ASSISTANT(E) DE DIRECTION Coopérations et Affaires Générales | Direction des Affaires Médicales

APHM (Assistance Publique - Hopitaux de Marseille); Marseille; On-site; EUR 30,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

28 jours de congés annuels

Facilité d'accès à des places en crèches

Prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%

Accès aux restaurants à tarif avantageux

Job summary

APHM (Assistance Publique - Hopitaux de Marseille) recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour soutenir la Direction des affaires médicales. Vous serez impliqué(e) dans la gestion des agendas, l'accueil des professionnels et la coordination administrative des renouvellements des responsables médicaux.

Ce poste à temps plein propose 39 heures de travail par semaine, avec des avantages tels que 28 jours de congés, un forfait mobilité et l'accès aux restaurants du personnel. Envoyez votre candidature à Monsieur Guillaume CASTAN COMET ou Madame Lorena PASTOR.

Qualifications

• Formation en assistanat de direction, gestion administrative ou secrétariat.
• Expérience sur un poste similaire, idéalement dans un établissement de santé.
• Capacité à prioriser les tâches et à assurer un suivi efficace.

Responsibilities

• Gestion des agendas des directeurs des affaires médicales.
• Suivi administratif des renouvellements des responsables médicaux.
• Participation à la mise en œuvre des dossiers du département.

Skills

Sens de la coopération

Rigueur et organisation

Excellentes qualités relationnelles

Aisance avec les outils numériques

Education

Bac ou équivalence

Formation en assistanat de direction

Tools

Excel

Job description

Overview

Envie de valoriser vos compétences organisationnelles et relationnelles au sein d’une équipe engagée ?

Rejoignez la Direction des affaires médicales et contribuez activement à la coordination et au suivi des activités stratégiques du service.

Nous recrutons un(e) Assistant(e) de Direction au sein du secteur Coopérations et Affaires Générales de la Direction des Affaires Médicales, pour l’Assistance Publique des hôpitaux de Marseille

La Direction des Affaires Médicales (DAM) a pour mission de gérer l'ensemble du personnel médical de l’AP-HM (praticiens seniors, internes et étudiants). À ce titre, elle assure la gestion administrative des carrières, des effectifs, de la paie et du suivi du budget du personnel médical. Elle contribue à l’attractivité et à la fidélisation des équipes médicales au sein de l’AP-HM.

L’Assistance Publique des hôpitaux de Marseille (AP-HM)

Engagée dans un projet de modernisation ambitieux « Cap 2030 », l’Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille (APHM) est, avec ses 4 sites hospitaliers, sa plateforme logistique et ses 12 instituts de formation, le troisième CHRU de France, le plus important centre hospitalier et le 1er employeur de la Région Sud - Provence-Alpes-Côte d’Azur.

Ses missions sont le soin, la formation, la recherche ainsi que la prévention et l’éducation à la santé.

L’APHM est également établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire « Hôpitaux de Provence » réunissant les établissements publics du département et associant l’hôpital d’instruction des armées Laveran.

Vos missions principales

1. Gestion du secrétariat de la Direction des Affaires Médicales : gestion des agendas des directeurs des affaires médicales, accueil téléphonique et physique des professionnels et orientation vers les interlocuteurs concernés, gestion des flux de communication (électroniques et postaux), sécurisation du circuit des signatures (réception et ventilation des parapheurs) et tâches logistiques (stocks, commandes, interventions techniques, réservation et préparation de salles).
2. Suivi des renouvellements des responsables médicaux : suivi administratif et organisationnel des renouvellements des chefferies de pôle et de service ; coordination des étapes des procédures de renouvellement et d’appel à candidatures ; suivi des dossiers de candidature et information des instances concernées ; organisation des commissions d’analyse des candidatures et suivi des nominations ; accompagnement des candidats retenus ; mise à jour des outils de suivi et suivi administratif des primes associées.
3. Missions particulières : participation à la mise en œuvre des dossiers relevant du Département coopérations et affaires générales ; contribution à la préparation des instances et réunions de la Direction des affaires médicales ; assurance de la continuité d’activité du département en participant au remplacement des autres professionnels lorsque nécessaire.

Le profil que nous recherchons

Votre parcours

• Vous êtes titulaire d’un Bac (ou équivalence).
• Vous possédez une formation en assistanat de direction, gestion administrative ou secrétariat, et/ou une expérience sur un poste similaire, idéalement acquise au sein d’un établissement de santé.
• Reconnu(e) pour votre sens de la coopération, vous contribuez à une dynamique collective positive.
• Rigueur et organisation, vous savez prioriser vos tâches et assurer un suivi fiable et efficace de vos dossiers.
• Excellentes qualités relationnelles, vous communiquez avec aisance avec vos interlocuteurs internes et externes, en faisant preuve de diplomatie et de professionnalisme.
• Discret(e) et respectueux(se) de la confidentialité, vous assurez le traitement des informations sensibles avec intégrité et discernement.
• Investi(e) et consciencieux(se), vous possédez un fort esprit de responsabilité ainsi qu’un réel sens de la loyauté institutionnelle, vous permettant d’agir avec engagement dans l’exercice de vos missions.
• À l’aise avec les outils numériques, vous maîtrisez les logiciels bureautiques et particulièrement Excel, que vous utilisez pour le suivi, l’analyse et la gestion des données.

Ce que nous vous proposons

• Statut : Adjoint administratif ou équivalent (si contractuel)
• Poste à temps complet : 39 h par semaine avec 19 RTT par an
• 28 jours de congés annuels par an
• Facilité d'accès à des places en crèches
• Forfait mobilité durable ou prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% (dans la limite du plafond fixé par la loi)
• Accès aux restaurants du personnel des différents sites à un tarif avantageux

Veuillez transmettre votre CV et votre lettre de motivation à :

Monsieur Guillaume CASTAN COMET, Directrice adjoint des affaires médicales : [e-mail]

Madame Lorena PASTOR, Attaché d’administration à la direction des affaires médicales : [e-mail]