Assistant(e) de direction

Fondation HEC; Jouy-en-Josas; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation philanthropique recherche un(e) assistant(e) de direction pour soutenir les opérations administratives et la gouvernance. Le/la candidat(e) doit démontrer une forte rigueur, une bonne capacité d'écoute et un intérêt pour le secteur philanthropique. Vous serez responsable de l'organisation des réunions, de la gestion de l'agenda des dirigeants et de l'accueil des visiteurs. Un diplôme Bac+3 et une expérience dans un poste similaire sont requis. Le poste est basé à Jouy-en-Josas, CDI à temps plein.

Qualifications

• Expérience réussie dans un poste similaire.
• Aisance avec l'informatique, notamment le pack office et les CRM.
• Intérêt pour le secteur philanthropique souhaitable.

Responsabilités

• Organisation des réunions et suivis administratifs.
• Gestion de l'agenda des dirigeants.
• Accueil des visiteurs et gestion administrative.
• Mise à jour des données dans le CRM.

Connaissances

Rigueur

Autonomie

Proactivité

Capacité d'écoute

Adaptabilité

Qualités interpersonnelles

Formation

Diplôme Bac+3

Outils

Pack Office

CRM

Description du poste

Contexte

HEC Paris est une école d’excellence qui a pour ambition de former les leaders de demain responsables, ouverts, adaptables et compétents. Son campus est basé à Jouy-en-Josas et compte plus de 50 % d’élèves internationaux, de 135 nationalités différentes ! La Fondation HEC a pour mission de renforcer le positionnement international d’HEC Paris et de soutenir ses projets de développement autour de 4 axes majeurs : l’inclusion de tous les talents, la production de connaissances, l’impact sociétal, des infrastructures et un campus à l’image de ses ambitions.

Après plusieurs campagnes de levée de fonds réussies, l’équipe de la Fondation HEC (21 personnes) a lancé une nouvelle campagne de grande ampleur : HEC Campus of the future pour accompagner HEC Paris dans la rénovation du campus et dans ses développements stratégiques.

La Fondation HEC recherche un(e) assistant(e) de direction. Dans un environnement en croissance, le/la candidat(e) devra faire preuve de rigueur, d’ouverture d’esprit et d’adaptabilité. Il/elle se reconnaîtra également dans les valeurs portées par HEC et saura les incarner de façon convaincante en interne comme en externe. Particulièrement motivé(e) par la mission de la Fondation HEC qui place l’impact social au cœur de son action, il/elle est prêt(e) à s’investir dans une campagne ambitieuse pour l’Ecole. Rejoignez-nous !

Missions

• Aide à la gestion des organes de gouvernance
  • Organisation et suivi des réunions du Conseil d’administration de la Fondation, du Bureau et de certains comités ; en particulier : gestion des convocations, ordres du jour, procès-verbaux ou compte-rendu, tenue des registres et formalités officielles.
  • Tenue à jour des contacts.
  • Interface avec le Président de la Fondation pour l’organisation de meetings l’impliquant.
• Assistanat de Direction
  • Gestion de l’agenda de la Déléguée Générale et du Président de la Fondation.
  • Supervision du planning général annuel des réunions internes et externes impliquant la Déléguée Générale, instances et événements de la Fondation.
  • Organisation et compte-rendu des réunions d’équipe.
  • Support et coordination auprès de l’équipe.
• Gestion administrative
  • Accueil des visiteurs et délégations.
  • Organisation d’événements internes (team building, réunions d’information).
  • Mise à jour et exploitation du CRM (contacts, reporting, extraction de données, statistiques et présentation des principales informations).
  • Soutien à l’équipe dans la détection des évènements pertinents organisés par les différentes BU et partenaires.

Compétences recherchées

Diplômé Bac+3, vous avez une expérience réussie dans un poste similaire.

Vous êtes rigoureux(se), autonome, proactif(ve), avez une très bonne capacité d’écoute et d’adaptation et de réactivité.

Vous avez d’excellentes qualités interpersonnelles et vous avez l’habitude des contacts de haut niveau.

Vous êtes à l’aise avec l’informatique (pack office, CRM).

Vous avez envie de vous investir dans une activité à but philanthropique, au sein d'une équipe soudée et à taille huma.

A noter : un intérêt pour le secteur philanthropique est souhaitable ainsi qu’une bonne maîtrise de l’anglais.

Conditions

• Statut : salarié - Contrat : CDI à temps plein. Poste à pourvoir au plus tôt.
• Poste basé à Jouy en Josas (78).
• Salaire annuel : selon expérience.