Assistant.e de contrôle au secrétariat d'Inspection du Travail (H/F)

Drieets Ile de France; Paris; Hybrid; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

Drieets Ile de France recrute pour soutenir l’unité du contrôle à Paris en assurant l’accueil physique et téléphonique, la saisie dans les SI, et la gestion des dossiers. Le poste implique l’organisation d’agendas, la rédaction de courriers, et le soutien logistique au service, tout en respectant les procédures et les outils bureautiques.

Le candidat devra faire preuve de rigueur, d’organisation et d’esprit d’équipe, et accepter le travail en binôme avec une part de télétravail limitée à deux

Qualifications

• Maîtrise du secrétariat et de la bureautique.
• Rigueur et capacité d’organisation pour le traitement administratif.
• Bonnes compétences rédactionnelles et gestion des informations.

Responsibilities

• Accueil et orientation des usagers sur le site.
• Saisie dans les systèmes d’information et gestion du courrier électronique.
• Archivage et classement des documents et supports papier et électronique.
• Rédaction de courriers et préparation de réponses écrites.
• Gestion des agendas et prise de rendez-vous, organisation de réunions.
• Préparation et suivi logistique des activités du service.

Skills

Rigueur

Organisation

Travail en équipe

Polyvalence

Savoir s’adapter

Education

Bac +2 secrétariat / bureautique

Tools

Word

Excel

Outlook

Job description

L'unité de contrôle du 15ème arrondissement du département de Paris englobe tout l'arrondissement.
Les secteurs d'activités les plus représentés sont les services, l’information-communication, le médical et médico-social ou médico-éducatif, la banque et les assurances.
L'unité de contrôle comprend des lieux emblématiques tels que le Parc des Expositions, la Tour Montparnasse, le centre commercial Beaugrenelle.

Activités principales:

• Accueil (physique et téléphonique) , information et orientation des usagers se présentant sur le site;
• Saisie dans les systèmes d'information du système d'Inspection du Travail ;
• Gestion administrative du courrier, de la messagerie électronique et des dossiers, suivi des instances et des échéanciers ;
• Classement et archivage des documents papiers ainsi que l’archivage électronique ;
• Mettre en forme et valoriser des supports écrits et procédures, relecture attentive des courriers-décisions rédigés par les Inspectrices et inspecteurs du Travail ;
• Gestion des agendas des agents de contrôle ; prise des RDV, et organisation des réunions du service ;
• Organisation et appui matériel à l’activité des agents de l’UC ;
• Prise en charge des aspects logistiques et des moyens matériels de l’unité de contrôle d’un site détaché, gestion des fournitures en lien avec le service logistique de l'unité départementale.

Activités liées à l’appui au contrôle:

• Rédaction de courriers, préparation de réponses écrites aux usagers
• Rédaction de documents d'analyse, de synthèse, de relevés de conclusion et de comptes rendus
• Premier niveau de recherche documentaire
• Alimentation et exploitation des systèmes d’information dédiés et réseaux communs
• Élaboration et mise à jour d’outils de suivi
• Contrôle de complétude des dossiers de demandes transmis aux agents de contrôle par les usagers
• Contrôle de conformité administrative de certaines obligations des entreprises
• Préparation de réponses écrites aux usagers et préparation d'intervention d'un agent de contrôle
• Pré analyse d'une demande de licenciement de salarié protégé proposée à l'inspecteur/ inspectrice
• Fonctionnement de l'UC: compte rendu et relevé de conclusions de réunions internes.

Conditions particulières d'exercice

• Travail en binôme ;
• Télétravail limité à 2 jours par semaine maximum, articulé avec le binôme et après validation du chef de service ;
• Réception du public à partir de 9h ;
• Maîtrise des outils informatiques WORD EXCEL et OUTLOOK; utilisation des applicatifs métier du système d'Inspection du Travail.

Profil recherché

E: Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M: Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A: Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N: Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)

Connaissances:

• Techniques de secrétariat M
• Bureautique et outils collaboratifs M
• Connaître les techniques de recherche et les ressource M
• Connaitre les procédures et les méthodes relatives au contrôle pour apporter un appui efficace: M
• Connaitre les méthodes et procédures d’archivage des documents M
• Environnement administratif, institutionnel M

Savoir-être: Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes

• Faire preuve de rigueur***; Savoir s’organiser***; Capacité d'adaptation***
• Faire preuve de discrétion professionnelle***; Sens du service public**; Travailler en équipe**
• Accueillir du public***
• Diffuser une information ***
• Sens des relations humaines**
• Archiver***
• Organiser une activité, une réunion, un événement

Savoir-faire:

• Sens de l'organisation et des priorités E
• Travailler en équipe M
• Savoir apporter une assistance administrative E
• Utiliser les applications informatiques spécifiques et les outils bureautiques E
• Rédiger des documents internes ou administratifs, mettre en forme M

Présentation de Drieets Ile de France

La DRIEETS (Direction régionale et interdépartementale en charge de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) résulte du rapprochement en Ile de France de la DIRECCTE et du réseau Cohésion Sociale (DRJSCS et DDCS) . Créée le 1er avril 2021 dans le cadre de la réforme de l’organisation territoriale de l’Etat, elle porte des politiques publiques tournées d’une part, prioritairement vers les publics les plus fragiles (protection, insertion sociale, insertion dans l'emploi) et d'autre part vers les acteurs économiques (mutation économiques, inspection du travail, dialogue social…) .

L'unité départementale de Paris de la DRIEETS met en œuvre les politiques du travail, de l’emploi, de la solidarité et contribue au développement économique.

Elle se compose de 3 pôles:

• Un pôle Travail chargé de mettre en œuvre et d’animer la politique du travail avec deux directions: la direction des relations et services du travail (mission juridique, mission dialogue social, service de renseignements en droit du travail) .
• Un Pôle emploi, entreprises et solidarités qui est chargé de: Contribuer à insérer les jeunes sur le marché du travail: mission locale, apprentissage, garantie jeune..
• Pôle Solidarité: Protéger les majeurs vulnérables et les personnes en situation de handicap: aide sociale d’État, financement des services tutélaires et des mandataires individuels…

Descriptif du service

Le pôle Travail de l’UD a pour mission d’assurer la mise en œuvre des politiques dans le domaine du travail, de contrôler le respect de la réglementation du travail et de veiller à l’effectivité du droit.

Il est composé de 13 unités de contrôle, elles-mêmes constituées de sections d’inspection du travail. La direction des services d’inspection du travail est organisée en deux secteurs regroupant chacun 5 à 8 unités de contrôle (UC) . Chaque UC est placée sous la responsabilité hiérarchique d’un responsable d’UC.