Gestionnaire administratif (F/H)

Hauts-de-Seine; Le Plessis-Robinson; On-site; EUR 24,000 - 34,000; Full time

Job summary

Le Plessis-Robinson – cité de l’Enfance accueille des mineurs protégés et le poste de gestionnaire administratif, rattaché au pôle Solidarités, assure le secrétariat du service socio-éducatif et le suivi des dossiers des enfants accueillis, rédige les courriers et rapports, organise les journées d’activité et contribue au rapport annuel.

Vous travaillez en équipe pluridisciplinaire et soutenez l’accueil et l’encodage des plannings.

Qualifications

• Gestion administrative et connaissance opérationnelle.
• Maîtrise des écrits professionnels et rédaction.
• Connaissance de l’organisation de l’ASE du 92 et de l’organisation interne de la CDE.
• Bureautique et TIC.
• Excellente dactylographie et règles grammaticales.
• Connaissance en comptabilité et statistiques.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat du service socio-éducatif et le suivi des dossiers.
• Rédaction de courriers et de comptes rendus.
• Gestion des journées d’activité et transmission aux services.
• Aide ponctuelle en dactylographie et rapports divers.
• Classement et archivage des documents.
• Accueil et orientation lors des relais à l’accueil et encodage des plannings.
• Suivi des rendez-vous et des contrats d’accueil des assistants familiaux.

Skills

Gestion administrative

Écrits professionnels

Connaissance ASE 92

Bureautique/TI

Dactylographie

Règles grammaticales

Comptabilité

Statistiques

Job description

Cotation : B2 Gestionnaire administratif, comptable, RH, etc.

Thématique

Pôle Solidarités - Direction Enfance Adolescence Famille - Cité de l'Enfance

Le pôle solidarités pilote la conduite de l’action sociale, compétence majeure du Département, sur le territoire des Hauts-de-Seine en faveur de la petite enfance, des familles, des personnes âgées, des personnes handicapées et des plus fragiles. Il est engagé dans une démarche d’amélioration de la relation au citoyen marquée par la dématérialisation et la modernisation de l’accueil du public avec, notamment, le développement d’un réseau territorial de pôles sociaux regroupant des équipes pluridisciplinaires sur un même lieu. Son action s’inscrit dans un schéma interdépartemental d’organisation sociale et médico-sociale des Yvelines et des Hauts-de-Seine.

En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d’une collectivité territoriale solidaire et innovante.

Assurer le secrétariat du service socio-éducatif et le suivi des dossiers administratifs des enfants accueillis

• - Assurer le secrétariat du service socio-éducatif et le suivi des dossiers administratifs (fonds de dossiers des enfants accueillis) dès leur arrivée.
• - Rédaction de courriers et de comptes rendus.
• - Gestion des journées d’activité (comptage, transmission aux services concernés), préparation du rapport d’activité annuel.
• - En fonction des besoins, aide en complémentarité des autres agents du secrétariat, sur des missions de dactylographie, courriers et rapports divers.
• - Classement et archivage des différents documents.
• - Participer à la continuité du service accueil (orientation des appels téléphoniques, accueil du public) en cas de relais à l’accueil par nécessités de service, et auprès du service GRH pour l’encodage et diffusion des plannings.

Le gestionnaire administratif transmet au directeur ou en son absence au cadre d’astreinte les éléments signifiants de nature à engager la responsabilité de l’établissement.

Dactylographie de différents documents, lettres, notes, rapports synthèses, informations préocupantes, événements indésirables…

Spécificité du secrétariat au service FARU : suivi de l’organisation des rendez-vous et des contrats d’accueil des assistants familiaux.

Savoir:

• - Gestion administrative (connaissances opérationnelles)
• - Maitrise des écrits professionnels
• - Connaissance de l’organisation de l’ASE du 92 et de l’organisation interne de la CDE
• - Bureautique/Technologies d’information et de communication
• - Dispositifs dédiés à l'accueil et à l'orientation des personnes
• - Excellente connaissance de la dactylographie
• - Maîtrise des règles grammaticales
• - Connaissance en comptabilité et statistiques

Savoir faire:

• - Argumenter et convaincre dans une relation de confiance des interlocuteurs
• - Analyser et optimiser les processus de travail et circuit de communication
• - Faire le reporting des actions auprès de la direction
• - Être réactif aux demandes liées à l’activité d’un foyer d’urgence

Savoir être:

• - Réactivité, dynamisme et esprit d’initiative
• - Discrétion professionnelle
• - Sens de l’organisation et rigueur administrative
• - Sens relationnel (accueil téléphonique notamment)
• - Motivation pour le travail en équipe au service des personnes accueillies (parents et enfants) en difficulté
• - Polyvalence sur les missions éducatives
• - Aptitude à maintenir, approfondir, acquérir les connaissances nécessaires à l’exercice de la fonction (évolution réglementaire)

Au Plessis-Robinson, vous travaillerez à la cité de l’Enfance qui accueille, de jour comme de nuit, les mineurs âgés de 3 à 18 ans placés sous protection administrative, sur décision du juge. Elle dispose d’équipes pluridisciplinaires qui travaillent en étroite collaboration pour une prise en charge globale des besoins des enfants.

Les agents exerçant dans cet établissement relèvent de la fonction publique hospitalière (titre IV).

La cité de l’enfance est accessible par les transports.

Adresse : 19 avenue du Général Leclerc – 92350 Le Plessis-Robinson

Le Département place au cœur de ses engagements employeur l’épanouissement de ses agents et le respect de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Rejoindre le Département des Hauts-de-Seine, c’est faire le choix d’une collectivité de 4 700 agents représentant plus de 150 métiers, où il fait bon travailler en bénéficiant :

• - de beaux projets pour construire l’avenir du Département
• - d’un cadre de travail moderne et propice au bien être
• - d’une organisation du travail pour un équilibre vie pro/vie perso
• - d’une politique salariale attractive
• - d’opportunités de carrière et de formation pour évoluer
• - d’un soutien à la parentalité

Et si, vous aussi, vous conciliiez épanouissement et projets professionnels ?