Assistant(e) commercial(e) et production

Campings.com; Le Mans; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de services en ligne recherche un(e) gestionnaire administratif pour traiter les appels, gérer les demandes clients, et rédiger des contrats. Le candidat idéal a une expérience dans la gestion administrative et maîtrise des outils informatiques comme HubSpot et Zendesk. Ce poste offre la possibilité de travailler dans un environnement dynamique en Pays de la Loire, Le Mans.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative ou service client.
• Capacité à prioriser les tâches.
• Bonne communication interpersonnelle.

Responsabilités

• Réception et traitement des appels téléphoniques.
• Rédaction des contrats et mise à jour des données client.
• Gestion des litiges et communication avec les commerciaux.

Connaissances

Maîtrise des outils informatiques

Relationnel avec clients et commerciaux

Gestion des priorités

Outils

Zendesk

HubSpot

Description du poste

GESTION ADMINISTRATIVE

• Réception et traitement des appels téléphoniques B2C et B2B
• Répondre à toutes les demandes internes et externes : clients, commerciaux et fournisseurs
• Répondre aux commerciaux et/ou donner un délai de traitement sur leurs demandes
• Traitement des tickets (zendesk) : gestion des réclamations et demandes clients
• Traitement des Incidents avant et après départ : Surbook (full), Erreur de descriptif, Erreur de tarif
• Traitement des demandes via slack
• Tenue et Gestion du listing des agences de voyages : ouverture des comptes B2B et fermeture
• Rédaction des contrats Mosaik, Linéaire, Grands comptes et Allotement(les mettre dans hubspot et dans le drive)
• Vérification du paiement de l’acompte du contrat = ouverture des codes MOSAIK (ADMIN) + mise à jour du CRM (HUBSPOT) + fichier contrat main (fichier compta)
• Création et suivi des semaines offertes
• Gestion des demandes entrantes (mails) : demandes des clients, des commerciaux et fournisseurs
• Traitement des réservations pour les stocks linéaires et Allotements
• Envoie des pack communication (à la demande)
• Gestion et suivi des litiges (zendesk)
• Assurer interface entre clients et commerciaux
• Maîtrise des outils informatiques
• Paramétrage des comptes clients Mosaik et CPC (ADMIN)
• Mise à jour des fiches clients HUBSPOT

GESTION COMMERCIALE

• répondre aux demandes des commerciaux : rappel d’un client, création de codes (MOSAIK, CPC) et/ou donner un délai de traitement sur leurs demandes
• Relance devis mosaik non signé et contrat mosaik non signé
• Etablissement de devis clients / prospect : suite appel entrant et ou demande des commerciaux
• Point hebdomadaire avec les commerciaux
• Entretenir et travailler la relation de partenariat avec les agences de voyages et CSE : avoir un bon relationnel et un service client fidélise les clients BtoB.

ORGANISATION

Élaborez un plan de travail quotidien :

• Vous gagnerez en efficacité, chaque jour listez et priorisez vos tâches. Prenez le temps de bien distinguer les tâches importantes et les tâches urgentes, celles-ci doivent être traitées en priorité. Restez à jour dans votre travail.

• Commencez par une vérification de vos mails en début de matinée, puis traitez les autres tâches

• Terminez la journée en listant les tâches à effectuer le lendemain et organisez votre bureau en fin de journée pour garder un espace de travail correctement ordonné.

• Une tâche commencée doit être traitée jusqu’au bout. Vous êtes responsable de vos sujets et de s’assurer de la bonne clôture.

Anticipez pour faire face aux urgences :

• Anticipation : identifiez les tâches qui vous demandent davantage de temps ainsi que les voleurs de temps (appels téléphoniques).

• Organisation : soyez méthodique et anticipez également les besoins de l’équipe ou des services en interne,

• Communication : Faites remonter les informations importantes aux interlocuteurs concernés (commerciaux, prod, compta, etc…). Il est essentiel de bien faire circuler les informations importantes afin d’éviter les pertes de temps inutiles.

• URGENCES : vous ne serez pas toujours en capacité de gérer une multitude de tâches à la fois. Donnez toujours un délai de traitement à une demande