Assistant(e) d'administration générale et relations usagers – CSP CHORUS

Direction générale des étrangers en France (DGEF)

France

Hybride

EUR 23 000 - 29 000

Plein temps

Il y a 2 jours

Soyez parmi les premiers à postuler

Générateur de candidature

Une candidature sur mesure pour ce poste — un CV personnalisé et une lettre de motivation qui correspondent directement à l’offre.

Passez les filtres ATS

Avantages offerts par ce poste

Restaurant administratif à partir de 2

Parking gratuit

Salle de sport sur le site

Télétravail possible 2 jours/semaine

Congés annuels + RTT

Résumé du poste

La Direction générale des étrangers en France (DGEF) recrute un(e) Assistant(e) d'administration générale et relations usagers pour le CSP CHORUS. Vous assurerez le soutien administratif, la gestion des dossiers et l'accueil des usagers internes et externes.

Vous utiliserez CHORUS PRO, CHORUS DT et CANVA, participerez à la formation des utilisateurs et contribuerez à la production de supports d’information et à l’organisation des actions du pôle.

Qualifications

Connaissances pratiques en bureautique et outils informatiques.
Capacité à rédiger des courriers et à suivre les circuits administratifs.
Aptitude à organiser et suivre les plannings et les dossiers.
Savoir accueillir et orienter les usagers et les services internes.

Responsabilités

Assurer une assistance administrative à l’ensemble des bureaux du CSP CHORUS.
Rédiger des courriers et suivre les plannings et documents.
Gérer les dossiers logistiques et la documentation du pôle.
Répondre au premier niveau des usagers, internes et externes.
Contribuer à la formation des utilisateurs des logiciels CHORUS DT.

Connaissances

Rédaction claire

Organisation

Relation usagers

Accueil téléphonique

Outils

Chorus PRO

Chorus DT

Chorus Coeur

CANVA

Description du poste

Identifiant (email, de type exemple@exemple.fr)

Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)

Assistant(e) d'administration générale et relations usagers - CSP CHORUS

Description du poste

Fonction publique d'Etat

Catégorie C (employé)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Relation à l'usager - Chargée / Chargé d'accueil et de service à l'usager

Type de poste

Statut du poste

Intitulé du poste

Assistant(e) d'administration générale et relations usagers - CSP CHORUS

Description du poste

Vos activités principales:

Le Centre de Services Partagés (CSP) Chorus est un prestataire de services, de conseils en matière financière auprès des services de la zone de défense et de Sécurité Est: police, gendarmerie, préfectures, déminage, directions du secrétariat général pour l’administration du ministère de l’intérieur.

Le bureau animation innovation performance (BAIP) contrôle la qualité des process comptables et contribue à la formation, l’information, le conseil des agents et des services prescripteurs. Placé sous l'autorité directe du chef de bureau, l’assistant(e) d’administration générale et relations usagers intervient dans les domaines suivants:

Assure une assistance administrative à l’ensemble des bureaux du CSP CHORUS, suivi des parapheurs, mise en forme des documents administratifs, rédaction de courriers, suivi des plannings, envoi de documents, accueil téléphonique, courrier

Prend en charge la gestion de dossiers se rapportant à des aspects logistiques

Gère la documentation administrative et opérationnelle du pôle

Effectue des missions ponctuelles selon les besoins conjoncturels du pôle et du bureau

Donne une information et / ou une assistance de premier niveau aux usagers internes et externes

Gère les habilitations Choruset Chorus DT au profit des agents internes et externes

Contribue à la formation des utilisateurs, des autres agents du pôle au logiciel CHORUS DT

Apporte tous conseils et assistance aux utilisateurs internes, externes du logiciel CHORUS DT en difficulté

Explique les procédures aux usagers (Chorus PRO pour les fournisseurs)

Participe à la réalisation de supports et visuels d’information et de communicationdu CSP

Participe à l'organisation des actions type enquêtes de satisfaction, évènements d’information du CSP et de transmission et suivi de documents formalisés

Contribue à l'élaboration des ateliers de professionnalisation et assiste le chef de bureau dans la mise en place de ces derniers

Peut être amené à réaliser des bilans d’activité

Activités du service

Votre environnement professionnel

Le CSP Chorus constitue avec le bureau des budgets, le bureau du contentieux,de la veille juridique,le bureau de la commande publique l'un des 4 composants de la DAGF

Au cœur de la chaîne financière ministérielle, il est chargé de l'exécution des dépenses et des recettes des services du ministère de l'Intérieur du ressort de la zone de défense et de sécurité Est

Il est en relation avec les différents services soutenus et les services comptables de la DDFIP de la Moselle

Composition et effectifs du service
Le CSP Chorus est composé de 4 bureaux, 15 sections. L'effectif cible: 102 personnes. L’effectif du bureau: 11 agents.

Liaisons hiérarchiques
Le chef du BAIP, le chef de CSP

Liaisons fonctionnelles
Services prescripteurs services de la DDFIP de la Moselle administration centrale fournisseurs

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

usage des logiciels Chorus PRO; Chorus DT; Chorus Coeur; CANVA;

contacts fréquents avec les services prescripteurs et les fournisseurs;

dispositif de formation spécifique à Chorus et Chorus DT prévu;

télétravail possible sous réserve d’autonomie suffisante sur le poste.

Restaurant administratif à partir de 2,70€

Parking gratuit situé au sein de la structure

Salle de sport sur le site

38h - Horaires variables

Possibilité de télétravail (jusqu'à 2 jours par semaine sous réserve d'autonomie suffisante)

27j de congés annuels + 16 jours de RTT

Participation de 50 % par mois à la complémentaire santé obligatoire (sauf exceptions);

Forfait mobilité durable et prise en charge partielle des abonnements transports

Accès facile : arrêt Mettis Pontiffroy à 20 mètres, proche du centre ville

Dispositif de formation spécifique à CHORUS prévu

Descriptif du profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel : niveau pratique requis

Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau pratique requis

Avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau pratique à acquérir

Savoir-faire

Savoir rédiger : niveau pratique requis

Savoir s'organiser : niveau pratique requis

Savoir travailler en équipe : niveau pratique requis

Avoir l'esprit de synthèse : niveau pratique requis

Savoir-être

Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis

Avoir le sens des relations humaines : niveau pratique requis

Savoir communiquer : niveau pratique requis

Savoir s'exprimer oralement : niveau pratique requis

- évolution possible vers des postes de niveau supérieur;

- acquisition d’une expérience intéressante et importante en matière de relations usagers et assistance administrative, d’un bon niveau de technicité en matière de gestion budgétaire.

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Chef du CSP CHORUS: 03.54.84.70.30

Chef du bureau de l’animation, de l’innovation et de la performance: 03.55.62.70.85

sgami-est-dagf-secretariat@interieur.gouv.fr

Informations complémentaires

Localisation administrative et géographique / Affectation:

SGAMI EST- Direction de l’administration générale et des finances

Centre de services partagés CHORUS - Bureau animation innovation performance

Domaine fonctionnel : Relation à l'usager

Emploi fonctionnel :

Code fiche de l’emploi type1 (RMFP) : FPUSA043

Code fiche de l’emploi-type 2 (RMFP): FPUSA002