Assistant(e) d'Institut_ESDES

Ucly; Lyon; Hybrid; EUR 22,000 - 28,000; Full time

Job summary

Ucly recrute un(e) chargé(e) de gestion administrative et du suivi de la scolarité des étudiants du 1er cycle PGE (années 1/2/3) — rentrée décalée — BTS. Vous assurez l’accueil physique, téléphonique et par courriel, et coordonnez avec les équipes pédagogiques.

Vous suivez les inscriptions et réinscriptions, gérez les aspects administratifs et financiers, préparez les rentrées et les jurys, organisez les examens et assurez le classement et l’archivage des documents.

Qualifications

• Formation Bac+2 minimum avec expérience souhaitée dans l’administration scolaire.
• Maîtrise des outils bureautiques et informatique.
• Capacités d’organisation, rigueur et autonomie.
• Bonnes compétences de communication écrite et orale.
• Anglais utile pour les échanges avec certains interlocuteurs.
• Esprit d’équipe et sens du service envers les étudiants.
• Réactivité, adaptation et respect de la confidentialité.

Responsibilities

• Accueillir les étudiants en physique et à distance (téléphone et courriel).
• Répondre aux demandes, transmettre les informations et documents nécessaires.
• Accompagner les étudiants dans leurs démarches administratives.
• Coordonner avec les équipes pédagogiques et responsables de programmes.
• Préparer les rentrées, remettre les diplômes et suivre les inscriptions.
• Organiser les examens, surveillances et jurys et rédiger les procès-verbaux.

Skills

Organisation

Rigueur

Autonomie

Communication écrite et orale

Anglais (basiques)

Esprit d’équipe

Sens du service

Réactivité

Discrétion/confidentialité

Education

Bac+2 minimum

Tools

ATLAS

Job description

Assurer la gestion administrative et le suivi de la scolarité des étudiants du 1er cycle PGE (années 1/2/3) – Rentrée décalée – Diplôme universitaire BTS, en garantissant la qualité de l’accueil, la coordination avec les équipes pédagogiques et le bon déroulement des activités de formation, dans le respect des procédures internes.

Accueil, accompagnement des étudiants et coordination pédagogique

• Assurer l’accueil physique, téléphonique et par courriel des étudiants.
• Répondre aux demandes de renseignements et transmettre les informations et documents nécessaires.
• Accompagner les étudiants dans leurs démarches administratives.
• Assurer la communication et la coordination avec les équipes pédagogiques et les responsables de programmes.
• Préparer les rentrées et participer à la remise des diplômes

Gestion administrative de la rentrée

• Assurer le suivi des inscriptions et réinscriptions.
• Gérer les aspects administratifs et financiers de la scolarité, en lien avec les services concernés.
• Constituer les groupes d’étudiants en début d’année.

Organisation des examens et des jurys

• Organiser les évaluations, les surveillances et les sessions de rattrapage.
• Collecter les sujets d’examen et assurer le suivi des notes.
• Préparer les jurys pédagogiques, rédiger les procès-verbaux et diffuser les bulletins.
• Assurer le classement et l’archivage des documents d’examens.

Suivi des absences

• Vérifier la saisie des absences par les enseignants.
• Assurer le suivi des justificatifs transmis par les étudiants sur Atlas.
• Transmettre les informations nécessaires aux responsables concernés.

Outils utilisés

• ATLAS : gestion pédagogique

Profil et compétences:

• Formation: Bac+2 minimum avec expérience.
• Maîtrise des outils bureautiques et aisance informatique.
• Sens de l’organisation, rigueur et autonomie.
• Bonnes capacités de communication écrite et orale
• Communication en anglais
• Esprit d’équipe et sens du service.
• Réactivité, capacité d’adaptation et respect de la confidentialité.