Assistant(e) de départements

HEC Paris; Jouy-en-Josas; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

PEE et PERCO

8 semaines de congés

Télétravail 2 jours/semaine

Mobilité durable

Environnement de travail agréable

Accès gym sur campus

Restaurant d’entreprise

Parking gratuit

Événements d’entreprise

CSE : chèques vacances/cadeaux

Résumé du poste

HEC Paris recherche un(e) Assistant(e) de départements à Jouy-en-Josas pour assurer l’assistance et l’organisation au Décanat et pour plusieurs départements.

Vous coordonnerez les activités, faciliterez l’accueil des enseignants et contribuerez à la gestion financière et administrative tout en évoluant dans un cadre international et multiculturel.

Qualifications

• De formation Bac+2 minimum en assistanat, gestion, administration ou équivalent.
• La pratique de l’anglais est indispensable à l’écrit comme à l’oral.

Responsabilités

• Assurer l’accompagnement administratif des professeurs et visiteurs, français et internationaux.
• Organiser les réunions des départements, préparer les supports, rédiger les comptes rendus.
• Gestion des déplacements, commandes, devis et contrats.
• Suivi budgétaire des activités et production de tableaux de suivi et de documents administratifs.

Connaissances

Anglais (écrit et oral)

Bureautique

Formation

Bac+2 en assistanat/gestion/administration

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Teams

Description du poste

Assistant(e) de départements

For over 140 years, the staff at HEC Paris have shared a spirit of excellence, curiosity, and boldness, which allows us to be leaders in the research and study of management science. Convinced that the diversity of backgrounds is a profound asset, we value each individual experience and encourage the full expression of talents within our school. In particular, we place great importance on the professional fulfillment and development of our staff. That's why, from the moment you join us, we offer a personalized support plan, to facilitate integration and immersion into our multicultural environment. Do you wish to actively participate in HEC Paris's mission and contribute to expanding its influence? Then, share your professional journey by applying!

We are searching for an experienced Assistant(e) de départements at our Jouy-en-Josas facility.

Primary Duties and Responsibilities:

Au sein du Décanat (La Faculté d'HEC Paris), vous assurez un rôle d’assistance, de coordination etd’organisation pour plusieurs départements de la Faculté, avec une possibilité d'assurer des renforts en fonction desbesoins (surcroit d’activité, remplacement de collègues pendant les congés ouabsences).

Votre fonction s’articule autour d’une mission où la flexibilité estessentielle :

• l’accompagnementdes activités du département et des professeurs dans leurs missionsd’enseignement, de recherche et de rayonnement académique dans un contextespécifique ou inhabituel

Vous contribuez ainsi au bon fonctionnement des activités de la Facultédans un environnement international.

Missions principales

Volet Département / Décanat

• Assurerl’accompagnement administratif des professeurs permanents et visiteursfrançais et internationaux.
• Participerà l’accueil et à l’intégration des nouveaux enseignants ainsi qu’àl’organisation des visites de candidats dans le cadre des recrutementsacadémiques.
• Organiserles réunions des départements, préparer les supports nécessaires et rédigerles comptes rendus.
• Assurerla coordination et le suivi des projets pédagogiques et de rechercheportés par les enseignants.
• Organiserles séminaires de recherche, conférences et événements scientifiques des départements.
• Assurerla communication interne des départements et contribuer à la mise à jour dessupports de communication et des espaces numériques.
• Développeret maintenir les relations avec les partenaires académiques etinstitutionnels des départements.

Gestion administrative et financière

• Gérer lesdéplacements professionnels, ordres de mission et notes de frais.
• Assurerle suivi des commandes, demandes d’achats, devis et contrats.
• Participerau suivi budgétaire des activités des départements et des programmes.
• Produireet mettre à jour les tableaux de suivi, statistiques et documentsadministratifs nécessaires à l’activité.

Required Qualifications:

Profil recherché

De formation Bac+2 minimum en assistanat, gestion, administration ouéquivalent, vous justifiez d’une expérience réussie dans des fonctionsd’assistanat, de coordination ou d’administration, idéalement dansl’enseignement supérieur ou un environnement international.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel,PowerPoint, Outlook, Teams) et faites preuve d’une réelle aisance dans lagestion simultanée de dossiers variés.

La pratique de l’anglais est indispensable à l’écrit comme à l’oral.

Qualités requises

• Sens duservice et de la confidentialité
• Excellentesqualités relationnelles
• Organisation,rigueur et autonomie
• Dynamismeet polyvalence
• Capacitéà gérer plusieurs priorités simultanément
• Espritd’équipe et sens de la coordination
• Réactivitéet adaptabilité
• Qualitésrédactionnelles
• Intérêtpour les activités académiques, pédagogiques et de recherche
• Aisancedans un environnement multiculturel et international

Benefits

• Employee savings plan (PEE and PERECO) with HEC matching contribution
• 8 weeks vacation per year
• Up to 2 days' teleworking per week
• Sustainable mobility package for employees using bicycles
• An exceptional working environment in a wooded park
• Free access to the on-campus gym, learning center and campus events
• A company restaurant
• Free parking
• Corporate events throughout the year (conferences, team days, etc.)
• CSE: vacation vouchers, gift vouchers, sports/cultural subsidies, etc.

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