Assistant(e) de Direction

CDEF de Seine-Saint-Denis; Bobigny; On-site; EUR 20,000 - 22,000; Full time

Benefits offered by this job

Pass Navigo 75%

Tickets restaurant 55%

Mobilité durable prime

Chèque cadeau 50€ Noël

Job summary

Le Centre Départemental Enfants et Familles, établissement public autonome en Seine-Saint-Denis, recrute un(e) secrétaire de direction en CDD d’un an renouvelable. Vous assurez le secrétariat, la tenue des agendas, la préparation des réunions et des documents administratifs.

Vous maîtrisez Word, Excel et PowerPoint, avez un esprit d’équipe et un sens du service public, tout en respectant le secret professionnel et la confidentialité des informations.

Qualifications

• Maîtriser les outils bureautiques et les suites bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et les logiciels d’agenda/visioconférence.
• Techniques de communication écrite et orale: orthographe, syntaxe et rédaction professionnelle.
• Organiser et classer des données et documents de diverses natures.
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et rapports.
• Identifier les informations communicables en respectant le secret professionnel.
• Accueillir et orienter les professionnels et le public.

Responsibilities

• Sécrétariat de Direction, réception et traitement des courriers, appels téléphoniques et des courriels.
• Gestion des agendas et des priorités.
• Planifications et organisation de réunions et rendez-vous.
• Encodage des congés et astreintes des directeurs et responsables de pôle.
• Rédaction et mise en forme de notes et de comptes rendus.
• Mise en forme et diffusion de documents et dossiers officiels.
• Traitement administratif de dossiers et suivi des relances.
• Élaboration et suivi de tableaux de bord.
• Coordination interne et externe avec la direction et partenaires.

Skills

Maîtrise bureautique

Gestion d'agenda

Rédaction professionnelle

Communication écrite

Accueil du public

Discrétion et confidentialité

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Logiciels de visioconférence

Job description

Les missions du poste

• Secrétariat de Direction, réception et traitement des courriers, appels téléphoniques et des courriels (enregistrement, tri, traitement, diffusion)
• Gestion des agendas et des priorités.
• Planifications, organisation de réunions/prise de rdv/gestion des agendas/filtrages des sollicitations
• Encodage des congés et des astreintes des directeurs et responsables de pôle
• Rédaction, prise de notes, élaboration de comptes rendus et mise en forme de documents
• Mise en forme, reproduction et diffusion de documents, de courriers officiels, de dossiers
• Traitement administratif de dossiers (transmission, suivi, relance)
• Élaboration et suivi de tableaux de bord
• Coordination interne et externe : Interface privilégiée entre la direction générale, les autres services de l'établissement, les partenaires extérieurs et les instances officielles.

Le profil recherché

Savoir-Faire :

• Maîtriser les outils bureautiques, collaboratifs et de mises en forme. Excellente aisance avec les suites bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et les logiciels de gestion d'agenda ou de visioconférence.
• Techniques de communication écrite et orale : maîtrise de l'orthographe, de la syntaxe et des normes de rédaction professionnelle.
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Accueillir et orienter les professionnels et le public

Savoir-être :

• Discrétion absolue et confidentialité
• Sens de l'écoute et diplomatie
• Réactivité et adaptabilité
• Rigueur et sens du détail

CDD de 1 an renouvelable

Rémunération en 1800 et 2000€ bruts mensuels

Pas de télétravail

Le Centre Départemental Enfants et Familles, établissement public autonome, s’inscrit dans le dispositif départemental de la protection de l’enfance de la Seine-Saint-Denis.

Il assure des missions d’accueil, d’évaluation, d’orientation, d’hébergement, d’accompagnement et d’écoute, pour des enfants de la naissance à 17 ans, ainsi que pour des femmes isolées, enceintes et/ou avec un enfant de moins de 3 ans.

Il apporte un service adapté aux besoins du public accueilli et conforme aux mesures décidées par les services départementaux et l’autorité judiciaire, en permettant, des parcours personnalisés mobilisant différents lieux d’accueil et partenaires. Il est soumis au Code de l’action sociale et des familles, s’agissant des règles qui régissent son fonctionnement (article L315-9 du C.A.S.F.).

Infos complémentaires

• Prise en charge du pass Navigo à hauteur de 75%
• Titres repas : prise en charge employeur à hauteur de 55%
• Mobilité interne encouragée et permettant une professionnalisation sur plusieurs types d’accompagnement
• Prime de mobilité durable (covoiturage, vélo)
• 50 € de chèque cadeau Noël pour les enfants de moins de 16 ans
• Onboarding : 3 journées de formation gratuites
• Politique de formation ambitieuse qui assure une montée en compétences, indispensable à une employabilité tout au long de la vie : financement de 2 formations par an au minimum, VAE...
• 25 jours de congés annuels, 9 jours extra-légaux
• Prestations du Comité de Gestion des Œuvres Sociales (CGOS) pour les activités sportives, culturelles et les vacances, que vous soyez stagiaire, apprenti, agent titulaire ou contractuel !