étages, petit-déjeuner / bar et Direction.
• Pouvoir prendre un shift de réception ou remplacer ponctuellement un collaborateur lorsque l’activité l’exige.

2. Appui à la Direction & suivi des équipes

• Être le relais quotidien de la Direction auprès des équipes et contribuer à faire appliquer les procédures, standards de service et consignes internes.
• Participer au suivi des salariés : intégration des nouveaux arrivants, transmission des plannings, contrôle des présences, retards et absences, remontée des anomalies et suivi des points opérationnels.
• Aider à préparer les briefings, points d’équipe, entretiens de suivi et éléments nécessaires aux dossiers RH, sans se substituer aux fonctions administratives ou paie lorsqu’elles sont externalisées.
• Veiller au bon comportement professionnel, à la présentation des équipes, au respect des standards 4 étoiles et à la qualité de la communication interne.
• Assurer une continuité managériale en l’absence du Directeur et savoir prioriser les urgences avec discernement.

3. Suivi technique & maintenance de l’établissement

• Tenir à jour un suivi clair des incidents techniques : chambres, parties communes, équipements, sécurité, plomberie, électricité, climatisation / chauffage, serrurerie, etc.
• Organiser et suivre les rendez-vous avec les techniciens, sociétés de maintenance et prestataires ; donner accès aux zones concernées et contrôler la bonne réalisation des interventions.
• Effectuer des contrôles réguliers de l’établissement et signaler immédiatement toute anomalie pouvant impacter le client, la sécurité ou l’exploitation.
• Suivre les devis, comptes rendus d’intervention et actions restant à réaliser, avec relances si nécessaire.
• Anticiper autant que possible la maintenance préventive et limiter l’indisponibilité des chambres.

4. Qualité, propreté & standards 4 étoiles

• Contrôler ponctuellement les chambres, couloirs et espaces communs afin de garantir un niveau constant de propreté, de présentation et de maintenance.
• Collaborer étroitement avec les équipes d’étages et de réception pour traiter rapidement les chambres hors service, défauts de ménage et demandes particulières.
• Participer au suivi des objets trouvés, stocks opérationnels, consommables clients et besoins de réassort.
• Contribuer au respect des obligations de sécurité, des procédures internes et de la confidentialité des informations clients.

5. Prestataires, fournisseurs & administration courante

• Planifier et suivre les rendez-vous de fournisseurs, sociétés de contrôle, livraisons et interventions extérieures.
• Centraliser les documents opérationnels : bons d’intervention, devis, commandes, factures à transmettre, contrats ou échéances à surveiller.
• Effectuer les relances nécessaires et tenir la Direction informée de l’avancement des dossiers.
• Participer au suivi des commandes et des stocks lorsque cela concerne l’exploitation quotidienne de l’hôtel.

6. Commercial & vie de l’hôtel

• Contribuer au traitement des demandes particulières, groupes, privatisations ou événements de petite capacité en lien avec la Direction.
• Veiller à la bonne préparation des arrivées importantes et au partage des informations nécessaires aux équipes.
• Participer à la fidélisation client et à la réputation de l’établissement par une présence professionnelle, réactive et chaleureuse.