Assistant.e bilingue (H_F) - Dispute Resolution

Herbert Smith Freehills; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Un cabinet d'avocats international dynamique recherche un Assistant administratif & facturation pour rejoindre son équipe à Paris. Ce poste implique une gestion complexe d'agenda, le suivi de la facturation, ainsi que la rédaction de documents juridiques. Le candidat idéal aura au moins 3 ans d'expérience dans un environnement juridique et maîtrise l'anglais. Une culture professionnelle dans un cadre international est essentielle.

Qualifications

• Expérience professionnelle entre 3 et 5 ans au sein d'un Cabinet juridique ou de conseil.
• Une première expérience en contentieux souhaitée.
• Bonne culture dans un environnement international requise.

Responsabilités

• Ouverture et suivi des dossiers clients.
• Gestion d'agenda complexe et organisation de réunions.
• Rédaction de documents juridiques et suivi des procédures.

Connaissances

Excellente maîtrise de l'anglais

Gestion des délais

Aisance relationnelle

Proactivité

Sens du service client

Formation

Bac +2 minimum ou équivalent

Outils

Pack Office

Description du poste

Vous aurez la charge du secrétariat d'haut niveau auprès d'un ou deux associés et des avocats collaborateurs au sein du practice groupe

Au sein d'une équipe d'une trentaine de personnes, vous trouverez une atmosphère de travail positive et dynamique, propice à un développement professionnel et personnel. Associés, avocats et assistant.e.s travaillent ensemble pour conseiller et accompagner leurs clients.

Assistant administratif & facturation

Ouverture des dossiers clients (), suivi des conflits d'intérêt, préparation de lettres d'engagement en anglais et en français ().

Préparation et suivi mensuel de la facturation client () : vérification des taux, suivi des budgets établis par dossier client en lien avec le collaborateur et l'associé en charge du dossier, finalisation des narratifs / annexes, envoi des factures aux clients, suivi des statuts des factures en cours et suivi du recouvrement en collaboration avec les Chargés Facturation et Recouvrement du département

Gestion d'agenda complexe : organisation des réunions et déjeuners clients, inscriptions aux conférences et séminaires des membres de l'équipe, coordination des déplacements professionnels des avocats, assistance dans l'organisation des entretiens stagiaires, saisie des absences des avocats dans le système d'information des ressources humaines ().

Participation dans l'organisation des conférences et séminaires pour le département, en étroite collaboration avec le service

Enregistrement du temps de travail des avocats (

Traitement des notes de frais ().

Mise à jour des contacts dans l'outil CRM ().

Rédaction des lettres de réponse aux commissaires aux comptes ().

Relations avec de nombreux interlocuteurs internes / externes, notamment avec les bureaux étrangers.

Filtrage téléphonique, classement électronique et papier, archivage.

Assistant juridique

Gestion de la procédure sur RPVA ().

Communication et liaison avec les tribunaux, les greffes concernant le suivi des dossiers en cours.

Rédaction, frappe, relecture, modification et mise en page des documents et courriers juridiques (conclusions, assignations, correspondance).

Suivi de l'agenda contentieux pour l'équipe, tenue du planning des audiences, suivi des délais, enregistrement des bulletins dans l'agenda électronique.

Préparation et envoi des dossiers de plaidoiries (rassemblement et numérotation des pièces, courriers de procédures).

Enregistrement des pièces et jurisprudences, classement de différents actes de procédure dans les dossiers clients ().

Compétences professionnelles

Expérience professionnelle entre 3 et 5 ans minimum au sein d'un Cabinet juridique, de conseil ou d'audit - une première experience en contentieux souhaitée.

Une bonne culture dans un environnement international est nécessaire.

Formation Bac +2 minimum ou équivalent.

Excellente maîtrise de l'anglais exigée, avec une bonne capacité rédactionnelle.

Maîtrise de l’outil informatique (Pack Office), connaissances et seront un plus.

Compétences personnelles

Dynamique et volontaire.

Sens du service client, réactivité, proactivité, gestion des délais.

Patient, résistant au stress.

Personne ayant le sens du détail et de la précision.

Aisance relationnelle à tous les niveaux, écoute, capacité à communiquer aussi bien à l'écrit qu'à l'oral.

Capacité à travailler en autonomie au sein d'une équipe.

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